郑汇泉

摘要

本文围绕山东省“面向农村和城市社区基层干部开展学历教育实施素质提升工程”项目，就如何在组织部门和电大系统之间建立一个多种沟通方式并举、分类管理、分层要求、运行顺畅的信息沟通机制展开论述。首先讨论了创建组织部门与电大信息沟通机制的必要性和可能性：进而论述了信息沟通机制的适用范围、沟通方式、沟通层级、运用原则以及督导规定，尤其具体分析了各种沟通方式的优缺点，并针对不同沟通人员制订了不同的沟通规范，实现分类管理、分层要求、运行顺畅的信息沟通，达到工作联动、步调协同、管理高效的工作目的;最后，文章指出此信息沟通机制旨在督促指导基层干部学历教育各方人员加强沟通，促进工作，同时减少过多的信息干扰，提高工资效率。

【关键词】素质提升工程 组织部门 电大 信息沟通机制

2015年下半年，山东省委、省政府立足提高全省城乡基层干部的综合素质和履职能力，提出“面向农村和城市社区基层干部开展学历教育实施素质提升工程”（以下简称“素质提升工程”）的战略要求，由省委组织部依托全省电大办学系统开展该项目。为切实推进该项目的开展，建立一个统筹兼顾、信息畅通、管理高效的“素质提升工程”组织部门和电大工作机制很有必要，其中实现跨组织、电大两大系统，市、县两个层面，多个单位的信息沟通尤为必要。

1创建组织部门与电大信息沟通机制的必要性和可能性

信息沟通是双方的行为，是一个信息传递和理解的过程。成功的信息沟通应是经过传递后被接受者感知到的信息与传播发出的信息完全一致的。

山东电大由省、市、县三级电大组成，不同层级电大之间分工协作，依靠电大特色的信息沟通方式，上下联动，开展成人学历教育。组织部门因其工作的特殊性，也有着其特定的信息传递手段。只有建立必要的跨系统、跨层级、跨单位的信息沟通机制，才能实现工作联动，做到步调协同、管理高效。否则，就会出现沟通效率低下、沟通渠道不顺畅，甚至信息遗漏造成工作延误。

由于此类信息传递涉及的系统多、层面多、部门多，实现上下贯通、运行顺畅的沟通实非易事。按照鲁组发【2015】 52号文件里面组织部门和电大系统的责任分工、激励保障和考核评价要求，结合市县组织部门和电大组织架构和工作实际，借助现代信息技术，就能实现跨系统、跨层面、跨部门的信息传递。

2信息沟通机制的主要内容

根据鲁组发【2015】 52号文件要求，结合市县两级组织部门和电大系统管理现状，以现代信息技术为依托，构建多种沟通方式并举、分类管理、分层要求、运行顺畅的信息沟通机制。

2.1适用范围

适用于开展农村和城市社区基层干部学历教育县（市、区）组织部门、电大系统管理人员、课程教师、学员。

2.2沟通方式

线下方式：面谈、电话;线上方式：微信、QQ、邮箱、基层干部学习平台等。根据信息沟通效率的高低，笔者把沟通方式依次劃分为六个层级。

如图1所示。

各种沟通方式有不同的沟通效率（信息传递的速度）、沟通成本（花费的时间、金钱），以及各自的特有优势，列表如表1所示。

一般来说，沟通效率越高，沟通成本越大。我们必须彻底梳理各种沟通方式的特点，灵活运用，以求做到沟通成本最低，沟通效率最高。

2.3具体规定

2.3.1线下方式的规范要求

（1）面谈方式。包括会议、汇报、商谈、诫勉谈话等等，在保证需要的前提下，尽量少用面谈方式，以降低沟通成本。

（2）电话方式。必要时候，可以采用微信电话或者QQ通话等形式，有效降低成本。

2.3.2线上方式的加入或注册

（1）市委组织部、市电大、各县组织与电大主管基层干部学历教育部门第一责任人须加入微信群，作为紧急重大通知下发协商渠道。

（2）组织部门、电大系统管理人员必须于任职之日起两周内实名加入组织与电大工作研究QQ群。

（3）全市课程教师必须于任职之日起两周内加入德州基层干部学历教育交流QQ群。

（4）全市学员须于入学后一个月内，以班为单位全部加入所在班级的QQ管理群和微信群。各县电大将各班的QQ群号和微信群名称向市电大报备。

（5）各县（市、区）组织部门、电大系统管理人员、课程教师、学员，必须按照山东基层干部学历教育学习平台的规定注册认证，按时登录学习平台开展教学活动，并确保使用的有效性。

