朱明明

摘 要： Excel作为强大的数据处理软件，在信息采集汇总中起着重要的作用。通过应用Excel的公式、函数和启用宏功能，高效准确地将采集信息汇总起来，保证了汇总信息的实时性，并大大提高了信息采集汇总工作人员的工作效率，节约了宝贵的工作时间。

关键词： Excel； 信息采集汇总； 公式； 宏

中图分类号：TP317.3 文献标志码：A 文章编号：1006-8228（2018）06-67-02

Application of Excel in information collection and summary

Zhu Mingming

（The Computer Engineering School of Hubei University of Arts and Science， Xiangyang， Hubei 441053， China）

Abstract： Excel， as powerful data processing software， plays an important role in information collection and summary. In this paper， the application of Excel formula， function， and the macro function， will accurately collect information. It ensures the real-time performance of summary information， and greatly improves the work efficiency of staff in doing information collection summary， saves work time.

Key words： Excel； information collection； formula； macro

0 引言

作為Microsoft Office家族中的重要组件之一，Excel电子表格程序功能非常强大。在实际应用中，它小到可以创建电子表格、设置数据格式，充当一般的计算器，或者计算个人收支情况等；大到可以跟踪数据，生成数据分析模型，编写公式以对数据进行计算，以多种方式透视数据，并以各种具有专业外观的图表来显示数据，从而进行专业的科学统计运算，以及通过对大量数据的计算分析，提供有效的参考[1]。Excel电子表格程序具有良好的用户界面、强大的计算能力、简便的操作方法，能与多数数据库系统软件实现数据交换，在同类软件中具有良好的口碑，并占据着重要的地位。

信息汇总是一项看似简单其实繁琐且容易出错的工作，特别是企业、事业单位、学校等部门信息采集、汇总工作人员要在短期内整理汇总企业、公司、学校等大量人员信息。人数多、信息量大、时间短，由此带来大量的统计汇总工作负荷，运用现代信息技术手段高效准确地完成统计是十分必要的，Excel电子表格程序正是一个合适的工具[2]。

本文探讨恰当准确地应用Excel 2010的公式、函数和启用宏功能，高效准确地将采集信息汇总起来，保证了汇总信息的实时性，同时大大提高了各企、事业单位信息化人员的工作效率，节约了宝贵的工作时间。

1 Excel宏、函数与公式

在生活中，我们经常需要将采集到的信息汇总到一个工作簿中，逐个复制的过程不仅要耗费大量的时间和精力，而且还不能保证数据的正确。本文将六个员工基本信息采集表的所有信息汇总到员工信息汇总表中，以此为例介绍Excel电子表格程序在信息采集汇总中的应用。如：分别有赵1、钱2、孙3、李4、周5、吴6这六个员工基本信息采集表，在员工信息汇总表中统计汇总展示这六个员工所有信息。

1.1 简述信息采集汇总过程

面对大量的信息采集表，运用Excel电子表格程序可以快速、准确地将所有信息采集表汇总到一个文件中，不仅可以提高工作效率，还能节约工作时间。

首先将所有员工基本信息采集表和员工信息汇总表放在一个工作簿中，少量的信息采集表直接复制工作表，数量多时可以利用mergebooks.dll完成整合；然后用get.workbook宏表函数和INDEX函数获取工作表名称；再用INDIRECT函数公式获取一个单元格的数据，最后用填充柄填充的方式快速完成所有数据的汇总[3]。

1.2 获取工作表名称

面对大量的信息采集表需要汇总到一个工作表中，引用宏表函数get.workbook和INDEX函数，以获得以水平数组表示的所有当前工作表名称，为信息汇总表的制作起了至关重要的作用，不仅减少了输入时间，也大大提高了工作效率[4]。

具体操作方法如下：

单击Excel电子表格程序中的【公式】选项卡，然后单击【定义名称】组中的【定义名称】按钮，或者使用快捷键Ctrl+F3直接打开定义名称对话框，新建一个名称，在【名称】文本框里输入一个定义名称（本例输入aaa），便于在信息汇总表中引用；在【引用位置】框输入=get.workbook（1），设置完毕后点击【确认】按钮；结果如图1所示。

在信息汇总表的H3单元格输入公式：=INDEX（aaa，ROW（A1）），得到包括工作簿名称在内的赵1的工作表名称，结果如图2所示。

选中H3单元格，使用填充柄拖动至H8单元格，实现钱2、孙3、李4、周5和吴6的工作表名称填充输入，结果如图3所示。

1.3 获取汇总表信息

工作表名称是至关重要的一步，现已成功建立，接下来利用公式获取汇总表信息。

具体操作方法如下：

在A3单元格输入公式=INDIRECT（“”&$H3&””&”！b2”），直接回车键得到“赵1”。用同样的公式方法操作完成员工信息汇总表中的B3-G3单元格，B3单元格公式=INDIRECT（“”&$H3&””&”！b3”）；C3单元格公式=INDIRECT（””&$H3””&”！c3”）；结果如图4所示。

需要注意的是，在涉及单元格引用时，必须手动启用宏；函数和公式中所涉及到的标点符号必须使用半角状态下的英文标点符号；日期单元格如不能正常显示，需要把数字格式设置为“短日期”；在涉及单元格引用时，默认为相对引用，有些地方需要使用绝对引用和混合引用（本例引用$B3）；用于输入员工信息的INDIRECT函数，从工作表创建引用，公式编辑时要严格按照格式=INDIRECT（“”&$H3&””&”！b2”），需注意使用半角英文标点符号，可以解决工作表名称包含中文字符时出现的异常；工作表名称不能直接在单元格中使用，只能定义名称后，使用名称得到结果[5]。

2 结束语

本文介绍了Excel 2010電子表格程序在信息采集汇总中的应用，具体阐述了运用公式、函数和启用宏功能，简单、快捷、准确地完成信息采集汇总。本文方法可为各企、事业单位、学校信息采集汇总工作人员提供参考。该研究对于解决类似的信息汇总问题，具有一定的实际意义。在此基础上，还可以通过VBA等方式代替启用宏功能实现信息采集汇总。

参考文献（References）：

[1] 刘相滨.Office高级应用[M].电子工业出版社，2016.

[2] 于佳含.利用Excel高效汇总简历信息[J].经济师，2016.11：

238-239

[3] 杨小军，王力猛，任杰.利用Excel进行数据管理与分析[J].电

脑编程技巧与维护，2016.18：49-50，91

[4] 牛兴霞，韩桂林.Excel VBA在人事管理数据校验中的应用[J].

工业技术与职业教育，2015.13（04）：7-9，29

[5] 陈辰星.基于Excel VBA的学生个人信息表系统开发[J].科教

导刊（中旬刊），2018.1：169-170