李笃臣

【摘要】经济的快速发展使得人们的生活发生了很大的改变，信息技术、网络技术在人们生活中的作用越来越大，在档案收集管理工作方面也是如此。工程档案对以后的城市规划和工程扩、改、修建都具有重要的参考意义。但在实际的档案管理工作中，工程档案的收集与移交工作存在很多问题，本文对这些问题进行了详尽的分析研究，并提出了具有针对性的改进对策，对提高工程档案的管理水平具有一定的实际意义。

【关键词】工程档案；收集；移交

【中图分类号】TU984

【文献标识码】A

住建部与各省市建设部门对工程资料管理工作都非常重视，多次强调要做好工程资料的收集和移交管理工作，明确指出：任何一项工程如果工程资料不符合标准规定，则判定该项工程不合格，对工程质量具有否决权，因此，一定要做好工程档案的收集、移交管理工作，保障工程档案真实完整。

1、工程档案的概况

1.1工程档案的含义

工程档案主要是指在工程建设活动中，从前期的准备、设计、施工管理到后期的竣工验收，这段时间内所产生的有价值的图文及声像资料，并对这些资料加以收集和整理，作为档案予以保存。

1.2工程档案具有的作用

首先，工程档案就是对于该项工程技术和经验的总结。由于在工程建设的过程中，不断有新的方案和技术投入使用，所以工程档案也是在不断更新变化中，但是因为有了这些档案，使得工程项目的发展过程具有非常清晰的脉络，尤其到了后期工程的保养和改建，都需要利用工程档案，来进行设计施工。其次，工程档案是重建的主要依据。由于工程项目在建设完成以后，可能在投入使用的过程中出现一些灾害、损毁，需要重新修复才能继续使用，这个时候就需要该项工程前期的档案作为依据，来进行施工。

2、解决工程项目档案收集的要点

2.1加强档案收集工作重要性的意识

众所周知，在一个单位中，是否对一个工作重视，与领导有很大的关系，领导重视的部门就会增加人力和财力的支持，进而提升这一部门的工作质量。只要领导重视档案收集和整理工作，那么就会将更多的人力、物力和财力分到档案管理部门，配合档案部门的工作，才能将工程项目档案工作完成的更快更好。而如何加强对档案收集工作的关心和重视又是发展好档案收集工作的关键性所在，要增强一个单位中领导对档案工作的关注程度，让领导意识到这一工作的重要性，要了解档案工作人员工作的重要地位，肯定他们的工作能力和成果，向其他岗位的人宣传档案资料的重要性，让大家一起积极配合档案收集工作。

2.2完善相关的档案管理制度

一般的工程建设单位，在项目的工程准备、监理、施工、竣工及竣工验收等环节，大都没有设立独立的内部档案管理机构，因此，并没有单独的工作人员来负责这一方面的任务，人员流动性很大，这样以来，对工程项目的档案收集完整度和整理带来很大的弊端。因此，各单位为解决这一问题，均应设立专门的档案管理机构，分配专门的工作人员贯穿工程建设的全过程来完成这一任务。其次，还应该依照国家建设工程档案管理和建设工程质量管理相关法规，结合当地城建档案管理机构归档和整理要求，制定本单位相关的规章制度来规定档案收集资料的标准，制定出相关的标准来去检验资料收集的质量问题，一旦发现与标准有出入的地方就要及时的改正。

3、工程档案移交工作中的问题及对策

3.1工程档案移交问题。主要由以下几点：

（1）档案资料移交不及时。住建部《城市建设档案管理规定》和《建设工程文件归档规范GB/T50328-2014》规定“工程竣工验收后3个月内，应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案”，在实际的档案管理工作中，工程档案的移交工作受到多方面的影响，造成了档案资料移交不及时的问题。主要是因为工程档案资料缺失和不齐全、移交整理不规范，无法按时进行组卷移交，造成档案管理机构不能及时接收建设工程档案。（2）各级档案管理机构从业人员配置不足。不同地域的城市建设和管理以及发展差异，尤其在工程档案管理一线岗位，受人员编制影响，工程资料验收人员少，配置不符合《地方各级档案人员编制标准》，导致档案资料验收各个环节人员工作强度增大、验收质量下降、办理时限延长。（3）档案管理人员专业能力不强，档案管理法规意识淡薄，对档案移交工作不重视。某些档案管理从业人员初学专业与档案管理不符，档案法规意识不强的人员，对档案的移交工作不重视，工程档案观念不强，导致了工程档案移交工作不能顺利开展。很多单位只注重工程建设进度以及档案资料的收集整理，而对工程档案资料的移交和审核流程却没有给予足够的重视，工程档案的管理人员也就很难进行良好的工程档案移交工作，导致档案资料移交时缺项、整改内容偏多，造成移交时限延长。

3.2工程档案移交对策

在实际工作中，我们认为有如下几点：（1）加大档案法规宣传，强化档案移交的时间概念。首先，要利用城建档案信息网站或平台、媒體和工程开工前期进行立项以及规划选址阶段，进行档案法规、归档范围、移交流程等信息宣传，档案管理机构就档案移交事项进行业务指导，实行档案移交或整改事项一次性告知制度。二是加大执法监督，在档案管理人员中强化档案移交的时间概念，促使档案管理人员有一种时间上的紧迫感，从而能够保障档案管理人员的工作具有较高的效率。其次，要求档案管理人员档案资料的收集、整理过程中更加认真，确保资料一次性收集齐全，从而避免由于资料缺失，影响档案资料的按时移交。（2）档案管理机构要积极与编制部门沟通，根据当地城建档案管理需要，按照《地方各级档案人员编制标准》编制人员配备到位，人员规模、结构满足工作开展需求，提高档案移交审核及接收时效。（3）强化业务交流和培训。一是档案管理机构应定期组织建设单位和相关业务人员进行业务交流和专业培训，采取档案专业人员继续教育、外出培训、网络授课等形式，强化档案管理人员的法规意识，提高档案移交业务技能。二是按照《建设工程文件归档规范GB/T50328-2014》规定的建设工程文件归档范围和归档质量要求，制定完善的移交和接收流程，通过对档案管理人员进行系统全面的档案管理培训学习，不断提升城建档案队伍素质，培养档案管理人员充分认识建设工程档案收集移交的重要意义。

结语：

综上所述，在实际的档案管理工作中，工程档案的收集、移交是一项复杂程度高、工作量大、非常繁琐的系统工作，这就对从事工程档案管理的工作人员提出了较高的要求。本文对工程档案收集、移交中存在的问题进行了详尽的分析研究，根据存在的问题提出了具有针对性的改进对策，希望对从事工程档案管理的相关人员有一定的启发，进而促进工程档案管理水平的不断提高。

参考文献：

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