高鹏飞

摘 要：“档案安全无小事，档案安全事关重大，事关全局，事关党和国家的根本利益”。时任国家档案局局长杨东权同志如是说道。文书档案遗失、损毁是属于整个档案管理的事后管理部分，也是档案管理的重要组成部分，本文主要对文书档案遗失、损毁原因及应对措施进行分析，探讨了保证文书档案完整性的重要组成部分。

关键词：文书档案；遗失；损毁；对策；

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固话信息，是人类的宝贵财富和文化遗产，是历史真实的记载和传承。档案工作不是偶然产生的，而是人类社会历史发展的必然产物，并随着时代的 发展不断发展、充实。2010年，时任国家档案局局长、中央档案馆馆长杨东权在全国档案安全体系建设工作会议上强调：“档案安全无小事，档案安全事关重大，事关全局，事关党和国家的根本利益”，档案的遗失、损毁等对档案信息的影响至关重要，因此需要采取有效的措施来不断完善档案管理工作。

一、文书档案的重要意义

文书档案是工作过程中的重要组成部分，对于提高工作效率具有重要作用，由于文书档案能够通过记录的方式完整的记载单位的发展过程以及工作进展，具有一定的法律效用。文书档案包括当事人的语音以及手稿等真实材料，能够形象的客观的再现当时单位所发生的时间，具有极高的真实性。文书档案的记载，总结了过去所保留下来的发展成果，同时包括失败的具体经过，存储着第一手资料，文书档案的完整性直接影响着管理人员对工作的决策水平，有效的文书档案对以后的工作具有指導意义。“取其精华，去其糟粕”，文书档案对于维持工作持久发展，提高工作效率，提升工作效率具有重要的意义。

二、文书档案遗失、损毁现象问题原因

（一）档案管理专业人员缺乏或者不重视。由于单位领导层对档案管理工作重视不够，导致单位中没有足够的专业档案管理人员。很多单位的档案管理人员没有档案管理的专业知识，不知如何“收集齐全、规范整理、安全保管、合理使用”。也存在档案管理人员不重视档案管理工作，因此，很多单位的档案管理工作处于效率低下、程序混乱，甚至处于瘫痪状态，使档案管理成为单位内部工作中的短板。

（二）工作交接不到位导致信息缺失。单位档案人员调动工作、离职、转岗、临时借调外单位工作或连续休假时间较长的，都应当在离开本岗位之前与接管人员办清交接手续。其中档案人员临时被抽调或休假时，个别单位不安排临时代管人员，严重影响了档案工作的连续性，很容易导致档案信息缺失，致使交接人员工作做不到位，文书档案遗失。

（三）档案室环境差，或者部分单位根本没有档案室。档案室是保管档案的重要基地，为档案保护提供了最基本的物质条件，合适的温湿度、防火防水防虫设施等对保护文书档案的完整性具有重要作用。高温易导致文书档案纸张发黄、高湿纸质档案易发生水解等化学反应，一般情况下温度越高，湿度越大，有害生物生长和繁殖的速度越快，会加大对档案的危害。所以说档案室环境差，达不到要求会对档案的损毁造成不可逆转的影响。

三、文书档案遗失、损毁现象对策分析

（一）提高档案管理工作者的职业道德修养。一切工作的核心都在于人，档案管理工作者的工作态度端正，责任心强，能力强对档案业务的效率、水平和质量的高低起着决定性作用。首先，文书档案是记录历史的重要文书，在意识层面上重视，对文书档案心存责任感、使命感，把文书档案的工作平时化，平常化，按照制度规定、流程规定存档、借归每一份档案。其次，不断的提高档案管理人员的专业素质，单位管理层重视档案管理，定期对档案管理工作进行督导检查，对档案管理人员定期培训。作为档案管理人员，也要在平常的工作中不断的学习进步，边学习边实践，在提高专业能力的同时提高自己的职业道德修养。

（二）制定存档、借归流程，明确责任人。为做到档案管理工作现代化、规范化、标准化，必须建立健全各项规章制度及工作流程，明确责任人，一切档案归档、借归工作有章可循，有人可查。涉密档案借阅须主管领导审核通过后才可借阅，普通档案借阅须按照规定日期内将档案完整无损的归还。

（三）建立借归台账，做好督办工作。建立借归台账重点是有利于随时查阅近期内借出了什么档案，能够做到心中有数，和借出的档案是否已按时归还，如发现未按时归还和即将到期的借出档案，可对借出人如期归还档案进行督办，以防止档案出现借出人忘记归还导致档案丢失或内容泄密等问题出现。

（四）改善档案室条件，定期维护。档案室的环境对保存档案的完整性有着决定性意义，对档案室内环境进行定期检查，如有发现破损，褪变，字迹模糊等现象，做到及时修复，保证档案的完好性。落实各项措施，做好档案的防潮、防火、防尘、防蛀等工作，定期检查维护灭火器等设施是否完好可用，档案室有计划的通风保证温湿度的适宜，防止文书档案长时间暴晒导致字迹模糊，纸张泛黄易碎。

（五）经费投入保障。上文讲到档案室条件差甚至有的单位根本没有档案室，这是由于许多单位对档案管理工作的不重视，导致对档案管理方面的经费投入不足，没有独立的、专门的档案室，档案的存放等自然会混乱，所以说投入专项资金设置专门的档案室变得极其重要，有了独立档案室，就可以档案能够独立的保存起来，避免和一些易燃易爆品和其他文书材料混杂在一起，减少档案遗失、损毁的风险。随着时代的进步，电子信息化越来越智能，加大经费投入购置现代化设备或是电子化的软件，让档案管理工作变得更加专业化、现代化、使工作人员在查找，检阅档案时更加方便快捷，同时也可以避免经常翻阅导致文书档案损毁等现象，降低档案损毁的风险。

档案工作包含许多程序和步骤，要想做好档案管理首先要以人为本，增强责任感和使命感，创新工作，扎实工作。其次要严格制度和流程，加强过程控制，通过合理的措施促进档案管理工作效率和水平的提高，促进企事业单位实现可持续的健康发展。

参考文献

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[2]姜之茂.档案人员上岗必读[M]中国档案出版社，2007.5

[3]温小云.关于档案管理信息化建设若干问题的思考[J]广东土地科学，2006（05）