■王琴

为全面落实党的十八大的从严治党要求、匡正选人用人风气，2014年10月至2016年6月，中央组织部在全国部署开展了干部人事档案专项审核工作，重点审核干部的“三龄二历一身份”，坚决整治干部人事档案造假问题，维护干部人事档案工作的严肃性和公信力，充分发挥干部人事档案在干部工作中的重要基础作用。江西省高校在干部人事档案审核中发现普遍存在的材料缺失、材料不规范、材料失真、“三龄两历”记录信息前后不一致等问题，本文分析归纳了这些问题及产生原因，并提出全面从严治党视域下如何建立高校干部人事档案监督体系，形成真实可靠、内容系统全面、管理安全可靠的高校干部人事档案，发挥其在高校干部管理和反腐倡廉建设的监督作用。

一、江西高校干部人事档案审核工作中发现的突出问题

1.归档材料不完整。在干部人事档案审核中发现有些重要归档材料存在不同程度的缺失现象：（1）学籍档案材料缺失。完整的学籍档案一般包括考生报考登记表、毕业生成绩单、授予学位材料、学生登记表、毕业生登记表等。在档案专项审核中发现早期的毕业生学籍中缺少最多的是本科学位授予材料，还有少数也缺少考生报考登记表、学生登记表、毕业生登记表。（2）入党材料缺失。完整的入党材料包括入党申请书、入党志愿书、转正申请及考察写实材料、政审材料等。有的干部入党多年，但档案中没有任何可以证明的材料，还有的干部缺少党员转正材料。有些干部的民主党派相关材料在档案中几乎没有体现。（3）参加工作的证明材料缺失。如不少干部人事档案中缺少大中专院校毕业生报到证、转正定级表、录用备案表、入伍登记表等材料。（4）调动材料缺失。调动材料能反映干部的工作经历变动情况，不少干部档案中缺少调动介绍信或调动通知书、工资介绍信等材料，使干部工作经历不完整，不利于组织全面了解和培养干部。（5）早期的干部任职考察材料、年度考核材料及工资材料也存在不同程度的缺失情况。

2.归档材料管理不规范。在材料生成和收集的过程中，没有经过严格审查材料达标率不高，干部信息填写不认真不准确不合规范：（1）档案材料书写不规范。在专项审核时发现一些档案材料书写不规范，使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水填写档案材料，字迹模糊、档案随意涂改严重。（2）档案材料缺少签名、审批程序。早期的人事档案材料如干部履历表、考核登记表等材料应有组织审批盖章的未盖，该有本人签字的未签，干部任免文号及时间该填的未填等，干部个人填写资料多而组织审查形成的材料和数据少，即使组织盖章也未对内容进行认真审查认证。（3）档案用纸材料及规格不统一。每卷干部人事档案的形成要经历中学、大学、工作到退休，时间跨度大，由于干部所处历史时期不同，档案纸张的大小、厚薄、颜色不一，而且对纸张规格要求不一，中组部2012年下发改版文件之前要求16K大小或国际标准A4纸型，之后规定用国际标准A4纸型。

3.“三龄二历”归档材料审核不严。在档案专项审核时发现很多干部档案信息前后记载不一致，主要表现在年龄、党龄、工龄、姓名、籍贯、学习经历、工作经历等重要信息前后材料记载不一致。如在个人入团入党志愿书、学生登记表、个人履历表、考核登记表、工资审核表及任免表等表中所填年龄不一致，个人随意性大；有些干部姓名也是前后不一致，如“晓”与“小”，“萍”与“平”随性填写；有些干部对于全日制学历概念理解有误，所以填写全日制学历与在职学历出现偏差，组织人事部门对这些信息也没认真审核把关就盖章归档。

4.干部人事档案信息记录不完整。干部重要阶段和重要节点的信息收集不及时，有些材料如干部家庭和社会背景信息过于简单，且重要信息更新不及时，则不能全面真实反映干部个人在实际工作、生活中形成的个人经历、思想品德、业务能力和工作表现等历史和现实情况，如干部履历表都是很早的时候填写的，里面的信息和内容没有及时更新，不能全面反映干部的个人信息情况，还有任免表、工资表等有些也没有及时更新，科技成果、业绩资料、廉政及信用材料也比较少。

5.干部人事档案数字化工作相对滞后。近几年省内高校主要侧重对文书、教学类等纸质档案实施数字化，对高校干部人事档案实施数字化投入少，大部分高校干部人事档案除省管干部档案数字化外几乎没有实施全文数字化。

二、对江西省高校干部人事档案审核中发现的问题进行原因剖析

1.干部人事档案管理制度不健全。有些干部人事档案管理制度仅仅是对干部人事档案实体管理方面的抽象规定，对于监督审查方面缺乏指导作用。

2.个人档案意识淡薄，对档案重要性认识不够。干部人事档案材料的形成，大多是在长期无人指导和审核状态下撰写的，个人档案意识淡薄，纪律意识不强，导致填写材料随意性大，书写不认真，应付了事，随意涂改，档案信息填写前后不一致等。

3.档案形成部门和档案管理部门相辅相成的协作机制运行不畅。干部人事档案材料的形成和流转涉及多个部门，且是一个不断形成和累加的动态过程。材料形成部门对材料的质量审核不严和归档不及时，档案管理部门对材料的收集未及时跟进，这些必然导致归档材料不合格和缺失。

4.干部人事档案的监督效用未能体现。干部人事档案管理部门一般是被动接收形成部门移交的材料，而对于材料内容不敢大胆履行监督职责，事前监督工作做得少，而且对于反映干部德、廉情况的材料不能及时跟进和补充。

