田滨海

随着现代社会信息化程度的提高，档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。2002年11月25日，国家档案局、中央档案馆向全国档案部门下发了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是促进档案管理现代化水平全面提高的一项重大举措。加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此，如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。

一、档案信息化建设的内涵

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使档案管理模式从以档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变。

档案信息化是以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源社会共享为目标的动态发展过程。实现档案管理信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。

档案信息化包括档案信息的数字化；档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；档案信息的网络化三层含义。它的实施就是按照档案管理的法规，直接通过计算机及其网络进行电子档案信息的收集、整理与传输。档案信息化是一个以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息、法规、政策、标准为保障的综合体系。

二、档案信息化建设的重要性

1.档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2.可用翔实的档案信息支持决策和管理。决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。

3.档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，資源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识，进行爱国主义教育等。

4.档案信息化建设是电子政务实施的要求。档案部门管理的档案很大一部分来源于行政部门形成的有保存价值的文字、图表、录音、录像资料。现在连政府机构的信息都放到网上，政府与公众的互动处理也放到网上实施电子政务了，网上形成了大量电子党政管理类文件。档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。

5.提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。

三、档案信息化建设的举措

1.建设数字化档案馆。档案信息化建设具体工作环节包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等。随着社会文明进程的不断发展，档案案卷数量在不断的增加，档案利用也逐步增加。要适应新的形势，档案馆自身建设必须加强。建设数字化档案馆，实现信息化管理要求档案馆在自身建设上要从网络与计算机体系、档案管理专用软件体系、档案数据获取与更新体系、档案数据处理与存储体系、档案信息提取与分析体系、档案数据与信息传播体系、档案数据库建设体系、档案咨询服务体系、档案数字化专业人员体系、数字化档案馆用户体系以及档案标准与互操作体系等方面着手实施，改变现有管理手段相对落后的现状。

2.安装使用档案信息管理软件，随时收集、整理档案资料，实现档案管理的网络化。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。

3.建立局域网、城域网，发展广域网，运用现代技术手段建立档案专用网络，实现档案信息资源的共享服务。利用档案局域网可以进行局馆内部各部门之间、档案管理者之间、局馆与技术单位之间、局馆与企业之间、局馆与社会团体之间等多方面、多层次的交流，尤其是与Internet网联接后，可最大限度地实现信息共享。

4.增强保密意识，采取有效措施，构筑档案信息的安全保障体系。档案部门应树立科学的正确的档案信息安全观念，确保档案管理系统数据的安全、可靠，防止档案信息损人害己、泄密和丢失。以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机病毒防治管理办法》等法律法规为依据，结合本单位档案管理工作的实际，制定严格的规章制度，形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系。档案管理人员必须要有保密意识，认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。同时，在现代信息社会中应树立高度的安全意识，有效地防止人为的干扰破坏，注意防毒杀毒，确保档案信息的安全性和完整性。

5.制定信息化标准体系，为档案信息化建设奠定有利基础。档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式，统一的软件程序，统一的技术标准，统一的工作规程。

6.建立档案信息资源数据库，加强档案信息资源建设。档案业务工作信息化的前提是建立起资源配置合理，特色突出，利用方便的档案信息资源数据库。只有做好档案信息化建设的基础性工作，加快档案数据库建设，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，才能把馆藏档案信息进一步深入开发出来，使档案工作的服务水平和服务能力得到提高。

7.加强高素质信息化建设人才的培养，培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障。档案信息化建设是一项长期而艰巨的任务，档案人员要有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。信息化建设人才不仅需要掌握档案学基础理论、熟悉档案工作的规律，还要具备现代化管理思想、现代化管理技术、计算机网络技术，并有机地与档案工作结合起来，促进档案信息化建设的快速发展。