马玉冰

摘 要：由于社会经济的高速增长，工程的数量也在持续增加。工程档案是工程管理的重要组成部分。当前工程档案在收集移交中还存在着一些问题，这些问题的存在会影响到工程管理的效果，因此有必要采取相应的对策。

关键词：工程档案；档案管理；收集移交；问题对策

由于国内基础建设的规范不断扩大，工程建设的数量也在持续增加，因此产生了许多工程档案。工程档案的收集移交是工程管理的重要组成部分。随意工程管理标准的提升，档案管理的标准也在提高。工程档案记录着工程建设的相关内容，所以工程档案具有非常重要的作用，所以有必要不断完善工程档案文件的收集称交工作。

1 工程档案的收集移交工作的重要性

工程档案收集移交是工程项目管理的重要组成部位，工程档案记录了工程建筑的历史。此外，工程档案是项目实施后运行管理、技术改造的重要依据，所以工程档案的收集移交对于保证项目的全周期稳定运行具有特别重要的作用。因此归档文件要保证各类资料的齐全完整，这是档案管理的基本要求之一。归档文件的齐全完整对于项目主体单位的发展起着重要的作用。在工程档案文件的收集移交环节中，资料收集是档案管理的最重要内容，但是同时也最容易发生问题。工程档案收集要涵盖工程建设的全过程，这是保存工程档案完整性的基本条件，只有保证工程档案的齐全完整才可以体现出档案的价值。

2.工程档案收集移交存在的问题

工程档案的收集移交是工程项目管理中一项比较复杂和琐碎的工作。项目工程的管理效果会直接影响到工程档案的收集移交质量。许多项目单位对于工程档案没有引起重视，不注重积累管理经验，因此档案管理中存在很多问题。

2.1 档案材料内容不完整

歸档文件的收集是实施档案管理的基础，也是最为重要的环节。部分单位缺少档案意识，工程进行过程中没有注重收集相关的资料，所以档案材料通常不完整，部分归档文件材料难以保证门类的齐全，部分单位缺少专人负责档案管理。在档案管理中，各类资料需要根据不同的类别分类存放，但是在一些单位，档案资料存放混乱，没有分类，使用档案时非常不方便。此外，一些单位的档案管理工作缺少规范，档案资料中机密性文件与非机密性文件没有分开，混在一起存放。组卷也采用混合的方式，档案资料的提供也采用混合的方式，这种管理状态非常容易造成档案机密的泄露。

2.2 档案管理缺乏标准

在工程档案信息资源的收集移交中，相当一部分机构在档案信息资源整合技术的选用上， 普遍存在着缺乏互通性、合理性、统一性、规范化等一系列问题，经常会出现各种障碍，无法完成有效的整合。受到技术的限制，在整合档案信息资源整合的过程，由于缺乏统一的标准，工程管理各个部门按照自己的方式自行选择，技术的形式多种多样，这种局面严重浪费了资源， 对档案信息资源的利用带来不利的影响。

2.3 缺乏档案收集移交主体责任

在当前条件下， 许多工程管理部门的档案信息管理还停留在传统的管理模式中，管理方式缺少专业的管理人员，缺少专门负责档案收集移交的管理人员，因此主体责任不明确。这种管理模式存在着很大的弊病， 档案信息资源存在着分散管理，不能统一，会受到“条块分割” 的影响和束缚， 不同的管理机构之间缺少相互协作和沟通，各类管理规定无法实现统一。这种局面导致了在档案信息资源整合中没有主体存在。

3.工程档案收集移交管理的原则

3.1 保证效益的原则

档案信息资源进行收集移交的目的是实现资源共享，通过收集移交可以最大限度地挖掘档案的利用价值。档案资源只有在用的过程中才能发挥出效益，体现在档案资源的服务功能。保证效益的原则是档案信息资源进行收集移交首先需要面对的原则。通常情况下，工程档案产生的效益可以分为经济效益和社会效益，经济效益是指档案信息资源完成收集移交后的直接效益。经济效益要最大化的实现，在市场回报中得到体现。

3.2 保证整体性的原则

在档案信息资源收集移交的过程中，要保证工程档案的整体性，确保各类档案信息资源的真实性和完好性，发挥档案资源的最大优势。整体性原则还要体现在档案资源收集过程中，要实现工程资源的标准规范，整体统一，消除信息存在的孤岛；通过工程档案收集移交并进行整合可以发挥档案信息资源的整体效应，档案的信息资源可以全面分析利用，可以更好地发挥档案的作用。

3.3 保证服务性的原则

档案信息资源是为公众提升资源服务的，档案信息资源收集移交要依据服务工程的原则。通过工程档案的收集移交，使用者可以快速准确地获取需要的档案信息，可以全面深入地利用工程档案信息，这会提高工程档案资源的服务质量和利用效果。

4.完善工程档案收集移交管理的对策

4.1 主动进行工程档案的收集

档案管理人员要有主动收集的意识，密切关注工程的进展情况，注重把握好档案的收集时机。档案管理人员要熟悉工程建筑各个管理部门的业务，熟悉工程管理的各个流程，掌握工程管理的基本情况，并将相关文件归纳形成档案资料中。在归档过程中，要区分归档的范围，保证归档工作的全面性。

4.2 完善档案管理制度

档案管理制度的健全是保证管理效果的基础，工程档案管理要依据相关的规定，结合工程的实际情况，制定出具有可操作性的管理制度。此外，还要注重提升档案管理制度的执行效果，档案管理部门还要有配套的档案监管机制，定期检查工程档案的管理效果，使得工程档案管理有制度可依，从而保证工程档案管理的科学性。

4.3 实现工程档案的信息化管理

当前， 网络的普及率在逐渐提高，工程档案管理要发挥网络的优势，充分发挥网络平台的作用，档案资源可以被充分的挖掘并利用起来。利用网络进行信息资源的开发，档案信息的储存量会扩大， 档案信息的质量会提高，档案信息的结构也会发生变化，可以让档案信息资源发挥更大的作用。此外，要保证工程档案管理的信息化，要注重工程档案管理信息系统的研发，结合工程管理的特点，开发有关工程档案管理的应用平台。

4.4 工程档案收集移交的整合管理

提升工程档案收集移交的效果需要进行不断探索和完善，所以需要进行总体的规则设计，依据整合计划，分阶段的进行。由于工程规模的扩大，档案资源也在扩大，档案内容的结构也发生了很大的变化。在对档案收集移交的过程中，要优先考虑档案信息资源服务的人群，这样可以更好地发挥档案收集移交的效果。

5 结束语

工程档案记录了工程的实施过程，具有多方面的价值。收集移交是工程档案管理的基础，只有保证了收集移交才能保证工程档案的完整性。对于工程档案文件在收集移交中存在的问题要分析原因，并采取相应的对策。

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