周恒勇

[摘 要] 根据国家对高校资助工作的新常态要求，结合三峡大学学生资助管理中心工作中的实际需要，介绍三峡大学资助常用函数及其操作，以探索高校资助工作常用函数的处理办法。

[关 键 词] 高校；资助；函数；比对

[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）19-0220-01

为实现中华民族的伟大复兴，根据国家对资助工作的脱贫攻坚要求，精准资助在高校资助工作中日益突出。三峡大学本部普通本科在校学生22000多人，学校每年对困难学生的界定人数占学生总数的近40%，根据湖北省教育厅为学校划拨的资助经费，学校资助和奖励的学生人数达7000多人，每年全校2万多普通本科学生要参加城乡医疗保险和保险缴费。如何在有效时间内，在全校上万的学生数据库中找出需要资助的对象和数据，提高学校的办事效率显得尤为迫切。

根据近些年在资助工作中常用的函数运用，现将我校在资助管理工作Excel表常用函数比对方法进行归纳，以便于汇总、核实、统计数据。

一、不同“工作表”的数据比对函数

资助工作中经常涉及的一种情况是大批量的两张不同表格数据之间的数据比对，要通过学号（或身份证号）找出两张表格中数据相同或不同的数据。对此，我们运用以下两个函数公式解决。

（一）不同工作表的数据比对函数公式

1.学号（10位数以内）的比对函数公式：“=if（countif（Sheet2！A：A，A1）=0，""，A1）”

2.身份证号比对函数公式：“=vlookup（A1，Sheet2！A：A，1，0）”

以上2个函数公式使用，都是在Sheet 1中“B1”格输入公式，查找Sheet 2工作表A列与Sheet 1工作表中A列同行中相同数据（或需要导入的数据）。

（二）不同“工作表”学号（或身份证号）比对操作步骤

1.将需要比对的表格数据分别拷入Sheet 1、Sheet 2中；

2.将Sheet 1、Sheet 2中需要校对的数据项目拷入到A列；然后将两个A列数据“文本化”，具体做法如下：

（1）将A列数据复制到新建文本文件中；（2）将A列改为文本格式（选定A列，点击鼠标右键/设置单元格格式/数字，选“文本”）；（3）将文本文件中的内容复制，重新粘回到A列。

3.将Sheet 1中插入一列（B列），B列“设置单元格格式”设为“常规”格式。B1中输入公式：

“=if（countif（Sheet2！A：A，A1）=0，""，A1）”（或“=vlookup（A1，Sheet2！A：A，1，0）”）；在Sheet 1中B1右下角双击“+”或下拉至全表最后一行。

4.再将B列比对数据结果“文本化”（重复步骤2）。

（三）不同“工作表”的合并函数公式

资助工作中我们经常涉及的第二种情况是大批量的两张不同表格数据之间的数据合并，要通过学号（或身份证号）把一张表格的数据导入另一张表格。对此，我们运用以下函数公式可以解决：

“=Index（Sheet2！B：B，match（A1，Sheet2！A：A，）”

函数公式的含义：根据两表中A列数据进行比对，把Sheet 2工作表中B列同行的数据导入到Sheet 1中的对应行。

函数计算结果及其含义：Sheet 1中的B列显示出的就是在Sheet 2中B列同行导入数据；显示为“#N/A”的，即是Sheet 2中A列没有的数据。

二、函数比对操作中的注意事项

1.函数公式输入状态均为半角英文格式；

2.由于基层数据统计和输入的方法可能不同，因此在复制数据时，一定要先做好比对数据的准确性校对工作：

（1）把所有数据改为文本格式（金额除外）；（2）替换掉数据中的“空白”信息；（3）检查数据是否有重复、数据输入是否有多一位或少一位的问题；身份证核对：是否有粘贴后，后三位显示为“0”的现象（可以用查找“000”找出）。

三、同一个工作表内的相关数据比对函数

资助工作中我们经常涉及的第三种情况是大批量的同一张表格内的数据校对和提取，一般情况下，我们还是通过学号（或身份证号）完成。

（一）以下4个函数公式使用，都是在当前工作表中“B1”格输入公式，查找当前工作表同行A列数据中所需信息

1.學号（10位数以内）重复核对函数公式：“=countif（A：A，A1）”，显示结果1、2、3...分别表示同行A列中有一个、有二个、有三个......本数据。

2.身份证号从第1个到第20000个数据的重复核对函数公式：

“=sumproduct（n（A1：A20000=A1））”，显示结果1、2、3...分别表示：同行A列中的第一个、第二个、第三个...本数据。

“=sumproduct（n（$A$1：$A$20000=A1））”，显示结果1、2、3...分别表示：同行A列中有一个、有二个、有三个......本数据。

3.身份证号（数值个数）是15位、18位检验：“=or（len（a1）=15，len（a1）=18）”，公式含义：如果是15位或18位身份证号，就显示正确（TRUE），否则显示错误（FALSE）。

4.提取身份证号的出生日期公式：

=IF（LEN（A1）=15，"19"&MID（A1，7，2）&"-"&MID（A1，9，2）&"-"&MID（A1，11，2），IF（LEN（A1）=18，MID（A1，7，4）&"-"&MID（A1，11，2）&"-"&MID（A1，13，2），""））

公式的含义：如果是15位或18位身份证号，就显示出生日期，否则不显示。

（二）同行两列数据一致性检验公式“=if（A1=B1，””，”错误”）”

在当前工作表中插入C列，“C1”格输入公式，查找当前工作表A列与B列同行中所需核对数据信息是否一致。显示结果含义：显示为空的表示数据一致，显示为“错误”的，表示数据不一致。