王吉平

摘 要： 近几年，互联网逐步深入各行各业，档案逐渐由原先的纸质版档案转变为电子档案，查询、管理、储存的便利性，使得电子档案取代传统档案；同时，档案管理人才的重要性逐渐降低，人们对档案管理人才的忽视，导致大量档案管理人才流失，为档案管理带来诸多隐患。笔者对此进行探讨。

关键词： 档案管理；问题；措施

前言：档案是机关、企业、个人等在业务处理过程中产生、持有并保存的信息记录、文件等，是直接形成的历史记录，具有历史再现性，是重要的信息载体，对人、企业、国家等的发展非常重要[1]。在传统的档案管理中，占地面积大，不易保存，浪费树木资源、不易管理等，电子档案的出现，极大便利了人们对档案的规整、查找与保存，节省了大量成本。但是，电子档案的出现，诸多企业已经取缔了档案管理部门，由人事部门兼职管理，最终，档案的作用难以发挥。

1、档案管理的重要性

据悉，2015年5月28日晚，某村村委会因为对档案室的疏于管理，导致档案室发生火灾，不仅烧毁了村庄自1961年建村以来所存的近40卷文书档案、未立卷的档案等，还烧毁了村委会的其他房屋，导致当地近50年的历史无处可查，丢失的历史，影响了当地文化的发展，影响了当地经济建设。相反，档案管理人员重视档案，隔离一切危险，则会在就不会发生，可见，档案管理非常重要。该次档案烧毁事件带来的影响并不大，若在医院、企业等中，遗失重要档案，极易为医院、企业的稳定运行带来影响，严重时，甚至致使其倒闭，可见档案管理的重要性[2]。另外，对于电子档案，若疏于管理，极易导致档案资料的泄露，影响企业、部门等的发展，可见，无论是电子档案或者纸质版档案，缺乏管理都会带来严重后果。

2、我国档案管理中的弊病

2.1、忽视了档案管理的重要性

长期以来，相当一部分人对档案管理工作的工作方式、工作重要性等存在误区，包括部分领导者、档案管理人员等，认为档案管理就是整理资料、 抄写归档，只要不丢失、不泄露、能够应付外调、查档即可，不能为部门带来经济收益，认知的错误导致诸多档案管理人员专业性不足，甚至在工作中敷衍了事，影响了档案管理发展[3]。

2.2、电子档案完全取代纸质档案

自电子档案问世以来，因电子档案成本低，资料存储、查找便利，归档方便，不需要担心明火、虫、潮等导致档案缺失，种种优势，诸多企业部门越发重视电子档案，甚至，电子档案已经完全取代纸质档案。电子档案存在时间短，还未有完善的管理模式，而计算机网络存在安全问题，电子档案信息容易泄露，影响了部门、组织的安全，

2.3、档案管理软硬件设施不足

目前，在电子档案管理中，主要是对黑客、病毒等的预防不足，档案信息存在较大的丢失与泄露风险。在纸质档案管理中，主要是“ 防盗、防火、防高温、防蛀、防光、防潮”设备的配套不足，纸质档案的安全性不足。除此外，纸质档案还存在规格不统一、档案放置不规律等，影响了纸质档案的美观性，纸质档案管理困难。

3、针对档案管理中弊病的方针

3.1、健全档案管理制度

首先，部门领导应重视档案管理的重要性，并设置专业的档案管理部门，招收专业档案管理人才，规范部门档案，推动部门向前发展。其次，制定完善的档案管理制度，并对每一条制度设定奖惩措施，提高档案管理人员对自身工作的重视，发挥档案的最大作用。在制定档案管理制度时，应以部门实际情况为主，依照檔案资料重要性进行划分与管理；保障制度的方便实用、规范性强；并且，档案管理制度不仅约束员工，也要约束部门领导，真正有效的实现档案规范化管理。如：在医院中，档案种类多样，包含有医院工作人员档案、患者档案、每年发生的疫病档案、新药物临床试验的档案等，档案种类繁多，管理困难，而完善的档案管理制度，减小了档案丢失，保障了档案的完整性，便利了档案的查询，当某一疾病再次出现，医疗人员可直接查找档案，快速解决，发挥档案管理的最大作用。

3.2、加强档案的管理

电子档案全面进驻社会各个部门已经成为必然趋势，因此，完善电子档案管理非常重要。首先，设置专业档案管理部门，避免人事、行政部门兼职现象。其次，档案管理人员应加强电子档案的检查，若发现档案缺失现象，及时补充，保障档案的完整性。最后，加强计算机网络的安全管理，降低黑客入侵、病毒入侵的几率，提高电子档案的安全性。并且，避免一味认同电子档案而否定纸质档案，纸质档案占据着重要作用，当电子档案受病毒入侵资料丢失，纸质档案能够为其提供备份；当牵涉机密档案，纸质档案更加隐秘安全，对此，在档案管理上，两种档案统一才是根本。

3.3、统一档案标准

无论是电子档案或者纸质版档案，统一档案标准，便利档案管理。如：针对人事档案，档案管理人员根据企业职位的由高到低，对企业员工领导的档案进行分类，若所在职位为统一级别，则依照其名字首字母在二十六个英语字母中的位置进行排序，若名字首字母相同，可根据姓的笔画进行排序，便利人们的查找，提高档案管理。而对于其他档案，可根据发生时间进行排序，或者对档案进行标号，以此提高档案查找的便利，提高档案管理。

4、总结

当前，各种因素都影响着档案管理工作，导致档案管理混乱，影响了档案的效用发挥。对此，健全档案管理制度，加强电子档案管理，统一档案标准，提高档案管理的效率与质量。总之，积极探索现代化档案管理模式，初级社会和谐发展。

参考文献

[1]李庆凤. 县级医院人事档案管理存在问题及措施[J]. 档案管理， 2014（5）：90-90.

[2]纪嘉奎. 浅析人才服务中心的人事档案管理问题及其措施[J]. 环球市场， 2016（29）：44-44.

[3]张悦. 路桥工程档案管理存在问题及措施探讨[J]. 赤子：上中旬， 2016（3）：34-34.