马江华

随着高校管理体制机制的不断变化，高校办公室的责任和地位不断凸显，广大各方关注，工作自身也具有较大的提升空间。在本文中，笔者主要从高校办公室管理模式构建、高校办公室服务水平提升、高校办公室岗位职责明确、优化会议效果和质量等几个方面进行分析研究，尝试探索新时期高校办公室管理机制创新的可信性路径。

作为高校综合的工作部门，高校办公室不仅承担着校内校外一切活动和事务性的沟通与管理功能，而且也是高校师生以及各群体密切交流和合作的衔接纽带。同时，高校办公室管理质量代表和影响着高校的整体管理水平和服务能力。近年来，高校办公室面临着新的发展机遇，所处的环境较以往也有所改变，要想更好地辅助和创新高校重点和核心工作，需要敢于改革，迎难而上，顺应时代的发展要求，明确工作目标，不断调整和创新管理工作机制，全方位提升高校办公室的管理质量和工作效率。

1 构建完善的高校办公室管理模式

很多高校一味的重视教学进度和教学改革，忽略了高校办公室这一部门的重要性。要想更好地跟上高校高质量、快节奏的工作运转方式，需要对办公室的职能环节进行充分研究和分析，认识到影响高校办公室工作开展的问题和棘手之处，并积极寻求解决措施和方案，及时总结和反思现有的工作模式，构建完善的高校办公室管理机制和工作模式。第一，充分认识高校办公室的管理理念，明确办公室的工作职能。第二，进一步完善和规范高校办公室的管理模式，加强办公室对内、对外的沟通交流，确保办公室能够高质量的开展各项工作，提升办公室的管理效率和质量。

2 全面提升高校办公室的服务水平

作为高校的综合行政职能部门，办公室除了是连接高校各项工作的桥梁之外，还是高校服务管理的外在窗口和形象。在服务方面，高校办公室不仅要对高校的发展进行服务，而且还需要对高校领导、高层以及师生进行服务。所以，强化高校办公室的服务水平和服务质量，建立正确的服务理念，首先需要认真对机关和基层负责，耐心服务，打造良好的办公室服务形象。其次，高校办公室工作需要始终坚持“以人为本”的工作理念和宗旨，通过树立榜样示范作用，来加强工作人员的责任意识，诚恳待人，务实做事，提高高校办公室的服务创新意识和创新能力，为高校发展提供优质的服务水平。

3 明確高校办公室的岗位职责，建立和优化奖惩制度

目前，为了高校发展的需求，高校办公室内部设置了很多部门和小组，除了对各个部门和工作小组的职能进行合理分工之外，还需要细化到每个岗位，对每个岗位的工作内容和工作职责进行严格明确和制定，做到权责明确，务必使高校办公室的每一位工作人员都能够充分认识自己的岗位职责，发挥自己的工作特长，全身心的投入到实际工作中去，更加有效的对各项工作进行处理，避免和减少工作间沟通不畅、遇事相互扯皮、推卸责任的不良工作风气，认真出色的完成自己的工作内容。同时，在对岗位职责进行制定的过程中，需要坚持以岗定人的原则，根据岗位职责的要求来安排合适的人才进行任用，做到实事求是，一切从实际工作角度来合理安排人员。若部门之间岗位出现重复交叠的情况，可以适当的对部门或者岗位进行重组合并。安排人员要做到精兵简政，权责统一，“一个萝卜一个坑”，避免将原本一个员工就可以胜任的工作交给诸多人员进行管理，造成人员冗杂，工作效率较低的情况。另外，为了进一步加强工作管理和激励员工的工作积极性，还需要建立和优化原来的奖惩制度，根据岗位职责的工作要求和完成情况，合理制定考核制度，并定期对工作人员进行工作考核。对于优秀的工作人员，要及时采取一定的奖励措施进行奖励，对于考核结果不合格的工作人员，也需要进行必要的警告，督促他们能够努力工作，改进工作方式，提高工作效率。对于工作中出现重大失误、严重渎职的员工，应该就工作失误情况进行针对性的惩罚。

4 合理控制会议次数，优化会议效果和质量

会议是高校办公室工作中经常出现的一种办公管理方式，通过会议，不仅可以对高校各项政策和指示进行传达，讨论研究工作中的各项问题并提出解决方案，还可以及时合理的对工作加以布置，并进行经验分析总结，具有很多便捷之处。然而，在实际办公室管理过程中，会议并不是处理和解决问题的唯一途径，冗长且效率低下的会议反而会制约和阻碍工作的顺利开展。高校办公室应该对会议制度进行科学的研究和制定，实现会议管理的规范化、科学化和合理化，避免无效会议过多的影响和浪费高校资源。第一，高校办公室需要对会议的数量进行合理控制，无关紧要的小事或者不需要通过会议来处理的事情尽可能的避免通过会议来解决，避免会议数量过多，造成大家时间和精力的浪费，耽误工作的正常开展。第二，还需要优化会议流程，改善会议质量。在开会前需要对会议内容和资料进行充分准备，并在开会过程中合理安排和把控会议流程，将会议时间尽可能的缩短在合理范围内，争取更短的时间开出更高质量的会议，提升会议质量和效率。

综上所述，高校办公室在高校整个管理工作中占据这十分重要的地位。在高校体制改革的新形势下，高校办公室应该顺应潮流，与时俱进，摒弃传统落后的管理方式，强化创新和改革意识，全方位优化和创新管理工作机制，提高工作管理效率，促进高校的健康持续发展。

（作者单位：江西服装学院）