张杰

[摘要] 经过建立具有极强的专业技能的档案信息组织，将医院员工的数据信息资料进行科学规范的监管，相关的信息化管理系统中就包括医务护理、人事招聘调动、科研药品采购、干部履历收集等内容，具有极强的模块维护及集成调阅两种功能，高效从本质上将档案数据资料使用效率低下、管理不集中、工作重复性强等现象规避，真正将档案信息的协同共享管理方法落实到位，能够为今后医院领导决策和员工考核提供有效的参考数据。

[关键词] 档案信息系统；模块化；展望

[中圖分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）01（a）-0197-02

医院组织创建的信息档案管理系统（HTAMS）属于医院人力资源监管部门的重要构成要件。信息化档案是通过医院全部员工在长期的医疗工作过程中累积起来的数据资料，这当中包含相应的医务护理、人事招聘调动、科研药品采购、干部履历收集等信息资料，是通过全部医务人员的长期劳动获取的，具有很高的医学价值及相应的科学研究成果。以往的医院档案管理资料都是使用人工进行记录、内容过于混乱，无法对整体的数据资料做出公正客观的评价，给人才的选拔挖掘等形成严重的阻碍。现阶段医院信息化建设的步伐在逐步加快，相应的人事制度改革方面也有很大的变动，使用建设信息化档案资料管理系统来完善医院工作业务管理工作具有极大的必要性，在医院档案资料制度的监管指引下，医院的档案监管体系变得更加规范及标准，能够有效的达到医疗、教学及科研工作的需求。

1 现阶段专业技术档案管理存在问题

1.1 重视程度不高

就目前情况来说医院对员工技术档案管理工作缺乏重视力度，完全没有从根本上察觉到员工档案管理系统在医院人事工作中发挥的重要作用。专业技术档案主要是用来掌控员工的政治、工作及生活生命线，是医院用来监管员工工作及规范员工行为的重要工具及手段，是医院用来内部升干、选用人才的重要平台，也是医院用来培养后备人才、增强医疗品质的重要载体。但是因为医院员工没有从根本上认识到档案管理的重要性，与其相关的都很多档案资料（相关证件、等级证书等）由其自行保管，通常都会处于比较无序零散的现象，由于自己比较粗心导致相关证件经常丢失，每次遇到职称晋升和考试应聘需要使用时都要花费很多的时间和精力去整理档案数据资料[1]。

1.2 管理缺乏规范、制度不健全

医院专业档案对员工工作过程中发生的相关变故经历、晋级职称、科研论文、执业范围及相应的考核技术等信息进行连续性记载，就现阶段来说医院缺乏完备的规范机制来确保相关的档案资料采集具有及时准确的特征，从而出现档案资料不准确不具备真实性等现象，收集的渠道具有多样性特征，因此造成严重的丢失情况。

1.3 管理部门较多、资料不能共享

相对来说，医院员工的类型极富多样性并且相应的岗位性质设置比较多，因为医院里面医务人员的工作跨度比较大，所以相应的档案资料收集具有很大的挑战性，通常情况下收集起来的相关信息资料都是由本科室部门自主管理，里面的涵盖面也比较广（工号、姓名、性别、年龄、参加工作时间等），很多工作都还停留在以往的Excel工具记载的原始资料状态，关于医生的职业技能等级、医疗绩效考核、学会任职、外出会诊等数据信息都交由医务处采用手工填充，相应的护理人员就护士分级监管、工作履历、考核等数据资料也是交由护理部采用手工填充[2]。医院所有人员的论文发表情况、再深造、课题等数据信息均交给科教处采用手工填充。而相应的员工档案管理资料都是由多部门科室进行管理无法进行汇总交流，因而导致数据资料信息无法实施共享，信息的整合程度、使用价值极为低下，导致医院的工作效率严重下降。

1.4 信息无法传递、效益核算不准确

就目前情况来说，相应的人力资源信息通常都是由各科室采用手工方法实施数据传送，不能从根本上和实际的人员调整保持一致。员工的信息变动无法和员工在临床中的业务系统调节保持一致，进而给医疗人员在该科室中的临床业务工作的汇报造成严重的制约，导致该科室的效益审核与计算工作无法有效得出落实。员工的上下班情况没有办法准确及时地传送至人力资源部，人力资源无法在第一时间进行出勤情况核对并上报给财务进行薪酬核算。人力资源部也无法将临床上医护人员每天的工作量做到准确分析及掌握，对工作的全方位发展缺乏根本性的认知，不能对全部员工的绩效审核提供有效的参考数据[3]。

2 专业技术档案信息系统设计

将各种专业人员的技术档案采集规整和相应的开发使用工作落实到位，对有效增强医院的全方位管理工作开展具有无可替代的作用。苏北人民医院自2012年迄今为止，按照医院的全方位监管要求，有效制定了较为专业的技术资料档案系统。

2.1 系统的目的及原则

关于苏北人民医院所设计的档案信息管理系统将高效管理作为中心论点，其宗旨就是遵循高效传递、标准稳定、操作简单等，相应的操作原则就是遵从领导、全面参与、全方位协调合作、分环节见效果、数据资料导入和录入相组合的模式。

