庞玲

摘 要：随着社会的发展，人事档案管理的工作方式甚至理念都发生了一定的变化，目前，我国人事档案管理面临着管理方式上的困境，以及服务重点问题和利用率问题，要想突破这一困境，提高人事档案利用率，相关部门应坚持以人为本，适度公开档案信息，维护当事人的档案知情权，同时，推动人事档案管理的信息化建设，加强人事档案管理队伍素质建设，实现人事档案管理网络化与数字化，为其利用率的提高提供基础支持，在利用过程中，坚持安全利用，维护档案权威。

关键词：人事档案利用的困境与突破思考

人事档案管理工作，属于一项公共服务性质的工作，由档案室直接对档案原件及档案信息进行管理并且提供相应的服务，是我国人事档案管理制度及行政管理制度的重要组成部分[1]。在信息时代下，人事档案管理及利用都面临着一定的困境，必须进行突破，根据档案利用的需求，应用现代化的科学技术手段，比如说计算机技术、数据库技术，构建一个完善的网络化、数字化档案管理体系，提高档案管理工作效率及质量，提高档案利用的时效性、效率及价值。人事档案利用是衡量档案管理工作质量的一项重要指标，也是人事档案发挥效用的主要价值，如何突破人事档案利用的困境，是业界讨论的焦点。

1人事档案利用的困境

1.1管理方式上的困境

在传统的人事档案管理体系中，为了维护当事人的权益，一般会实施完全性的封闭管理模式，奉行高度保密的工作宗旨，工作重心倾向于档案信息的收集及管理，而忽略了对于档案信息的利用。利用才是人事档案管理的目的，这种对于档案信息的垄断式管理方式，会使得组织对于个人的评价过于主观，过于随意，由于缺乏有效的监督，信息结论流于形式化，这导致关于人事档案的纠纷时常发生，较为典型的案件有“汤国基档案事件”。要想杜绝这类事件的发生，人事档案部门必须正确处理好保密与开放利用的平衡，创新管理方式[2]。

1.2服务重点问题

人事档案利用所面临的困境，与相关的规章制度拖不了干系，在《干部档案工作条例》中，明确规定了人事档案使用、查阅权限的拥有者，为领导部门、公安、组织、认识、纪检监察、安全保卫等部门，而且是在办理当事人任免、晋升、工资、福利、离退休适宜，或者当事人直系亲属因出国、入党等需要政审时，或是相关部门因为工作续期需要获取证明材料时，方可调用，同时，明确规定了任何人都不能够借用本人或直系亲属的档案，这相当于直接剥夺了当事人的档案知情权，这种轻个人、重组织的服务模式，直接导致了人事档案利用率低的现状。

1.3利用率问题

目前，我國的人事档案管理工作仍然是以《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》等规章制度为基础执行的，而这些规章制度其实已经有着较为长久的历史，是按照20世纪90年代的人事档案管理需求制定的，当时的人事档案利用方式，仅限于纸质查阅和人工检索，服务便捷度较低，而且反复的翻阅容易导致纸质材料破损，因此，当时人事档案管理工作的重心是对于档案信息的收集、管理及档案原件的修补、维护，而忽略了人事档案的开放、利用及服务。

2人事档案利用困境的突破

2.1坚持以人为本，适度公开档案信息

2007年4月，国务院印发了《中华人民共和国政府信息公开条例》，标志着我国正式步入了政务信息公开时代，而人事档案则是国家机关及社会组织在人事档案活动中以一定形式记录、保存的信息，属于政府信息的范畴[3]。在现行人事档案管理规章制度的指导下，政府部门应该秉承着政务信息公开的额原则，适度公开人事档案信息，充分维护当事人的档案知情权，在保证信息保密性的基础上，简化档案借用、查阅的手续，放款利用手续，以此来扩大人事档案的利用范畴，让人事档案管理能够得到一定的监督，以提高档案信息的真实性和准确性。

2.2人事档案管理的信息化建设

在传统的档案管理中，是以纸张为载体的，在长期储存的过程中，难免出现纸张受潮或遭虫蛀，或者文字因光照氧化出现字迹模糊的情况。因此，人事档案管理部门应该改变档案管理方式，引进现代化科学技术，加大资金投入力度，配置完善的软件、硬件设施，构建一整套完整的信息输入、存储、分析、编辑、输出一体化系统，并将计算机硬盘、磁盘及光盘等电子档案存储媒介储存在合理的地方，按照时间、种类及机密程度，分类存放，将储存室温度控制在17℃至20℃，湿度控制在35%至45%，并做好防火防水工作，确保档案信息的完整性[4]。同时，使用数字处理技术，将纸质档案转化为电子资源，储存起来，建立数据库，实现档案信息的异地共享，提高人事档案利用率。

2.3加强人事档案管理队伍素质建设

工作人员应切实掌握各类现代化档案管理技术，比如计算机技术、数字化技术，并且应用相关软件、硬件设施，对档案信息进行统计分析，以提高资源利用率。部门在配置信息化系统及数字化设施后，应该组织档案管理人员进行集训，让其掌握人事档案管理的信息技术，在工作时，严格按照工作要求，将人事档案信息录入到电子信息平台上。而且，在新型人事档案管理体系中，工作人员必须树立现代化、网络化的安全防范意识，提升自己的责任心，保持高度警惕，尽量消除工作中可能引起电子档案信息泄露的失误，严格按照人事档案安全管理方案开展日常工作，贯彻落实人事档案管理的高度保密性原则。

2.4坚持安全利用，维护档案权威

而且，为了保持人事档案信息保密及适度公开的平衡，应该从以下两个方面保障档案安全：①制定严格的档案安全管理制度。相关部门应该根据人事档案利用的需求，制定科学合理的开放利用程序，构建差异化的等级权限制度以及责任追究制，对于涉及个人隐私及组织机密的部分，只提供给需知情的合法利用者；②以科技手段及技术设备来保障档案安全。确保原始档案的唯一性，而且必须要有当事人的亲笔手稿、签名或者是公章等具有法律效用的凭证，在人事档案管理过程中，做好电子档案备份工作，并且合理利用计算机防火墙，以免计算机故障，或者是遭到电脑黑客、病毒入侵导致电子档案丢失，或者泄密。

3结语

2014年，国务院发布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，明确提出了档案管理工作的改革方针，为社会各项档案管理工作的实施提出了合理的意见[5]。在大数据时代背景下，人事档案管理工作也受到了一定的影响，在传统的管理模式中，人事档案的利用率是比较低的，而且便捷度不高，应用现代化信息技术，创新人事档案管理模式，创建电子档案，实现人事档案管理的数字化与网络化，能够有效提高人事档案利用率与便捷度。但是，随着档案管理的信息化，其保密性逐渐降低，在档案信息使用、传输乃至管理过程中，都有泄密的可能，因此必须在保证当事人权益的同时，做好信息保密工作，在合理限度上进行信息公开。

参考文献

[1]安洋.浅谈社会化、开放式人事档案管理模式的优势与发展[J].中国管理信息化，2018，21（01）：128-129.

[2]傅剑波，朱万木，刘学伟.加强流动人员人事档案管理 提高公共就业与人才服务水平[J].兰台世界，2017（23）：37-39.

[3]张丽娜，夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J].学术论坛，2016，39（04）：157-161.

[4]梁燕.基于事业单位养老保险制度改革的人事档案利用工作研究[J].黑龙江档案，2016（02）：58.

[5]王雪莹.试论新时期人力资源和社会保障局人事档案管理的有效性[J].西部皮革，2016，38（02）：143.