2.3.3线上方式的登录规定

（1）微信登录制度。所有微信群确保每半天登录一次（微信登录半天制度）。

（2） QQ登录制度。①组织部门、电大系统管理人员每天上午、下午上班后首先登录德州基层干部学历教育QQ交流群，查看、处理教学教务信息。②课程教师每周二必须登陆1次德州基层干部学历教育QQ交流群，每周登陆不少于3次。③学员每周登录班级QQ群、微信群不少于7次，及时查看、回复班级教学管理信息，加强同学交流。（QQ登录1037制度）

（3）邮箱答疑制度。各县（市、区）班主任与课程教师每周登陆答疑邮箱（QQ邮箱）不少于1次，查看相关信息，开展答疑活动。

（4）学习平台登录制度。①各组织部门、电大系统管理人员至少每周登录3次基层干部学习平台，查看相关信息。②课程教师至少每周登录3次基层干部学习平台，查看、处理教学信息。③学员每周至少登录7次基层干部学习平台，浏览教学资源，参与课程学习，与同学、老师交流学习情况。（学习平台登录337制度）

2.4沟通原则

2.4.1客观公正优先原则

客观公正是信息沟通的基本要求，是确保信息传输过程不失真的根本保证，沟通各方应最大性的将客观信息传递给对方，保证信息处理中的快速性、真实性、完整性及准确性。

2.4.2紧急重大事项优先原则

沟通紧急重大事项，基于高沟通效率需求，以高层级沟通方式为主，亦可多种方式并用，并做好沟通记录。

2.4.3线上方式优于线下方式原则

各系统、各部门工作性质和工作程式不同，为避免过多打扰其他工作的正常进行，日常沟通中尽量多的采用线上方式，允许对方于工作间隙接收处理相关信息。相关人员要熟练运用计算机和网络进行信息处理，提高信息处理的效率。

2.4.4低层级方式优于高层级方式原则

在确保沟通效率需要的前提下，尽量多的使用低层级方式，有效降低沟通成本，同时利于保存各种文档、记录。

2.5沟通督导

采取检查沟通记录、举办网上会议、抽查通报的方式，督导各类人员共同遵循沟通规范，步调协同。

2.5.1沟通记录

各相关方要做好会议纪要、汇报方案、商谈谈话记录等等，备案待查。

2.5.2网上会议

组织方定期、不定期举办网上沟通会议。

（1）正常例会，通报、处理相关事务，按照正常会议考勤;

（2）网上登录检查，不定期发布查问信息，各管理人员按要求某一时间段内回复，以证明自己的规范登录行为。

2.5.3抽查通报

采取不定期抽查方式，通報记录登录情况，作为对各课程教师和学员教学评价和素质测评的重要依据。

3结语

此信息沟通机制旨在制度层面上规范信息的上传下达，督促指导基层干部学历教育各方人员，并明确信息传递各环节的责任，促进工作，同时减少过多信息干扰，提高效率。只要相关各方遵循沟通原则，严格遵守规范，多种沟通方式并举、分类管理、分层要求、运行顺畅的信息沟通机制一定可以建立起来，并运行良好，有效实现基层干部学历教育教学教务管理信息的快速传递，推动相关工作的有序进行。

参考文献

[1]张志为，蒋昙飞，学风建设中辅导员信息沟通机制的研究与实践[J]，中国校外教育，2013 （30）： 52.

[2]吕丽辉，马香媛.研究生教学督导工作信息沟通机制研究[J].杭州电子科技大学学报（社会科学版），2015 （05）： 62-66.

[3]邵泽田.信息时代企业内部信息沟通方式对管理效率的影响分析[J]，中国高新科技，2 018 （19）：119-121.

[4]胡晓雯，党校图书馆办公室信息工作初探[J].办公室业务，2018（20）：80.

[5]周睿，协同视角下高职院校内部行政沟通提升原则探究[J].机械职业教育，2018 （05）：13-14+20.