（山东大学财务部 山东济南 250014）

“十三五”期间,高等教育“双一流”建设不断深化,高等学校学术交流活动日益频繁,差旅费报销业务已成为高校经济活动的重要业务事项和高风险领域。2016年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》指出,中央高校应根据教学、科研、管理的实际要求,结合学校实际,按照以人为本、实事求是、精简高效的原则,完善差旅费管理,要简政放权,优化服务,要让教学科研人员有“成就感”和“获得感”。如何适应新形势下高校内控管理需求,既能满足教学科研人员对外学术交流的需要,又能有效防范内控风险,已成为目前高校财务管理面临的主要问题。

一、差旅费

差旅费是高校支出按经济分类的一项支出类型,是指高校教学、科研、管理等人员临时到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费、杂费等。实际工作中差旅费支出类型较为繁杂,可概括如下:城市间交通费,住宿费,伙食补助费,市内交通费,会务费或会议注册费、培训费,改签费、退票费、订票费,行李费,保险费,由常驻地、目的地至机场、火车站、汽车站间往返的出租车票,停车费,租车费,外地出租车费或地铁费,自驾车发生的燃油费、过路过桥费等。

按支出内容分类,差旅费报销主要涉及四类支出:城市间交通费、住宿费、伙食补助和市内交通费。城市间交通费是指工作人员因到常驻地以外地区出差乘坐火车、汽车、轮船、飞机等交通工作所发生的费用。住宿费是指工作人员因公出差入住宾馆(包括饭店、招待所下同)发生的房租费用。伙食补助费是指对工作人员因公出差期间给予的伙食补助费用。按经济用途进行核算,城市间交通费、住宿费、市内交通费、杂费等记入其他商品与服务支出中的旅费科目,伙食补助费记入其他商品与服务支出中的旅费补助科目。按出差地进行分类,差旅费一般分为国内差旅、国际差旅两种。按出差人员进行分类,可分为项目负责人出差、课题组成员出差、学生出差三类。按出差使用经费性质进行分类,分为科研经费出差、教学经费出差、学院基金出差、专项经费出差等。

二、S大学差旅费情况分析

（一）S大学2013—2016年差旅费情况

图1 2013—2016年差旅费情况变化表

从图1可以看出,2013—2015年S大学差旅费支出每年以17%左右比例增长。自2015年以来,国家加大公有经费开支的监管力度,从严从紧成为经济的大环境,2016年差旅费增幅有所下降,由2015年的15.4%降至2016年的2.7%,差旅费支出明显减少。

（二）S大学2016年差旅费支出情况

图2 2016年S大学差旅费支出情况

图3 2016年S大学各类差旅费占商品服务总支出情况

从上页图2可以看出,S大学2016年合计支出差旅费12 730.37万元,其中:教学类差旅费支出5 913万元,占支出的46.4%；科研类差旅费支出6 038.37万元,占支出的47.4%；行政类差旅费支出779万元,占总支出的6.1%。可见,高校中教学科研业务支出差旅费较多,占总比的94%,行政类业务因严格执行国家三公经费规定,支出较小,仅占到6%。

商品服务支出含有材料费、办公费、印刷费、劳务费、差旅费、水电费、租赁费、培训费等二十余项支出,由图3可以看出,S大学2016年商品服务总支出为10.33亿元,其中教学类差旅费占教学类总支出的19.20%；科研类差旅费占科研类总支出的10%；行政类差旅费占行政类总支出的6.4%。

三、存在的问题

（一）目前中央及国家机关差旅费办法无法满足高校管理的需求

高校具有教学科研业务性质,有其独特的运行规律,国家关于差旅费的相关规定无法全部适用于高等学校。例如车票超标问题,实际工作中,有的教师临时会接到通知去外地参加项目评审,但因时间紧又买不到对应自身职称等级的火车票,只能买上一级别标准的车票,如果按照中央和国家机关差旅费办法规定,未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分由个人自理,这显然不符合高校发展需要。

