怀金平

摘 要：档案信息化的管理是未来发展的方向，具有提出优势，一方面可以确保档案资料可以长时间保存之余，另一方面还可以实现档案的共享。也正是因为这个原因，加速推进档案的信息化建设显得极为重要，有效的提升档案管理水平，可以积极推动档案的的信息化进程。所以本文主要分析了档案信息化建设和档案管理之间存在的问题，并提出了有针对性的解决措施，希望能够进一步完善档案管理的工作。

关键词：档案信息化管理 档案管理 思考

1 引言

目前，档案信息化管理的发展势头迅猛，但是从目前的发展来看，我们还是应该认识到发展过程中存在的问题，需要妥善的解决好这些问题，扫除障碍，只有这样才能确保档案信息建设工作的有序进行，提升档案管理工作的水平。

2 档案信息化建设的主要内容

2.1 档案信息资源

档案管理工作还包括档案信息化建设，和传统的档案进行比较，我们发现涉及到多媒体、档案全文数据库等建设，通过多媒体帮助电子档案管理实现规范化的管理，档案信息资源的质量以及利用率都能得到进一步的提升，档案信息资源建设的效率以及整体质量得到了根本保障。

2.2 加强基础设施建设

档案信息化的基础设施主要包括硬件环境、网络环境以及软件系统，其主要作用是为了能够更好的利用和开发信息资源，实现档案信息的交换和传输，实现资源共享。

2.3 标准化建设

档案信息建设中，为了能够达到建设目标，需要对档案信息化工作进行约束，加大档案信息化体系的建设，明确档案信息资源的各个部分，逐步的实现电子档案的规范化的管理。

3 档案信息化建设存在的问题分析

3.1 管理人员缺少先进的意识

于档案信息管理人员而言，开发和利用档案信息资源的过程中存在有一定的问题，一部分的档案管理人员将重心放在了过度开发档案信息之上，一味的进行数字化的采集工作，没有重视提升档案信息的利用率，只是单纯的采集资料，没有真正的利用好资料，这也就是目前普遍存在的人力资源和物力资源严重浪费的问题，这非常不利于档案信息资源工作的有序开展，数据过于庞大，一方面会占据较大的空间，另一方面也会给工作人员的工作增加难度，会耗费更多的时间在数据整理上。

3.2 未实现档案信息资源的长期规划

从目前的发展来看，一部分的住建局档案管理部门没有对自身的发展进行规划，也没有采取科学有效的管理手段，尤其是档案的信息化管理，较多的还是局限在目录的录入上，保管工作尚未实现数字化和网络化，在最近几年也没有实质进展。而且，档案管理信息没有有效的整合资源，造成了开发出来的信息没有实现共享，仍然是分散管理。

3.3 电子文件的保存安全性得不到保证

我们知道，档案信息的采集需要耗费较长的时间，要想在较短的时间里完成档案的收集难度较大，也正是因为收集工作较为艰难，所以更加凸显了档案信息的重要新。在信息技术的支撑之下，档案信息的采集速度有了明显的提升，质量也得到了保障。但是还存在有一定的问题，就是电子文件的内容很容易丢失，安全性得不到保证。

4 档案信息化的管理手段

4.1 建立起完善的信息化管理机制

档案部门需要建立起完善的信息化管理机制，是实现档案信息化建设的前提保障，档案管理部门需要在此基础上开展信息化的管理，从目前的发展来看，档案信息化管理工作具体包括下面几方面内容：

一方面，需要实现管理体制和运行之间的有效连接，作为档案部门需要建立起电子管理机制，实现部门和部门之间的相互连接，这样才能在所有环节实现对电子文件的有效管理，而且要将国家关于档案的信息化管理的文件落实下去；另一方面，在建设电子政务时，档案信息化管理也占有较大的比重，但是占比不多，相关的部门应该下意识的提升档案管理建设的比重，同时对两方面加以建设，此外，还需要完善绩效的评估机制。

4.2 加强技术和资金的支持

信息化建设过程中需要对基础设施加以完善，可以在财政预算中将档案信息建设的资金考虑进去，而且也会加大基础设施建设和运行维护的费用支持。还可以适当的创新档案信息化的投入机制，比如说服务外包和合作开发等。此外，还需要加强软件、硬件的设施建设，为档案信息化建设的有序开展创造良好的环境氛围，对目前的设备进行更新，在全国范围中建设统一的标准，加大研究的力度，并且对技术开发企业进行分级认证。

4.3 重视数字化建设，加速推进资源共享

加强档案的信息化建设主要是为了加速推进资源共享的進程，提升档案的综合利用率。档案信息化建设的重心是要加强数字化的建设。建设者需要了解用户的需求，建立起与之相对应的数字化目录，减少资源浪费的可能性。

4.4 引进优秀的信息化人才

做好档案的信息化管理和建设，需要工作人员具有一定的综合素养，要定期的组织人员培训，同时还要加速推进优秀的网络信息化人才的引入机制，优秀的人才是做好档案管理工作的重要保障。

5 结束语

综上所述，档案信息化建设工作是做好档案工作的关键环节。社会在飞速的发展，现代化建设的重要性也逐渐凸显出来，档案管理部门也需要对档案信息化建设加以足够的重视，在拓宽档案管理领域时，也需要有效的利用档案信息资源，对档案管理方式进行改进。完善各类设施，主动的进行档案的信息化建设，从各个方面着手，提升工作效率和管理水平，积极推进档案管理数字化和信息化的进程。

参考文献

[1]郑月. 关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 赤子（上中旬），2014（17）：192.

[2]刘爽. 关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 黑龙江科技信息，2017（08）：143.