晏谚辉

本文分析了电子档案的优势和在管理上的特殊性要求，强调了电子档案管理的策略和对策。

电子档案 优势 管理要素 策略

电子档案，顾名思义，是依赖信息技术和电子媒介进行保存的文档资料。《电子文件归档与管理规范》之中将电子档案定义为那些生成于电子设备、储存在光盘、磁盘、云端之上、依赖数字设备进行阅读和处理并可以在通讯设备上相互传递和共享的电子文件。在计算机技术和网络技术不断进步和发展的时代背景下，电子档案信息化程度越来越高，电子档案数据量与日俱增，加强电子档案管理工作势在必行，在电子档案管理之中要将实现管理的真实性、准确性和完整性作为重点。本文笔者阐述了电子档案的优势和管理所具备的特殊性基本要素，并提出了电子档案管理的丰要策略。

电子档案优势和管理特殊性分析

（1）电子档案能够满足不同层次的管理需求。档案信息资料的利用可以划分为高低不同的使用层次，不同使用者对同一份档案可能提出不同层次的使用需求。底层次的使用需求主要是指基本信息的利用；高层次的使用需求则是指在基本信息基础卜的深层次挖掘，主要目的是探析数据背后隐藏的关系和含义。电子档案的科学管理能够在很大程度卜提升档案信息的利用效率，从不同层次满足信息使用者的需求，将档案信息的价值充分挖掘出来。电子档案能够根据档案资料建立的时间、档案资料本身的性质和内容进行分门别类管理，并在这个过程中查缺补漏、去伪存真。事实上，电子档案的科学化管理能够在节约成本的基础上最大限度地满足高层次信息使用者的信息需求。电子档案管理之前，一些已破损档案的保存耗费了档案管理的大部分成本，即便如此一些档案仍然不能妥善保存，档案损毁风险激增，同时还浪费了大量的档案存储空间，导致档案服务质量一直难以得到有效提升。在档案信息化、标准化和智能化管理之后，传统纸质档案管理的不足得到有效弥补，使用者可以方便快捷地查阅到所需的档案资料，满足自己的调研、科研和学习要求，减少在档案使用中的繁琐程序，档案服务质量自然能够走上高效、便捷的轨道。

（2）电子档案管理的特殊性信息

1.内容数码化。电子档案以符号和数码的形式存在于电脑或者其他存储设备之中，在查阅和阅读的时候需要通过相应的软硬件技术进行还原才能完成。

2.文档处理一体化。档案管理人员要参与到设计指导电子档案的处理过程中来，使得纸质档案能够满足电子档案的归档要求，在这个过程中要兼顾到电子档案的适用性、可读性、可存取性，档案管理者之间需要相瓦合作、互相促进，共同敦促档案管理一体化目标的实现。

3.存储技术复杂化。在纸质档案存储之中，只要满足了相关存贮的内外条件要求，就能够实现长期保存日的。而电子档案的长期存储则要面对更多的技术问题，有效地利用、保存和存储电子档案需要完善的支持性信息技术的支持。

4.开发利用形式多样化。传统档案管理之中已經积累了丰富的应用纸质档案的经验，但是电子档案信息存储在电子媒介之上，如何利用、在什么地点利用、档案的涉密性质等现实问题增加了档案的利用效率。档案管理部门需要综合考虑电子档案本身的性质和单位的实际应用需求，进而制定针对性的档案应用措施，并辅之以完善的软硬件设备和信息技术，使得电子档案的利用率得到显著提升，将电子档案的作用发挥到最优。

电子档案管理所需要素分析

（1）优质的档案管理工作队伍。档案管理工作质量的高低和档案管理人员的素质有着直接的关系。档案管理部门需要采取继续教育或者在职培训等针对性措施来提升档案管理人员的专业素质和职业修养，使其适应档案事业发展最新形势和科技发展最新成果，不断提升档案管理能力和档案服务质量。

（2）完善的档案管理系统。档案信息的充分利用需要完善有效的档案管理系统的支持，要建没完善的前台、后台、网络、数据库，就必须构筑全面、可行的、操作性强的档案管理系统。

（3）健全的规范标准。传统档案管理和电子化档案管理都需要有一定的规范和标准作为前提和基础。纵观任何一项管理工作，其出现问题的根源大多出m现在操作流程和工作标准之上，所以要根据电子档案信息的实际管理需求提供针对性的电子档案管理规范标准，形成独具特色、针对性强的管理标准体系。互联网+时代，档案信息存储需要云计算、大数据等相应管理技术的支持，每一个基层单位都需要根据自身档案工作实际情况出台相关的工作标准，并在管理过程中严格执行、有效操作，做好监督和规范工作，并制定电子档案管理相应的奖惩措施和制度，做到权责明确、奖罚并重，使得档案管理工作做到规范和有序。

电子档案管理策略阐述

（1）建立完善的档案管理制度。对档案信息利用批度、使用者查阅和使用档案的权限、档案信息的利用方式和利用范围都要明确予以规定。除此之外，还要对档案信息管理进行明确的制度规定，相关部门首先要运用互联网技术进行档案信息收集和完整档案的建立，确保电子档案能够及时人档，使其能够满足不同层次、不同需求的信息使用者提出的要求。要将纸质档单和电子档案的使用结合在一起，根据档案管理和档案信息的实际情况来创新档案管理模式，持续不断地提升档案利用效果和档案服务质量。

（2）规范档案利用方式。档案管理者要根据答案利用者本身的身份和档案密级规范严格地规范档案信息的使用范围和使用方式。绝密的电子档案信息应当禁止拷贝，只能在特定的地点并在全程监控之下予以浏览，避免档案资料被盗用或者窃取。在应用互联网开展档案信息利用的时候，要对绝密档案进行加密处理，定期更改安全密钥以避免资料被黑客攻击，造成无法返回的损失。

（3）增强档案管理意识。档案管理水平的提升需要档案档案管理意识的提升，这样管理者和使用者才能深化档案管理在经济社会发展之中的意义。相关部门需要加强对档案管理人员的培训和教育，提升其电子档案管理理念和意识，增强其责任感和归属感，并真正地意识到本职工作的战略意义，加强电子档案管理工作的规范性建设和制度性建设。各单位要根据本单位实际情况有的放矢地开展电子档案管理，做到因地制宜、有效推进。

（4）维护电子档案的原始性。在应用计算机技术进行档案管理时，应当以原始形式还原较为特殊的档案，并让电子档案载体的物理安全得到保证。作为电子档案载体，其大部分都是磁光介质的，应当做好防尘、防潮和避光工作，使其原理有害气体和强磁场的干扰。管理人员还要定期检测电子档案的安全性和有效性，检测、维护和拷贝相应的电子档案信息，做好登记记录，记录好详细的检测时间和检测结果，在出现问题的时候要及时予以解决。

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