安莉

摘要：公司的文档无纸化的管理是企业文档发展趋势。一般企业的文档资源使用率高、共享程度高，但文档资源的安全是系统文档资源管理的基础。本文从信息处理谈到计算机发展，结合企业文档管理研究现状，阐述了文档系统发展的趋势及出现的问题，以期企业文档网络安全问题能得到重视和解决。

关键词：企业文档；网络安全；问题

1从信息的处理谈计算机发展

1958年美国首先提出了“管理信息系统”（即MIS：Management Information Systems），从而也引出了另外一个概念——“管理信息系统”[1]。结合多方面的研究实际以及综合运用可以对管理系统做出一个这样的定义：它是一个由计算机和人共同组成的人机相关的系统，在一定程度上反映着一个公司的发展和经营情况，通过对过去、目前的数据进行结合分析之后辅助公司的决策者对未来的发展情况进行有效决策。

现代管理信息系统具有这些最基本的特征：1.计算机和人共同构成了该系统：2.该系统是一个集成化的构成；3.该系统的中心是数据库；4.该系统的组成是以网络化为前提的；5.该系统与一般的管理信息处理系统有着明显的差别[2]。

一些公司在经营模式、战略计划和管理发展的规划上都是不尽相同的，所以在对管理信息进行实际操作的同时，也会使得系统在系统的设计上存在着一些差异。但从全局的统筹意义上看，不论是什么类型的公司，行事、工作的行为有何不同，在信息数据的处理上应该都是大同小异的。在系统的设计上面一般分为数据处理以及辅助管理决策两大方面，在数据的处理上面主要侧重点在于对相关的数据进行收集加工、储存备份、加工输出等过程，它是管理信息系统的基本功能；而辅助管理决策的功能则指的是对公司在生产经营过程中出现的相对的一些结构化的决策问题进行辅助处理，利用管理系统中所涉及到的专业定量方法构建出一种问题的模型，最后成功的将问题进行处理。

斯隆在对用户管理的信息处理系统进行研究调查之后，将该系统的需求划分为了四类，第一类是事务型，这是一种对日常的事物进行处理的类型，比如对企业的商品进行日常的储存和销售等；第二种是异常型，这种类型的处理是当某种事物超出预计的状态时可以进行警示作用，比如在财务之中可以设计相应的数值，对于超过财务预计的数值进行警报处理。第三种则是查询型，这种类型对于信息系统的处理能力有着一定的要求，必须灵活的处理各种数据问题，来对用户进行一定程度的满足。第四种是分析型，这种系统不仅具备较强的分析能力，还能根据一定的数据和模型构建来完成对于决策的辅助。

我国企业的信息管理系统从二十世纪初就开始进行发展，但是截止到目前为止发展还是不太全面，没有取得很大的成果，国内大部分的公司仍然处于最开始的开发和研究状态。随着我国社会的不断发展和进步，以及经济体制的不断改革，我国企业的发展和运行机制也随之发生了很大的改变。企业的生产慢慢和市场开始结合起来，形成了一种有效的竞争形式，而信息成为了市场竞争的一种重要的资源。信息化的企业建设已经成为了一个企业是否成功的标志。企业信息管理方面的建设，对于一个公司在市场环境中的竞争起着非常重要的作用。所以在目前的市场环境之下，信息化是一个企业发展道路中的必经之路。

21世纪世界经济不断发展，目前已经进入到了一个竞争非常激烈的时代。信息在这个时代的竞争中扮演着非常重要的角色，可以这样认为。谁能够获得充足且有用的信息，就能在经济发展的过程中占有一定的主要地位。同样的，一个企业如果能够将这些有效信息进行合理的开发和利用，那么就能够在市场竞争中占取主动的地位，获得一定的经济效益。国内外大量事实已说明，在国际的市场竞争中，现代化水平高的企业，往往拥有着比较全面的信息管理系统。他们比较重视信息的管理和开发，能在发展中抓住机遇，在竞争之中处于优势地位。

2对于企业文档管理的相关研究和发展

對目前市场上应用的管理系统进行了大量的调查研究，发现目前市面上采用的信息管理系统大都是百灵鸟、PDF、瑞软等一些具有品牌效应的管理系统。在这里，我们将。采用一些特别的方式与ISO9000这一标准的文档管理系统，围绕其具有的特性进行全面介绍[3]。

对于文档管理系统的解释比较多，得按照普遍达成的共识讲，它就是一种对电脑端的文档信息进行管理的软件。一般的信息处理系统都应该具有文档变更、文档审阅、文档编制辅助、借阅回收，以及对技术类的文档进行收发等功能。比如瑞软文档管理系统，该系统是一套结合企业办公实际所需，可以进行信息管理的软件应用，其核心为可以进行知识管理，其特性为可以很好的进行控制协调和沟通。这是一款现代化的企业办公软件，是将企业办公文化和网络、计算机、通讯等传媒工具进行高度的结合，提高企业的工作效率，加强员工之间工作的沟通和协作，实现公司的人事高效管理。