5.高校对干部人事档案数字化重视不够。一是省内各高校对档案数字化经费投入不均衡，有些高校投入少，主要用于综合类档案的数字化；二是干部人事档案管理部门人员配备不足，没有时间和精力去实施数字化；三是受传统观念影响，感觉干部人事档案数字化不安全。

三、全面从严治党视域下如何构建高校干部人事档案监督体系

干部人事档案已成为培养、选拔、任用、评价、监督和管理干部的重要依据，它对干部队伍具有无形的管控效力。全面从严治党视域下，笔者结合工作实践从以下几方面提出构建高校干部人事档案监督体系，形成真实可靠、内容系统全面、管理安全可靠的高校干部人事档案，发挥其在高校干部管理和反腐倡廉建设的监督作用。

1.建立高校干部人事档案审核工作常态化制度化的长效机制。建立健全日常审核制度和干部档案任前审核制度，组织人事纪委部门和档案管理部门共同参与，加强档案审核，提高审核质量，使档案审核深度嵌入干部工作链条，发挥干部人事档案监督作用，促进全面科学的档案审核成为常态，确保干部人事档案审核为建设素质优良、清正廉洁的干部队伍创造良好的基础条件。如高校可成立干部人事档案日常审核和任前审核工作领导小组，领导小组办公室下设审核登记组、核实认定组、监督组等工作组，这些工作组涉及部门既要按照工作组分工做好各项工作，又要结合部门工作职责做好业务范围内的干部信息调查核实、认定和处理工作。通过建立干部人事档案审核工作常态化制度化的机制，更好地以审促改、以审促建，维护干部人事档案的真实性、准确性、严肃性，有利发挥干部人事档案的监督作用，更好地贯彻落实中央和省委从严管理干部精神。

2.健全高校干部人事档案从严管档制度。健全和完善档案日常管理制度，努力构建系统完备的从严管档制度体系。对档案材料收集制度、鉴定制度、检查核对制度、纠错制度、转递制度及开发与保密制度等进行修改与完善，尤其要补充监督审查方面的制度内容，为干部人事档案发挥监督作用提供制度保证。如修订《高校干部人事档案材料鉴别归档制度》，明确干部人事档案的鉴定工作应该包括档案形成部门和档案管理部门的共同参与，结合组织人事工作要求，共同确定本单位的干部人事档案归档材料范围；档案管理部门可深入人事前端，协调审查，确定干部人事档案的原始性和真实性。同时，建立长期的鉴定审核机制，不定期的对干部人事档案内容进行鉴定，发现违规造假，立即纠假改正。

3.加强高校干部人事档案内容建设。一是扩大收集范围，增加干部人事档案内容的信息含量。要收集反映以工作政绩为主的德、能、勤、绩、廉等现实表现的干部动态信息材料，鉴于当前全面从严治党、从严管理干部的新形势，还可增加包括干部个人重大事项报告、廉政档案材料、信访举报情况、党纪政纪处分情况、离任审计材料及个人信用等材料，有利干部和干部队伍健康发展。二是多部门联动与多措并举控制干部人事档案来源准确和内容真实，为发挥干部人事档案监督职能提供信息真实性的保障。干部人事档案管理部门应和组织、人事、纪委等部门建立起一个专门的干部人事档案管理网络关系。组织人事部门负责监管和审核档案的原始性、真实性、规范性；档案管理部门负责档案材料的收集和初审，并强化组织、人事、纪委等职能部门职责，明确归档材料的范围、质量、时间要求；纪委监察部门负责干部人事档案造假问题的核查。三是强调学校其他有关单位和干部个人要全力配合做好人事档案材料归档工作，干部个人要如实填写个人档案材料。

4.强化高校干部人事档案管理部门自身监督功能。发挥干部人事档案管理部门对档案真实性的监督作用，挑选政治过硬、作风正派、思想可靠、纪律严明的人员专门管理干部人事档案，并定期对档案管理人员进行专业培训和作风教育，提高干部人事档案管理人员的业务水平、监督素质和责任感，要求干部人事档案管理人员积极参与干部人事部门的干部监督工作，把档案监督工作延伸至文件材料的形成阶段，从源头控制档案质量，配合材料形成部门做好“守门员”，把好材料入口关，对于未审核的材料不归档、内容不符合要求的材料不归档、手续不全的材料不归档、填写不规范的材料不归档，从而保证人事档案的安全与完整。

5.逐步加快高校干部人事档案数字化建设。干部人事纸质档案材料数字化后转化为电子档案，更加便于保存和利用，也能更好地保证档案的原始性，杜绝信息被涂改，有效体现档案监督职能。因此，高校可以采用干部档案管理信息系统（网络版）软件管理干部人事档案：一是建立安全、高质量的干部档案目录信息库。建立同原始档案一一对应的数字档案目录信息库，保证档案的真实性和有效性。软件系统针对电子图像保持高分辨率真色彩的原貌，采用图像加密锁定等技术手段，有效遏制涂改造假，同时为高校后续干部档案数字化搭建平台。二是按照数字化标准和要求对干部人事档案逐步实行全文数字化，并实现档案目录信息与数字化全文信息一一对应。三是依托专有网络通道，对于可公开的干部人事档案信息，可按照一定的利用权限经过身份认证和审核提供信息查询服务，接受监督，构建“不敢造假、不能造假、不想造假”的长效机制。

本文系2017年度江西省高校党建研究规划项目《全面从严治党视域下构建高校干部人事档案监督体系的研究》（项目编号：17DJYB001）研究成果。

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