（二）缺少具体操作规范

2016年4月,《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发[2016]50号)出台后,各高校为贯彻落实“放、管、服”精神,结合各自实际,在9月份陆续出台了差旅费管理办法,但只是对某些差旅事项的报销原则进行了阐述,具体如何操作没有详细规定。如差旅费住宿标准问题,出差回程发车时间在上午12点之前,这一天就没有住宿费,但有的回程发车时间在下午或晚上11点,因外出会携带较多的资料,就可能会产生住宿费用,这种如何规定住宿标准,是按出差自然天数,或是按自然天数减1,或是下午算半天,晚上算1天,办法中一般对此没有具体规定。

（三）存在虚提差旅补助，套取国家财政资金的风险

国家税法明确规定差旅补助属于免税范围。现行高等教育制度鼓励学生参与课题研究,学生发生的科研活动行为越来越多,行为发生后,课题组负责人或导师会给学生发放一部分补助作为报酬,根据税法相关,一次性劳务超过800元的部分需要交20%的个人所得税,有部分课题组负责人或经办人不遵守财务制度,缺少公款意识和纳税意识,采取让学生凑车票或以领取出差补助形式来代替学生的科研劳务补助,以逃避交纳个人所得税,套取国家资金,或是以自驾车的名义,虚造出差人数,套取出差补助。

（四）高校财务人员配备不足，自主学习意识较低

现阶段,高校行政管理人员逐年减少,且财务人员女职工较多,以S大学为例,40名核算人员中男职工仅有1人,其余全部为女同志,女同志由于怀孕、生育等生理原因,前台人员实际到岗率仅为70%。前台核算人员疲于审核、填制凭证等工作,基本没有时间系统学习新制度,无法真正掌握、吃透差旅费办法的文件精神和具体规定,导致报销人员因一个差旅费单据来回跑路、补办各种手续。

（五）差旅费报销信息化建设有待提高

为方便师生出差报销,各高校财务系统都设有差旅费报销模块,但在工作中发现,差旅费预约系统功能不完善,界面操作缺少灵活性,预约报销时操作非常麻烦。以S大学为例,差旅费预约时须勾选时间来计发补助,但有时,预约单却不显示差旅补助金额,原因是师生进入差旅费预约界面操作,填写“出发日期”“返回日期”时,没有从日期下拉框中选择,而是手工输入出差往返时间,导致差旅补助数没有生成,少计发了补助。

四、完善措施

（一）加强制度宣讲和解读，增加师生的理解和支持

各高校2016年都相继出台了新的差旅费管理办法,为方便师生快速、准确报销,财务部门应通过业务宣讲会,网络、视频等渠道,深入到各院、所、职能部门进行宣讲,让报销人或项目负责人及时、全面了解最新差旅费报销制度规定,了解新旧制度的变化,从而保证报销人提交的差旅费报销票据合法、合规；同时会计人员对差旅费报销制度应进行认真梳理和总结,对平时工作中出现的差旅费退单问题、审计检查中发现的问题及时进行归纳、总结和整理,汇集成具体案例,发放给全校师生参考、借鉴,起到警示作用。

（二）制定切实可行的操作规范，统一报销标准

实际工作中发现,差旅费报销出现的特殊问题最多。如近几年,自驾车成为除乘火车、汽车、轮船出差外的第四种普遍交通工具,这种新的出差方式报销是财务人员最头疼的,因为出差人提供的票据仅是汽油票、住宿费和过路过桥费,而财务人员对自驾车出差加多少油合适、多少人可领取补助等问题很难做出准确判断,可能存在虚报出差人数获取出差补助、套取国家资金的财务风险。为此,S大学出台了相关规定,对自驾车出差加油数界定采取两种方法:一是按出发地到目的地的最低火车票票价折算；二是按出发地到目的地距离公里数,每公里1元进行折算。建议各高校财务部门针对差旅费报销过程中出现的特殊问题,有针对性地出台具体报销规范,保证差旅费报销有法可依,保证账务处理科学、正确、规范。

