现代企业档案信息化发展路径思考

2018-08-28韩兴珍

求知导刊 2018年13期

关键词：措施

韩兴珍

摘要：随着企业的管理模式朝着多元化和复杂化方向发展，为了适应现代企业发展的需要，企业档案工作面临转型升级。文章从现代企业档案信息化发展路径方面进行了思考，相信这些建议能改进企业档案管理工作，进而能够为维持企业稳定发展提供一定的帮助。

关键词：现代企业档案管理;企业档案信息化;措施

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、现代企业档案管理工作存在的问题

1.企业档案信息化管理观念不强

企业档案对维持企业稳定发展起着至关重要的作用，它记录了企业经营发展的全过程，指导着企业的后期发展。21世纪以来，企业对档案信息化的认识严重不足，随着企业改革工作的持续向前推进，档案工作渐渐被管理者忽视。因而，企业在档案管理上投入的资金很少，使得档案管理工作得不到有效推进，进而档案管理工作发挥不出它至关重要的作用。

2.企業的档案管理没有顺应时代的发展

在信息化时代，现代企业要想在市场竞争中不被淘汰，就必须重视企业的信息化建设。然而，不少企业还停留在传统的档案管理工作方式上，企业档案信息化跟不上企业信息化的步伐。再则，企业档案的管理需要高素质的专业人才。目前很多企业的档案管理人员呈现出老档案人员缺乏计算机管理技能，新员工又嫌档案管理工作枯燥乏味的状态。缺乏专业的人才，使得企业档案信息化之路不能顺利发展。

3.企业在档案信息化建设上的资金投入不够

要完成企业的档案信息化建设工作，不仅需要技术上的支持，还需要相对完备的软件、硬件设施，成本相对昂贵，但是企业在这上面投入的经费是有限的。资金的不足，极大地拖慢了档案信息化建设的进程。

二、档案信息化管理对企业的重大意义

1.满足现代企业管理的要求

伴随社会的发展，有自动化办公系统，有局域网的工作环境是实施企业信息化建设的基础。只有加快进行企业档案管理信息化，才能跟上企业信息化的步伐，进而才能满足现代市场经济发展的需要。

2.保障企业权益的需要

现代企业在管理经营活动中形成了各种各样的档案，不仅有传统的纸质档案，还有大量的电子档案，这些数量大、载体不同的档案让档案部门工作人员在档案的整理和归档上很头疼。若是没有及时对相关档案进行数字化整理和归档，很可能让一些宝贵的档案资料不复存在。在竞争激烈的当下，特定情况下，企业可以利用保存得完整系统的原始档案来解决经济纠纷，保障企业的利益。

三、开展档案管理信息化建设的措施

1.保证企业档案信息化的进程跟上企业信息化建设的步伐

企业只有把档案管理系统与办公自动化系统、技术数据系统等完好地衔接上，进而系统、准确地在线归档企业的各种信息数据，档案部门才能发挥其作为信息源的重要作用。

2.实现数字化管理企业的各种档案

对企业的过往档案进行数字化管理，不仅能提高企业的工作水平，利于管理者和员工快捷高效地调用档案资源，还能减少档案原件的使用次数，保护档案原件不被损坏甚至是遗失。

3.建立能够实现档案资源共享的数据库

企业可以通过档案的数字化，建立企业档案数据库。企业管理者和员工能够通过该数据库共享的资源，快速地查找到所需的关于企业历史或者各种经营活动的档案资源。

4.加强对档案人员的培养

要实现企业档案管理的信息化，需要具备数字化知识和一定的档案管理水平的专业人才。企业可以通过对在岗人员的专门培训，培养档案工作人员的专业素养，逐步提高其档案管理的能力和水平。除此之外，企业还需要主动地聘请高端的档案管理人才，在各大高校寻找专业人才作为企业档案信息化建设的储备人才。企业还要适时进行自我审查，修改完善相关的规章制度，加强对企业档案信息化管理的宣传。只有企业档案资源的利用率提高，档案资源才能发挥更大的作用为企业服务，进而企业档案工作才能持续稳定地向前发展。