2.2 系统结构

该系统所使用的就是在WEB应用基础上的B/S方法，通常情况下都是依靠医院自制的网络平台，在配置方面具有较强的称可塑性和拓展性，调配起来比较方便。该系统所开发出的语言为C#，相关的后台数据库就是Oracle，能够和医院的全部系统的接口相连接，除比较简单还具备较强的操作性特征。

2.3 系统模块

①员工基础档案数据资料。这里面包含相应的基础资料、教育程度、职业数据信息、任职信息、职位变更、工资增减情况、合同变动、考核情况、奖惩资料、相关等级证书、家庭人员组成情况等。员工的基础信息资料就包含相应的（工号、姓名、性别、年龄、籍贯所在地、民族、身份证号码、所获学位、毕业院校时间、首次参加工作时间、工作性质、岗位类型、联系方法等），除此之外还有相应的人事部门、考勤部门、就属支部、电子邮箱、家庭住址等相应数据信息资料；和教育有关的就包含相应的工作履历和教育经历；职业信息里面还涵盖相应的资格证书编号、执业证书编号还有医生等级等；岗位职务就包含相应岗位变动和职务变更记载；合同变更就是在工作过程中对合同中相应信息的更改；考核情况就是记载相应的年度测评信息[4]。②医疗档案方面。就包含相应的职业信息数据、体检记载、职业医生再深造和其他相应的学习机培训机会。③医生职业道德和干部履历数据。采用相应的界面填充表格来填充医生道德和干部履历信息，并由系统自主生成医生道德和干部履历填充表。

3 专业技术档案信息系统的实施效果

3.1 落实人员全面信息化管理

创建属于全员职工的唯一可以使用的ID，并据此来创建相应的人力资源档案信息数据资料管理系统，管理对象就面向全院的职工展开，通常情况下包含相应的（正式职工、再度聘用职工、进修医生、研究生、实习医生、工人），并将全部人员交给人力资源部门、医务科、护士站、课教处等相关部门进行相应的分工合作。

3.2 降低提交资料的重复度

通常情况下作为相应的卫生部门医院经常都要面临上级卫生单位的突击检查，每次都需要收集很多的资料进行上交，医院内部相应的监管部门也要花费大量的时间及精力去进行分门别类的整理；从另外一个角度来讲当员工职称晋级或者需要用到档案信息资料的情况下也要向医院的所有部门所要索手工资料。相应的技术档案资料高效化运行，通过系统进行实时地全方位的信息调阅方法，有效增强了专业技术档案管理的效率和品质[5]。

3.3 达到和临床业务系统中人员基本信息的同步更新

在档案平台中使用同种手段维护全部人员的基本数据信息，就包含相应的（科室、职务、职称）等，这样全部的资料信息就可以在同段时间及时的更新到相应的PACS、HIS、LIS等临床业务系统网站里面，经过对全部的资料信息进行有机整合再创造就能从根本上将人员信息无法统一、不能及时有效更新等导致的信息安全问题及相应的医疗隐患问题有效的规避。

4 专业技术档案系统的展望

4.1 对员工檔案数据进行深入利用

对于相关网站系统的高效构建应该分层、分级的进行落实，就比如相应的职工绩效考核KPI指标条例，最终使全部员工的绩效考核数据资料以量化的形式呈现在大众面前，为医院职工评估、内部晋升、绩效薪酬变革、奖金配置等工作供应有效的参考数据[6]。

4.2 达到和医院会议考勤系统数据同步

应将医院内部的相关学术讲座的刷卡考勤记载和相应的参会记录直接在技术档案系统里面展现出来，并自动生成数据表格进行汇总分析。相关医院专业档案数据信息管理的终极目标为：能够实现并有效将全部人员的资料信息集中统一管理，有效达到各个科室之间协同合作，较好完善有利用价值的数据信息，从根本上将医院人力资源数据资料及信息无法共享、科室间管理较为混乱等问题解决，并创建全面客观的档案信息资料[7]。

[参考文献]

[1] 熊含艳.从三级甲等医院评审看卫生专业技术档案管理[J].中华现代医院管理杂志，2012.

[2] 李慈，栗蕴.浩瀚-机关档案管理系统在附属医院临床教学档案管理中的实践与探讨[J].云南医药，2013（3）：258-260.

[3] 杨凝.“互联网+”时代的医院综合档案管理探讨[J].科技创新导报，2016（18）：132-133.

[4] 李燕，熊长英.浅谈医院专业技术档案的管理及利用[J].兰台世界，2011（s2）：58.

[5] 黎带娣.浅谈医院档案管理存在的问题和改革思路[C]//档案管理与利用—方法技术实践，2013.

[6] 李淑春.浅谈医院档案工作中存在的问题与解决措施[J].兰台世界，2015（s5）：70.

[7] 李妙，姚遥.基于人性化理念的医疗质量考评体系[J].中国卫生质量管理，2010，17（5）：2-5.

（收稿日期：2017-11-09）