张慧

【摘 要】随着社会的向前发展，未来档案都将向电子化的方式发展。在信息化背景下，高校档案管理人员要做好将纸质档案电子化的工作，发挥电子档案共享的优势，提供优质服务。

【关键词】信息化；档案服务；档案管理

【中图分类号】G71 【文献标识码】A 【文章编号】1671-1270（2018）11-0035-01

一、电子化档案根源分析

在信息化时代，将普通的纸质档案电子化，有以下几个优势：第一，便于保存。纸质化档案保存受环境的影响很大，它要占很大的空间、易受潮发霉等，将纸质档案电子化，可以将档案存储在硬盘中，随着科学技术的发展，硬盘的容量将越来越大，一块硬盘可以保存海量的文件；第二，便于索引。如果要查找一份纸质存档，档案管理員会花费很多时间，将档案电子化以后，只要管理员做好档案的索引工作，就可以根据一个或多个关键词迅速搜索出来；第三，便于档案挖掘和推送。目前人们已经开发出智能的档案挖掘技术，应用电子档案，可以智能的发掘出电子档案的价值，做好档案的分享。

二、高校档案电子化处理分析

（一）应用统一的方式处理档案

应用不同的方式把纸质档案电子化，效果也会不同。比如人们可以把档案变成word档案、CHM档案、PDF档案等。在处理档案中的图片时，可以应用不同的大小、分辨率来处理档案。如果档案的质量参差不齐，部分质量不佳的档案就没有应用价值。为了确保档案的质量，必须先建立统一处理档案的方法。比如人们要建立统一的文格和表格模式、统一的文本录入格式、统一的图片处理方法、统一的文本保有格式。

（二）建立标准的档案索引格式

人们在应用档案时，需要应用索引关键词的方式来查找档案。如果档案的索引方法不同，人们会查找不到需要的档案，为了做好档案的索引工作，人们在建立文件夹的时候，要把文件夹取名的方式标准化，这利于文件夹的管理和排序。同理，档案的取名也要依照统一的方式取名，只有应用这样的方法做好档案索引，人们才能按照需求进行索引。

（三）做好多元化档案保存备份

通常人们会把档案放到服务器的硬盘中，然而由于种种因素，服务器中的档案可能会出现丢失或损坏的现象，为了保证服务器中档案的安全，需要做好多元化的档案保护工作。工作人员可以建立多元化档案保护机制。对于不重要的临时档案，可以不备份；对于有一定价值的二级档案，可以应用两台服务器双机备份；对于有重要价值的档案，可以应用双机备份+移动硬盘备份；对于有重要价值的档案，可以在做好双机备份+移动硬盘备份的前提下，与云服务器商签署协议，让服务器商帮助做好云备份。

（四）优化档案安全保护措施

为了确保档案的安全，需要做好安全保护工作。第一，要建立一套安全保护体系，这套安全保护体系包括应用虚拟数据库保护数据库系统、应用防火墙监控外来的入侵、应用杀毒软件监控病毒的入侵、应用实时扫描软件监控服务器的安全、应用监控日记记录服务器的情况；第二，建立科学的档案管理制度，安装监控设施，避免档案出现各种风险；第三，建立严格的用户管理制度，应用密码口令或指纹口令来验证用户的权限，避免用户越权管理档案，造成档案管理风险。

三、信息化背景下高校档案服务策略

（一）应用网页的方法提供档案服务

网页的方式，是指高校建立一个网页，用户通过网页来获得查询、浏览等服务。这是为用户提供资源共享的基本服务方式。工作人员要建立一个具有亲和力的网站，以便用户能了解网页的使用方法；提供多元化的咨询平台，使用户在遇到困难时可以获得咨询服务；要提供多元化的索引服务，使用户能根据自己的习惯来索引档案；建立交流的平台，使用户可以和其它用户交流档案共享的问题。

（二）应用定制的方法提供档案服务

定制的方法，是指把档案按某种方式分类，用户可以直接定制这种类别的档案服务。当这种类别的档案更新后，用户可获得网页的信息推送。用户了解档案内容变更以后，能根据需求了解档案的信息。定制服务是信息技术成熟以后的产物，当前部分网页允许管理员在网页中植入插件，为用户提供定制服务。

（三）应用推送的方法提供档案服务

推送服务是指服务器会根据用户的使用习惯来挖掘档案，为用户推送相似的档案。用户获得这样的服务以后，可以由此及彼的获得大量档案信息，拓展档案索引范围。

电子档案在管理和共享上存在很大优势，随着科学技术的发展，未来档案的管理方法会由纸质档案管理转化为电子档案管理。为了做好电子档案的管理，管理人员要做好电子档案转化的工作，并应用信息化方式共享档案，做好档案共享服务工作。