（三）简化审批手续，优化报销流程

新时代、新形势下,高校“放管服”改革进入全面落实落地阶段,优化差旅费报销流程、简化审批手续成为必然趋势。以S大学为例,报销过程中票据不全且申请补助的情况很多,这种情况一般由项目负责人和学院相关领导共同审批后才可报销。结合工作实际,笔者建议确因与科研有关的特殊差旅费业务,应落实国家关于科研项目“放管服”管理精神,实现管理中心下移,由学院相关负责人或项目负责人审批即可报销；再如高校高层次人才(教育部千人计划、长江学者等)国际间学术交流活动较多,为方便其报销出国旅费,对此类人员的出国审批应研究制定切实可行的审批方法和制度。

（四）加强信息化建设，提升报销服务效率

以S大学为例,财务预约和账务处理系统中都嵌入了差旅费报销专门模块,但存在操作界面过于简单、信息收集不完整等问题。高校财务部门和信息部门应加强与会计软件公司的沟通合作,根据需求,进一步优化差旅费报销模块功能,使操作界面更具有可操作性,简单直观、人性化,功能更加高效化。(1)财务系统中嵌入查询模块,系统只要录入出差地点、出差人职称、出差时间,就能自动显示各种标准及补助金额；(2)出差日期可任意选择手工录入和系统录入两种方式进行操作,方便报销人选择天数；(3)差旅补助可由项目负责人自行选择补助天数,而不是由系统简单地按出差自然天数计发全部补助；(4)报销人员在预约系统录入出差地,账务系统能自动把出差地名称转入会计凭证摘要,从面提高财务制单速度等；(5)把出差特殊事项较多,如无住宿费票需要补助或缺少车票等,原来需报销人填写特殊事项说明表,能否开发一个模式,嵌入到系统,由报销人在差旅费界面填写此项内容。

（五）加强学习和研讨，提升整体业务素质

现阶段,各高校财务部审核人员明显不足,S大学也不例外,年轻人占总人数的85%,大家虽有很强的工作热情,但缺乏工作经验,面对各种各样的出差特殊事项,会计人员往往只是机械地照搬条文,不能遵循科研业务规律,按照实事求是、以人为本的报销原则进行业务判断,因此,加强核算人员的学习和培训已成为迫切需要。具体可采取:一是建立常态化研讨机制。财务人员应定期对差旅费报销问题,展开全面深入研讨,统一思想,形成统一的报销口径,避免因报销标准、尺度不同,给报账人造成困惑；二是建立常态化学习机制,通过自学或集中学习形式,力争提高整体业务素质。

（六）设立科研财务助理或财务专管员，由专业的人负责相关工作

李克强总理曾说过 “专业的事应由专业的人来做”,即术业有专攻,专业的事由专业的人来做才能达到最高的效率,同理,差旅费报销也应由熟悉财务工作的人员来办理,而不是让教师和学生来参与报销。2017年S大学专门出台了《科研财务助理管理办法》,明确规定科研财务助理负责差旅费单据的整理、粘贴、报销等工作,从而节省师生宝贵的时间,使其把更多的时间和精力用到教学、科研、学习上。

（七）建立上门服务制度，加强与学校各学院和职能部门的联系

财务部一线核算人员应深入院、所、中心、职能部门,加强与学校各学院和职能部门的联系,根据各学院财务工作量情况,为每个学院选派1—2名财务部一线核算人员作为对口联系人,财务人员利用每周半天时间到对口单位提供财务差旅费报销服务,宣传财务制度同时并广泛听取和及时了解师生对财务差旅费报销工作的意见与要求,从而更好地为高校教学、科研服务。

总之,差旅费作为高校的一项经常性和重要性的支出类型,高校财务人员在实际工作中,应以满足教学科研管理需要、满足师生出差需求为出发点,依法依规、公开公正、实事求是地进行业务判断和账务处理,并针对差旅费报销过程中出现的新问题新情况,深入思考、认真分析,主动找出解决问题的对策,为师生提供更加优质、便捷的财务服务,从而保证高校“双一流”建设健康、快速发展。