王秋兰

摘 要：随着现代化的不断发展，互联网信息化已经贯彻到了各行各业之中，高等院校档案信息化建设也成为了高等院校融入现代化发展的必经之路。本文首先对高校档案信息化建设的必然性进行分析，在此基础之上研究了当前高职院校档案信息化建设中主要存在的问题，并针对性的提出了解决对策，旨在为相关的工作者提供参考性意见。

关键词：高职院校：档案信息化：问题：对策

如今，社会信息化已经成为了时代的主流，为了进一步适应时代发展的步伐与变化，高职院校必须对自身的档案信息化建设进行完善，保持与时俱进的发展目光，对当代的计算机网络技术进行充分的利用，改善传统的管理模式，运用新思维、新角度对高职院校信息进行管理，加快信息化建设， 能够对资源进行合理、有效的利用，最终满足高职院校档案信息化的需求。

1 档案信息化建设是时代发展的必然趋势

社会的发展与信息化建设有着密切的联系，当代人们的生活、工作与学习已经与信息化触手可及，高校档案作为高校发展中重要的环节之一，具有着举足轻重的作用，随着社会的不断发展以及档案重要性的不断加深，高校档案已经从传统的额单一性发展成了具有多元性的特点，涉及到社会的多个领域之中，开放式的网络管理需求越来越大，因此，加快档案信息化建设具有着时代性。新时代的档案不仅在数量上得到了增加，在内容与形式上也更加的丰富饱满，实现了全面、文档信息化共享、归档材料配套电子信息化、调取档案的利用手段将成为档案信息化发展的必然趋势，传统的管理手段已经无法进一步适应时代的发展，同时也满足不了人们对档案的需求。这就要求着创造出更加科学、高校的方式适应发展的需要。时代的发展与进步，档案管理已经从纸质的时代过度到运用信息化的手段，纸质档案不便于封存，运输、查阅资料也十分的笨拙，已经无法满足信息对载体的要求，所以，档案信息化是一种适应社会发展的必然趋势。

2 高职院校档案信息化建设现状

2.1 重视程度不足

一些高职院校的自身档案管理水平和条件不足，对档案管理的重视力度不够，仍然运用传统的档案管理方式，信息化管理不到位，工作效率低下，个别院校对档案信息化建设的重要性认识不足，布置了一些基本设施与条件只是为了单纯应付上级的检查， 这样的做法不仅不利于档案工作的管理，拖后了档案建设的进程，也阻碍了院校的正常、有序发展。

2.2 缺乏先进设备与安全性

部分高校的档案信息建设的设备相对较为落后，用于档案管理的软件不成熟，使得一些档案的数据无法及时的进行共享，降低了档案工作的工作效率，档案管理相关的配备系统不成熟也会容易受到电脑病毒的侵蚀与攻击，对档案文件的安全性有着极大的威胁与破坏性，严重的情况会直接导致电脑陷入瘫痪的状态，后果将不堪设想，造成的损失也不可挽回。

2.3 缺乏专业的档案管理人才

随着社会的不断发展，档案管理越来越多样化，档案的内容也越来越丰富，档案资料的数量呈直线上升，相关的档案工作变得繁重起来，加上档案工作是一项较为固定的工作形式，工作环境以及工作内容也是一成不变，档案管理工作并不是高校中炙手可热的工作，所以，一些年轻的人才并不愿意接触档案管理相关的工作，这样的情况使得一些并不专业的人开始从事档案管理工作，这些档案管理人员的年龄一般较大，大部分的人对计算机的使用只是简单的操作，对于一些安全防护等问题并不了解，这就导致高校档案管理存在着很大的不足之处，档案管理人员同时缺乏着创新的意识，缺少专业的技能，自身的思想老旧，很难满足高职院校档案信息化建设发展的需求。

3 推进高职院校档案信息化的策略

3.1 更新观念、加大宣传力度

增进高校全体人员对档案管理重要性的认识，是加强档案信息化建设的关键，档案管理工作人员要保持与时俱进的管理理念，不断的学习先进的管理方式，增强自身的管理手段，高校也应该不断加强档案信息化建设的力度，积极开展培训活动，定期的为档案工作人员组织学习活动，丰富档案工作人员的知识储备与技能，积极学习计算机技术、数据介质存储、声像技术以及网络技术。改善档案管理工作机制，完善奖励制度，增进工作人员的积极性，大力引进优秀的人才，创造良好的工作氛围，只有档案管理工作得到了真正的重视，相关的创新工作才能得以有效的开展。

3.2 加强网络安全保障

高职院校也要重视档案管理的安全保障问题，加强对档案信息系统的管理，规范管理体制，通过通信加密、防病毒、访问控制、识别等有效的方法进行保障。保证网络信息传输的机密性、完整性和真实性，高职院校必须对档案信息进行备份、避免一些文件因为操作不当出现丢失的情况。一些工作人员淡漠计算机安全问题，在工作期间使用电脑登录一些校外网站，导致电脑遭遇一些病毒入侵，因此，学校应该对网络信息进行严格的审查和筛选，明令禁止登录有安全隐患的网站。督促相关的档案管理人员加强自身的工作态度，加强对档案的安全性认识，这样才能进一步起到对档案的网络安全保障。

3.3 培养专业型的人才

加强档案队伍的建设，离不开对人才的培养，高职院校应该积极的对人才展开管理培训，通过定期的管理学习让工作人员学习到先进的管理理念，充分的尊重每一位人才，给予人才一定的工作空间，这样才能最大程度上发挥工作人员的创造性，有利于加强高校档案工作方式的创新，对档案管理人员进行相关的业务培训，通过不断的业务培训与学习，让工作人员的管理方式与水平更加具有着专业性，即使一些并不具备专业的管理水平通过学习也会增加自身的知识储备，完善自身的工作技能，如果早工作与学习中仍然存在工作能力不足的情况，就需要对其进行换职处理。并大力的引进专业人才，鼓励专业性的人才与非专业性的人才进行交流，这样才能更好的带动整个工作氛围，优化组合，只有掌握了现代技术的技能型人才，高校档案管理工作才能适应信息化对档案事业发展的高要求。

4 结语

综上所述，高职院校档案信息化是时代发展的大势所趋，但是在发展的过程中，高职院校档案信息化管理仍然存在着一些问题，这就需要高校应该充分重视档案信息化建设的重要性，完善档案信息化管理的方式与手段，档案管理人员也要更新管理理念，保持与时俱进的发展目光，加强网络安全保障方面的学习，不断的提升自身管理水平，最终促进高职院校档案信息化的发展。

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