刘媛媛

【摘要】本文介绍了办公室工作中经常遇到的打印同一文件模板，需要显示不同人员信息的情况，并提出了一种简单、易用的方法，实现了对文件的批量打印。

【关键词】Access數据库；报表；批量打印

办公室工作人员在工作中经常遇到同一文件模板，需要显示不同人员信息的情况，例如，感谢信、生日祝福卡、奖状等，文件的模板相同，但员工的姓名、出生日期等信息不同，批量打印存在难度。本文将结合实际工作，讲述如何利用Access数据库报表，实现此类文件的批量打印。

一、工作中遇到的问题

在每年的重大节日来临之际，机关单位一般会给员工及家属发放感谢信，感谢员工的辛勤付出和家属的全力支持，并送去节日的问候。感谢信上通常包含员工的姓名、奖金及具有员工特性的统计数据等信息。由于感谢信一般在重大节日前发放，员工关注度较高。对于人员规模较大的机关单位，如果采用复制、粘贴或手写的方法制作感谢信，工作量较大且容易出错，迫切需要一种能快速、准确、批量打印感谢信的方法。

二、一种简单易用的解决方法

在信息化、网络化、智能化高速发展的今天，有很多工具、方法可以解决工作中遇到这类的问题。笔者利用积累的数据库知识，结合工作中遇到的问题，研究出一种简单、易用的方法，使用Access数据库实现了感谢信的批量打印。具体方法如下：

（一）准备相关的数据、模板。首先，准备感谢信的模板，将需要变换显示内容的信息空出来。其次，准备员工信息表，将要显示的员工信息汇总在一个Excel表格中，包含员工姓名、奖金及具有员工特性的统计数据等信息。最后准备Access数据库软件，一般Office办公软件中已自带，不需要单独安装。创建一个Access数据库，打开数据库，在功能区中选择外部数据->Excel，导入准备好的Excel数据表，选择将数据导入当前数据库的新表中，按照向导完成数据导入，导入成功后，在数据库中会显示数据信息。

（二）设计报表、添加字段。首先，创建报表。在功能区中选择创建->报表->报表设计，将感谢信模板通过复制、粘贴到报表的主体中，生成一个对象框。调整对象框的左右边距，使感谢信的内容居中显示。在功能区中选择设计->视图->布局视图，预览显示效果。通过选中对象框，单击右键可以调整对象框的背景、大小及边框等信息。其次，添加字段。在功能区中选择设计->工具->添加现有字段，在右侧工具栏会显示可用于此视图的字段，将员工姓名、奖金及具有员工特性的统计数据等字段拖拽到报表主体中预留的相应位置上，将居于左侧的字段名称删除，保留居于右侧的字段数据。调整字段的位置和字体、大小等信息，使字段显示与感谢信模板整体风格一致。最后，打印报表。通过视图中的打印预览选项，可以预览打印效果，实现报表的打印。通过设计页眉、页脚，添加徽标等操作，可以美化显示效果。

三、应用效果

利用Access数据库的报表功能，轻松实现了对同一文件模板显示不同人员信息的批量打印，此方法具有三个优点：一是成本低，不需要安装复杂的工具软件。二是准确性高，避免了复制、粘贴或手写可能产生的错误。三是提升工作效率，以前用多半天完成的工作，使用这个方法不到一个小时就可以完成。

处处留心皆学问，在工作中只要留心观察、多思考、多试验，就能从一些细小的地方和平常的事情中获得知识，改进工作方法，提升工作效率。