基于智能仓储与调配管理系统的医用耗材精细化管理

2018-05-26金燕沈洁王诚吴兰

中国医疗设备 2018年5期

金燕，沈洁，王诚，吴兰

苏州科技城医院（南京医科大学附属医院）医学工程处，江苏苏州 215153

引言

随着国家“深化医疗改革”的要求，以及“智慧医院”的建设需要，传统库房管理模式和设备模式已远不能满足医院对精细化管理的要求[1]。医院内标本、药品、医用耗材、消毒器械、纺织物品等物资的库管装备自动化，管理平台智能化已成为医院提升流程效能的刚需[2]。医用耗材的供给是医院正常开展教学、实验及诊疗活动的重要保障，是医院流动物资最重要的部分[3]。传统库房管理模式基本依靠人力管理，管理效率人为因素占了很大比例。而国家又要求医院在2017年底，除去药品的百元医疗收入，耗材收入不得超过20元。因此，如何管好医用耗材，降低医院运行成本，又使医用耗材做到双向可追溯，不仅要依靠有效的管理制度和操作流程，更重要的是要依靠智能化管理系统来实现[4]。

1 引入智能仓储与调配管理系统的目的

目前各医疗机构对医用耗材的智能化管理程度参差不齐，所使用的物资管理系统功能也不尽相同，能实现的最基本功能无非是利用系统进行入库、科室领用、出库、财务结算等[5]，而这些功能并不能帮助医院进行医用耗材的全面精细化管理，即对可收费耗材的实际收费情况做到监管，对不可收费耗材的消耗数量控制在合理范围以内[6-7]。

我院利用中心库房的智能拣选系统、病区库房—智能重量传感计数系统、以及手术中心—智能仓储与配台管理系统3个系统组成的智能仓储与调配管理系统（图1），实现了全院普通低值耗材和高值耗材的信息化、精细化管理[8-10]。该系统与东华HIS的物资管理系统成功对接，实现医用耗材在其完整的生命周期中，包括从临床请领（购）、计划采购、到货验收、仓储管理、转运配送、直至病人使用的全供应链闭环式管理。结合HIS物资管理系统的二级库模块中可收费耗材计费报表与智能重量传感计数系统中消耗报表的对比，更可对收费耗材的计费与消耗情况进行实时监管[11-12]。3个系统中手术中心—智能仓储与配台管理系统的具体实现方案请详见金燕等[13]撰写的手术室二级库房的智能化管理方案探讨，此文不再赘述。

2 方案实施

2.1 中心库房的拣选系统

医院仓库管理，特别是日常用量较大的医用低值耗材的出入库，盘点、统计及领取等使用的信息系统的便利性及实时性是库房管理的重点。医用耗材品种、规格繁多，不同的专科选用的品规不尽相同，人工发放容易出错，造成临床的不满以及一系列不必要的重复劳动。传统的库房管理模式要求库管人员应有一定的专业知识和管理经验，依个人观点最合适的是有3年以上临床耗材使用经验的人员，但是在专业人员资源紧张的情况下，库房管理岗位设置很难有这类专业人员。我院与第三方公司合作的智能拣选系统很好的解决了这一矛盾。

传统库房管理采用传统的人工模式化，人工存放、提取；人工清点统计、人工签字确认的方式，严重受到人为因素的影响，便利性不强，实时性差，耗材管理费时费力[14-15]。传统医用耗材管理的弊端如下：① 医用耗材各品名、规格繁多，有时难以区分，人力管理需要一定的专业知识和经验；② 库位上对应耗材的数量需要人工清点才能得知；③ 发货时必须拿着领货单才能知道需要的发货数量；④ 盘点时根据盘点表打印出一大摞单据逐一盘点，任务重且易出错。

针对以上医用耗材库房的管理难点，系统做了如下解决方案：

（1）利用物资管理系统，将每种医用耗材的包装名作为字典数据库维护的首要依据，临床领用时依照包装上的品名、规格进行检索。这样就规避了习惯性自定义的称谓，也不会有同一件医用耗材在它整个生命周里出现多个品名的情况发生。

（2）设计智能耗材拣选系统[16]，系统设计框架图，见图2，智能拣选系统实景图，见图3。该系统基于CAN总线结构，将拣选显示标签、扫描枪接口模块、指示灯光模块及语音模块连接在在CAN上；系统由区域控制器区分位置及库位，通过交换机与计算机上安装的数据库实现信息交互。在实施中，为每一种货物安装一个电子标签，标签显示屏上显示对应的医用耗材包装名、规格和在库数量。

图1 全供应链闭环管理示意图

图2 系统设计框架图

图3 智能拣选系统实景图

（3）入库时，库管员验收合格后，将系统选择进入入库模式。系统根据上架指令点亮相应的货架巷道灯和相应货位的指示灯，指引库管员选定货位。库管员核对电子标签显示上货数量，核对无误后完成上架，拍灭库位指示灯。同时，系统自动增加库存，电子标签显示当前库位的实际库存。

（4）发货时，将系统选择进入出库模式。系统根据发货指令自动点亮相应的货架巷道灯和相应货位的指示灯，指引库管员选定货位。库管员核对库位电子标签上显示的品名规格、发货数量与纸质发货单是否一致，核对无误后取货。完成取货，拍灭库位指示灯。同时，系统自动扣减库存，电子标签显示当前库位的实际库存。