PDF文档管理系统是美国公司开发的一款企业文档管理的相关应用。该系统是一种能够全自动将文档信息进行比对和录入的实用型软件。全面支持Microsoft Office的DOC、RTF、XLS、HTML、TXT等电子文件到PDF文件的自动转换，员工个人信息及系统文档可以通过电子文档的形式，在网上随时浏览和检索。并且对于纸张等，可以通过机器的扫描将文件批量转化成PDF文件，然后自动上传至资料库之中，实用性极强。

目前在世界上对企业文档管理系统的研究上，国内外的研究是多种多样的，比如JSP、FTP两种模式，但所进行应用的大都是大型企业。而一些小型企业由于自身资产的限制，并不会进行这些文档管理系统的应用。国内外在文档管理系统的要求上面蕴含着巨大的潜力，想要形成一个较好的文档管理系统，必须有着比较方便的操作功能和简洁的操作方式，能使客户一目了然的了解到其关键所在。在不断完善其功能性的时候，又不断开发区灵活性，健全性和安全性。一个好的管理系统无论是专业的计算机处理人员，还是其他业余的公司工作人员，都能够很快的使用上手，达到普遍使用的目的。

3文档系统的发展优势及出现的问题

3.1文档网络安全管理系统优势

文档管理在一个公司的运营过程中是一种非常特殊的关系，这种关系致使应用管理员和用户之间除了一种简单的互为管理的关系之外，还存在着一些合作的关系。所以在这，在这种信息管理的途径中需要一种规范化的管理程序MIS来管理。

企业文档系统的管理有以下几点优势：

1、企业文档管理无纸化，环保又方便。在一个公司的运营过程中，对于文档的管理一般都是由公司的人事部门先行细致统筹之后在录入电脑上传至网络，再经由区域网进行汇总，有一定的时间限制导致这种工作流程变得非常迟缓，造成了工作效率低下。这种传统的纸质型的文档管理，非常消耗体力且付出的劳动力也很大。而所进行的无纸化管理，只需要简简单单的在电脑前进行非常简洁明了的操作就可以完成以上所有耗费体力的劳动，所以其优势是不言而喻的。

2、科学管理，安全可靠。在传统的文档管理系统中，对于资料的处理基本上是由一个员工对应一份资料，这种处理方式往往会造成资料的丢失和损坏。而企业文档管理系统只需要，稍懂计算机操作的工作人员便可进行管理，纸质化的管理问题便可以迎刃而解了。

3、简化工作，促进其他方面的综合发展。企业文档管理系

统可以代替工作人员进行很多工作，从而会节省大部分工作人员的时间，从而提升公司的工作效率。

3.2文档网络安全管理系统出现的问题

（1）文档资源丢失问题

文档资源是试点企业重要的知识和数据资产，在日常办公中必不可少，但是日常工作中经常出现某个文件突然找不到、文件被误删除、计算机存储系统损坏等导致的文件不可恢复，同时文档资源的查找只能通过文件名进行搜索，效率低下[5]。

（2）文件共享问题

很多文档资源需要实现共享，不然会给日常办公带来麻烦，另外，如果一个文档资源只有领导拥有，由于领导不在部门或出差导致无法查看，影响工作效率，文档资源传递途径有限，如果多有都需要查看，则根据现有条件智能传递多次，耗时耗力[6]。

（3）文档资源安全问题

文档资源安全一直是试点企业所关心的重点问题，文档资源无法实现有效的加密，没有相关权限的人員也可以拥有具有一定密级的文档资源[7]。

（4）文档资源有效性问题

文档资源在传递过程容易出现错乱，导致错误文件被多次分发，或者找不到自己合适的文件进行查看[8-9]。

总结

一般企业的文档资源使用率高、共享程度高，但文档资源的安全是系统文档资源管理的基础，当前文档资源管理问题已经影响了企业的工作效率，甚至由于个别文档资源的管理失误造成公司的损失，因此，对于企业而言，急需一个完善的在线文档资源管理系统来解决以上问题，从而将公司的文档无纸化的管理进一步的推进，带动进行相关的智能化和电子化的发展模式。

参考文献

[1]范爱晶，徐建时. 构建基于Internet的电子办公信息系统[J]. 电脑与信息技术，2010：6：20-22.

[2]贾宗星. 基于ASP.NET的文档管理系统的设计与实现[J]. 农业网络信息，2015（1）：56-58.

[3]巢薇，李星霖. ISO15189体系文件管理系统的设计与实现[J]. 中国数字医学，2015（9）：110-112.

（作者单位：湖北工业大学）