吴佳兴

档案是历史的缩影，它真实地记录了一个国家、一个民族、一个地区乃至一个单位的发展进程。对我们正确地总结过去，指导现在，规划将来都具有十分重要的参考价值，同样档案工作的好坏也直接影响着一个单位的工作作风和工作效率，档案和档案工作的这一本质特点是我们认识做好文书档案工作的基点。几年来，我们在局党委的重视和支持下，在上级业务部门的指导下，从加强文书档案工作的基础建设着手，认真做好机关文书档案工作，有效地促进了机关各项工作的开展。

一、加强文书档案工作的基础建设

文书档案工作的一大特点，就是平时不起眼，也不引人注目。但是如果平时基础工作没做好，到用再来补做，就会影响工作，为使机关文书档案工作适应新时期水利系统事业发展的需要，我以为主要应从以下几项工作做起。

1.做好收集工作，丰富档案资源。文书收集是档案工作的起点，是档案的来源，它在整个文书档案工作中是一个极为重要的环节。为此，从收集的宣传工作做起，结合本单位的实际情况和过去的教训，利用多种形式广泛宣传档案集中管理的好处和重要性，宣传过去档案散失造成的损失和教训，积极争取领导重视和全局同志的支持。其次，建立收集制度。根据以前在收集工作中存在的问题，建立平时归档制度，在机关的档案材料分类编目，做到平时按目归档，按材料的机密程度分开保管，“收得进”“拿得出”解决了过去档案没有人及时收，或者交了不放心、不方便的后顾之忧，从而保证了收集工作的正常展开。同时在平时的收集工作中，做档案收集的有心人。遇事先思考两件事：一是要收些什么？二是要提供些什么？用收集促提供，由提供促收集。为此，在收集工作上做到：勤记、勤收、勤催。上同领导汇报，下同各科室、基层单位联系，把住发文关、打印关、印章关、会议关、动向关，确保档案材料收集齐全。仅2006年，我们收集整理材料共458件，收集整理；照片档案三百多张，建立了照片档案，完成了整理任务，也大大丰富了我局的档案内容。

2.加强基础工作，深化档案内涵。所谓档案基础主要是整理档案，熟悉档案，使档案分类排列清楚、条线性强、对保存的档案内容做到心中有数，了如指掌，为提供利用档案打好基础。在整理档案中，我认为档案人员要在三个基本功上下功夫，即一要明确分类的标准，当分类标准选定后，在档案材料整理中，就不能今年采用这种分类，明年采用那种分类，造成分类的混乱状态。二是熟悉各种分类方法的特性，掌握每种分类的适用情况。三要掌握本单位的组织变动情况、职能情况、档案材料形成情况。按照这三个要求，根据水利系统的机构设置多变，总职能任務不变的特点，选择年度结合问题的分类方法，采用这种方法进行分类整理既保持了文件之间的联系，又保持人与档案的连续性和档案分类的稳定性，如实反映水利系统工作的历史面貌。在组卷上，从方便利用的角度去考虑，采用了专题组卷，专题组卷在整理上、鉴定上、编目上、保管上、利用上都比较方便。另外，做好档案编研工作。我们根据单位的实际情况和各种检索工具的特点，在档案整理的基础上编制若干种配合的实用的档案检索工具。比如：在内容著录上采用卡片式检索工具、在装订结构上采用薄册式检索工具。这种检索工具具有内容简便、易懂、易查、保管方便、添减灵活的特点，为更好开展档案利用工作服务。

3.建立健全规章制度，逐步实现“以法治档”。给做好档案工作指引方向。《档案法》的颁布，机关文书档案工作也必须建立健全必要的规章制度才能使机关文书、档案工作做到有法可依，有章可循，我根据文书档案工作的要求，制订了“收文制度”“阅文制度”“借文制度”“整理制度”“立卷制度”等规范性文件，这些制度和规定，是我们机关文书档案工作的准则，人人要遵守，人人要照办，使我局的文书档案工作逐步走了管理制度化和业务规范化轨道。

二、主动做好档案的提供利用工作

提高思想认识，明确服务方向，是主动做好档案利用工作的前提，提高思想认识，就是思想上必须认识两点：一是认清档案工作在水利系统工作中的地位和作用，树立起光荣感、责任感、紧迫感，增强事业性；二是认清档案工作是一项服务性工作，树立为第一线服务的观念，明确为各级领导服务，为各部门业务及本单位的中心工作服务的方向。热爱本职工作，在档案利用工作上真正做到主动了解、热情接待，细心询问，耐心查找。档案的提供利用工作是一个单位文书档案工作的最终目的，也是衡量一个单位文书档案工作水平的尺度。几年来，我们在探讨如何做好档案的提供利用工作中，注重了档案提供利用工作的“主动性”“超前性”。比如在增打人畜饮水井阶段，我们及时将国家、省厅、绥化市局有关增打人畜饮水井的方针、政策，以及外省市的经验等有关材料准备好，等待领导利用，后来在局领导要制订规划决策时，我们预先准备的档案材料全部被利用上了。

三、加强档案管理现代化建设

1.加大投入力度。要应积极培养、选拔高素质的专业人才，编辑档案管理软件，建立档案数据库，确保档案数据库的真实性、完整性和有效性；要配置扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化，彻底解决老档案破损、遗失问题，确保原件的永久保存。

2.建立了专业档案网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。

3.加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来数字档案最主要的来源。我们要实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并归档，促进了机关档案室的电子化进程。

4.领导要高度重视。各级领导，尤其主管档案工作的领导，每年至少要研究一两次档案工作的重大事项、重要课题，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案管理工作开展，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。要重视和加强本系统内的交流与合作，在本系统造成一种互帮互学，你追我赶的竞争态势，以先进带动落后，发挥各自的优势，弥补档案现代化管理上的差异，取长初短，共同提高。