陈娟

摘要：当前网络技术和管理模式都有了进一步的发展，我国信息化已经进入更加繁荣的时期，档案信息管理也在不断完善。档案工作随着社会文明的提高已经深入到各个领域，在经济发展和科技建设中发挥着重要的价值。虽然电力设计工程也执行了计算机辅助以及网络化设计，并拥有了大量的电子化计算机文件，但是关于电力设计工程档案信息的管理还存在很多问题，所以必须要提高档案信息的自动处理水平。文章以电力设计行业为背景，对提升电力设计工程档案管理质量的措施进行分析，旨在使电力设计工程档案管理工作更加准确和便捷。

关键词：电力设计工程；档案管理信息化；有效方法

一、关于电力设计工程档案信息化建设的介绍

档案是非常重要的信息资源，档案信息化管理是各个领域建设不可缺少的部分。目前计算机网络技术在档案工作中得到了有效使用，推进了档案信息资源的科学管理以及网络的有效传播，使档案管理拥有了智能化和信息化的良好发展。由于电力设计工程的卷册和图纸过于繁琐，给档案信息化建设带来了很大难度，所以必须要对信息技术进行改进和创新，使用科学的管理模式和先进的信息技术为电力设计创建出优质的信息网络，使档案信息资源管理集合自动化、网络化以及数字化，进而为企业信息化建设提供更加优质的服务。

二、电力工程档案信息化管理的具体要求

首先要使用户在最快的时间内就能够熟悉操作流程，拥有更加直观的浏览界面，让用户方便对浏览界面的信息进行打印。其次，构建完善的权限管理体系。通过恰当的权限管理，采取执行分布式的档案管理，使档案信息的网络能够有效共享。再次，构建新旧档案管理体系。既要保持原有案卷的管理方式，也必须对文件整理方面使用创新的归档方式。最后必须要使检索环节变得便捷。让档案信息人员不用再花费较长的时间去等待，过去好多个小时以及好多天都查不到的档案，只需要片刻就能完成，使档案工作有更高的效率。

三、电力设计工程档案信息化管理的有效方法

1.全面规划和科学部署

有些电力设计企业在档案信息化建设环节中使用了全面规划和集成化的管理方式，把档案信息管理成功纳入到相关企业的整体信息构建中，把档案信息当做企业信息资源至关重要的一部分。执行科学的管理。这样不光使档案业务管理更具专业化，而且还有效处理了电子政务中电子文件的归档问题。档案使用者可以凭借自身的权限，方便的查询到权限范围内的所有档案信息，使电子文件从形成和处理，收集到整理，移交到归档，检索到利用都变得简单易操作。

2.要落实好工作的重点

电力设计工程档案是一项比较复杂的工作。所以必须要落实好工作中的重点部分。例如某企业的电力设计工程档案管理工作，在制定出完整的信息建设统筹前提下，遵循先收集资料，然后整理和加工，最后保管和使用。执行支持档案业务管理的信息体系，采取自主研发和“外包”结合的技术方式，发挥出各自的特点，确保设计人员和开发人员以及档案业务管理人员能够建立有效的沟通，确定出实际需求，构建出统一的目标，执行档案数字制作体系和全文信息数字管理体系以及数字存储体系和档案数字利用体系等。当前这些信息系统都在企业内部顺利高效率的运行，在该企业工程档案管理在编目和加工转化以及保管和利用、数字化的管理基础上，成功引入了自动化处理以及智能化的管理模式，既提高了档案工作人员的管理能力，也强化了档案信息服务利用的真正效率。

3.采取分步实施的方针

倘若区域工程档案信息化构建在全局规划的基础上，就必须要使用分布执行的方式，这也是档案信息化管理的有效策略。比如某企业在电力设计工程档案的管理中，采取了“分步执行”的信息方式。以业务忙和工作量大以及档案管理重点部分作为初期网络应用的关键，对这些部分通过分档管理的方式，制定出完善的开发管理信息体系。通过这个系统的有效应用，最大可能的提升了业务人员的工作效率和管理水平，例如盘点和入库以及转出等工作环节，使用了无限条形码扫描方式，能够对档案的数量进行准确统计，使盘点工作高效率的进行。在对电力设计的其它档案信息进行管理时，软件开发人员可以把软件开发中重复的体力劳动转变成脑力劳动和编程方法，增加软件开发的功能。在进行系统设计和软件开发之后，构建出统一的档案管理信息体系，使用在工程资料管理的各个方面，达到优质的运行效果。

4.构建出优质的企业档案信息管理人才队伍

企业要定期对信息技术人员和档案人员进行专业的知识培训和思想教育，提高档案人员的专业技能和职业素质。另外档案工作人员还必须拥有积极的工作态度和高度的工作责任心，适应新时期下企业档案管理发展的真正需求，更出色的完成每天的工作任务。

四、关于电力设计工程档案的有效应用

1.构建文档一体化的模式

根据电力设计工程的特征，对檔案信息化发展方向进行充分研究，按照工程的实际需要，项目负责人设计出档案信息化建设的总体规划和分步执行以及业务发展的具体流程，制定出“文档一体化”和“网络化”以及“开发智能化”的方针，构建的内容涉及到创建网络平台和配置信息设备以及积累数字信息资源和执行文档一体化。把档案信息化项目最终总结为：有效的管理方法和积累资源，更好的实现信息共享，规范化的规章制度。

2.构建健全的电子文件管理制度

为了满足档案信息化管理的需要，必须实行一体化的管理方式，构建出健全的规章制度。管理制度中要包括对电子文件的管理和明确具体的职责以及电子文件的收集、移交和对电子档案的妥善保管。为进一步促进档案信息化管理打造基础。

3.工程档案智能化管理

电力设计工程中拥有大量的档案，要想达到信息资源的积累以及有效共享，就必须要采取智能化的模式。在档案管理信息体系中制定分类模式，对案卷数据和卷内数据以及归档文件进行整理，关于档案管理方面，要把与纸质档案相对应的资料准确输入到信息系统中。这些录入的电子文档也可以通过添加附件的方式加入到档案的正文，添加附件的先决条件是用户必须拥有电子版的档案。

例如计算机可以识别的一切数字信息，包括电子发文文件和电子收文文件以及扫描和录像制作的图片，都可以使用Netcase中的文档格式，包括WORD文档和PDF文档以及TXT文本等。还可以依靠高速扫描仪自带的扫描软件制成图片PDF电子文件，这种格式存储的文件能够不破坏数字档案的原始内容，并且完成之后所有人都无法再次对内容进行修改。对附件可以实行单个附加，也可以进行批量附加，但是批量附加的时候，注意附件名一定要与系统内电子档案目录相对应。这种方法能够构建出健全的电子档案数据库。

结束语

当前电力设计工程引进从单一的设计逐渐向网络化和协同化以及集成化的方向上发展，档案信息管理建设受到了人们越来越多的关注，电子设计工程档案信息化的宗旨是对档案信息资源实行自动采集和科学整理以及有效管理，对数据资源合理的利用，为促进工程设计技术的进步和达到工程信息的精确化管理提供有力支撑。我们必须对档案管理的现代化管理模式进行不断探索，从根本上提升档案信息的服务质量，拥有高素质的档案管理人才队伍。使电力事业能够持续稳定的发展。

参考文献

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（作者单位：湖北省电力勘测设计院有限公司）