王艾

不管是高校对学生的教学及生活管理还是未来用人单位对求职应届学生的考核，将高校学生的档案进行数字化管理的操作办法都能够在一定程度上实现工作效率的提高与社会资源的节约。通过对此种管理模式的构建思考，高校可以在档案管理的基础上有针对性地克弊趋优并培养学生的综合素质。

引言：高校对于不从事学术研究的绝大部分学生而言，已经是正式踏入社会之前的最后一个自我铺垫的阶段。由此观之，以高校为操作主体的备部门单位将学生的详细档案进行数字化的创新管理是一项具有必要性的大规模事业。但现在的档案数字化进程及其效果并不尽如人意，无论是档案采集的完善性还是档案归整的合理性都存在较大的不足和漏洞。而这也为进一步的探讨与思考提供了适当的方向和思路。

数字档案与概念认知

在计算机技术和网络基带的快速发展之下，从属于大数据时代的档案数字化是一类有别于传统依靠档案馆进行数据管理的新型信息形态。简单说来，档案数字化就是将原先储存在以纸张为代表的各类载体上的档案数据通过计算机技术、存储技术等手段转变为具有网络化特征的数字存储形式。档案数字化的重点不在于将数据载体形式改变，而是通過技术延长档案的保存期限并提高档案查询的效率。

而学生将在高校中得到更加专业和具体的学业知识，也将在不同的接触圈中获取部分社会经验和实践能力。这些涉及各类综合素质的数据对高校学生而言，即为一份有益于自身未来发展和他人客观评价的全面档案。由此，以高校学生为对象的档案数字化管理具有其可操作性和重要的发展意义。

管理基础和平台构建

上文所述的计算机技术与存储技术是档案数字化的手段支持，但实现档案数字化的技术要求远不止计算机技术和存储技术两项。而所需要的复杂的技术及高规格的硬件平台对于高校档案数字化模式的推行具有必要性和不可替代性。

（一）基础应用平台。具有提供应用服务的功能的基础应用平台在高校进行档案数字化的基础平台建设中呈现出第一位的构建需要。可也正因为其提供应用服务的基础系统功能，高校所构建的应用平台成为备类数字技术使用的集中平台。高校需要通过组织自身软件学院和计算机科学系的人才储备或与其他已具备技术的单位合作来完成对档案数字化基础应用平台的建设。

（二）信息服务平台。信息服务平台的使用意义是在基础应用平台的基础上令高校学生或其他单位的档案索引乃至于分析更加便捷。在该平台的建设方面，高校既可以根据地区特色和使用习惯设计新的模板，也可以直接借鉴其他高校的知名成功经验。例如，高校需要在基础应用平台提供的搜索引擎和分流引擎之上确立查询模式和浏览网站。

（三）系统维护设置。作为提供档案索引的系统每天需要承担大量的数据流量，而高校系统往往难以承载学生入学或毕业的特殊时期时的高峰检索。为了避免对学生或其他单位造成不便，高校构建系统维护设置亦是档案数字化平台的重要组成部分。值得一提的是，维护设置除了寻常的后台接口和备用建模系统之外，还包括一只由高校技术人才组成的维护团队以应对系统异常。

（四）双向接口与安全保障。顾名思义，双向接口的一端位于校方的主系统上，是高校对学生档案进行输入和管理的具有全面性的通道。另一端对校区学生或设施开放，以学生的身份证明或校内网路站点为依据提供具有个体化特征的学生档案。以南京大学的学生档案系统为例，除了账号密码作为身份认证，特定时期还需要校园网的宽带或无线网提供站点依据。而在承担大部分安全责任的高校方面，需要在安全保密技术上投入人力物力以及杜绝出售学生档案的恶劣行为。

档案操作与步骤思考

高校完成的以技术为支撑的基础平台将直接提供给学生一个档案数字化的网络框架。但对于数字化管理模式的构建需求而言，高校还需要进行执行一系列档案操作的步骤以完善框架内容。之所以高校学生的数字化档案在使用过程中呈现出各类问题，正是因为高校在档案操作的程序中未能彻底执行或拖延执行。下文将从两个角度对高校档案数字化的操作提出切合现实要求和技术限制的方法论建议并进行相关思考与探究。

（一）档案数字化采集。高校可进行操作的学生档案源于学生入校所携带的档案袋以及中学校方的档案转接。事实上，这部分记载学生重要成长内容的档案因为其生成时间不在大学时期而常常受到高校的忽视。于是，高校学生的档案在机械地完成数据任务指标下从一开始便难以保证其完善性。为了克服此种行为所导致的档案起源的模糊性，高校需要有针对性地制定一套完备的规章制度以规范档案转接事宜。

高校学生档案数字化的主体部分在于高校时期的文化学习与其他方面表现，例如体育成绩、社团表现、社会实践等等。对这类档案的数字化采集则需要高校严格执行提卷、校对、输入、归档四项步骤，以各部门协同合作的形式保证学生档案输入的正确性和完备性。

（二）档案数字化管理。高校需要在学生的档案进行数字化采集之后再次通过一系列管理流程完成对档案工作的模式创新。档案的数字化管理不等同于包括了理论认知、基台构建和档案操作的整体管理模式，而是指代以检查、分类、统计为代表的日常工作程序。

学生档案通过数字化管理不仅可以实现对档案材料的全面使用，更使数字档案具备纸质档案缺乏的内容呈现性和直接分析性。由此，高校学生无论是网上查阅还是远程浏览者阿以从校方的档案系统上直接得到表格或图像形式的个人档案。而管理学生的高校和聘用学生的各类单位将从整理后的档案中找出可取之处并快速做出分析。换言之，学生档案经由数字化管理之后能够从纯文本内容转换为具有研究和利用价值的各类文档形式。

面对高校学生日常档案内容繁杂及保存不便的现状，档案的数字化管理模式在具备着纸质档案难以比拟的优点之外亦是社会发展下的时代要求。基于此，文章对数字档案和管理平台基础和平台进行了介绍，同时阐述了档案操作的步骤，在高校档案数字化设计中不仅要加强数字采集，同时也应加强数字化管理，将学生档案由数字化管理之后从纯文本内容转换为具有研究和利用价值的各种形式，希望通过本文的研究，帮助高校对学生档案进行管理。