（5）月底盘点时，将系统选择进入盘点模式，所有库位电子标签指示灯点亮，库管员逐一核对电子标签上的实际库存量的同时，拍灭指示灯，完成盘点。

2.2 病区库房—智能重量传感计数系统

虽然各个医院对高值耗材的条形码管理已相当普及，利用条形码计费功能可以实时掌握每件高值耗材的流向，但是对于普通低值耗材的监管则相对薄弱。临床科室领用后如何使用，使用了多少，可收费耗材有没有确保收到费用，这些问题通常无人问津，如果使用科室责任心不强，往往会导致因监管不严而产生的损耗严重，比如库存过大，产品积压，效期管理不严的话造成过期失效，造成运营成本的上升。

传统临床科室二级库管理模式主要存在以下弊端：① 人工管理，科室领用随意，易导致库存过大或积压；②临床科室每周制定领用计划前，需要人工盘点库存以确定领用量；③ 普通低值耗材临床科室领用后，无从监管。管理部门可能不了解可收费耗材的实际消耗与收入是否相符，不可收费耗材的消耗量是否合理。

传统方式严重受到人为因素的影响，便利性不强，实时性差等缺点。即使医院物资管理系统具备二级库管理功能，也仅能实现理论值的监管。临床实际库存并不能实时掌控，无法提供真实有效的数据供管理部门参考。

针对以上临床科室二级库的管理难点，系统做了如下解决方案：

（1）设计耗材智能称重计数管理系统（图4），系统基于智能称重模块[17]、可拆卸式搁板和先进的通信模块，耗材智能称重计数管理软件通过专门的接口和医院HIS系统连接，实现数据的交互。

图4 智能称重计数管理系统结构框图

（2）立足医院库房现有货架，为了减少成本支出，采取局部改造承重搁板，将数据采集以及控制、通信设备内嵌在搁板中，实现承重、称重一体化，改造搁板结构，见图5。

图5 改造搁板图

（3）根据病区使用的耗材品规设计库位的数量及大小，称重盘的误差精度可达±计库位，单位：g。维护人员在后台使用专门的标定软件系统对每一个耗材品规进行标定重量的维护后，即可用称重实现对耗材数量的换算，并实时显示。智能重量传感计数系统实景图，见图6。

图6 智能重量传感计数系统实景图

智能重量传感计数系统具有无人工干预、盘点统计便捷等特点，可实时监测、传递库位物资重量，解析出物资实时数量。利用这个系统管理部门可实时掌握临床科室耗材的实际在库情况与消耗情况，结合HIS物资管理系统的二级库管理模块中获取的可收费耗材的实际计费报表，对可对收费耗材的消耗合理性进行实时监管。

3 智能仓储与调配管理系统的使用体会

智能仓储与调配管理系统是我院与德国卡迪斯回旋式仓储系统代理商成功实施智能仓储与配台管理系统的基础上，后续合作开发的项目。目前已完成中心库房智能化拣选系统的改造，以及部分病区二级库智能重量传感计数系统的改造，其他病区二级库的改造仍在持续推进中。

整个系统顺利上线，特别是智能重量传感计数系统在改造过程中需要医学工程、信息、临床、软件公司多部门不断的沟通与协调，也出现过大大小小的困难，简单汇总如下：

（1）保障系统顺利改造前提，耗材初始信息的准确收集至关重要。除了耗材品名、规格等基本信息外，还需要是否收费、是否灭菌、体积大小、使用频次等信息，为库位的区域划分及预留空间的设计提供必要信息。由于各病区使用耗材的品种略有不同，为确保效率，由管理部门统一设计好信息收集表，发给各病区护士长协助完成。库位的设计图在定稿前需要多次实地走访、调研。

（2）部分病区库房货多地少，智能重量传感计数系统改造后原有货架无法容纳所有耗材品种。我们采取了将有限的库位优先满足可收费耗材，库位满足不了的少量不可收费耗材放在治疗室直接使用，耗材信息纳入系统，通过与HIS系统的对接，提取科室的领用信息进行模糊管理的折中办法得以解决。

（3）在使用过程中如果发生耗材品种更换，统一由专人对新品种进行相应库位的后台维护，以确保库位更换耗材品种后数据会失准的问题。为避免频繁维护，管理部门应尽量减少耗材品种的更换。

智能化拣选系统和重量传感计数系统上线后的前后对比，见表1。

4 总结与讨论

医用耗材的采购、仓储、配送、监管是医院成本控制的核心之一，我院成功上线的智能仓储与调配管理系统和东华HIS物资管理系统相结合后，将智能化管理渗透到了医用耗材使用和管理过程中的每个末梢环节。除了达到预期的优化仓储管理、提高物流效率、降低医用耗材的浪费、实现医用耗材的全程溯源管理外，还为医院获取精准的信息数据提供了可能。在近期江苏省开展的全省医用耗材专项整治活动中，在医院统计上报“医用耗材临床应用管理评价指标”时该系统的作用突出，及时提供了真实有效的基础数据，保证了上报数据的准确性。目前系统仍在不断改进报表功能，功能改善后，各项指标数据可自动形成，

不再需要重复的人工计算，从而可避免因人工失误而导致上报数据不准确，真正做到为医院决策层的精细化管理提供科学可靠的依据。