摘 要：高校档案馆作为高校档案的管用一体中心，保存着高校历年以来教学、师资、科研等各方面的文件资料，其价值越来越被社会所认同。随着高校规模不断发展，高校档案管理与规范的不相协调已经日益突出，如何改善当前高校内的档案工作现状，从而促进高校档案管理水平提升，首要的第一步就是制定可实施的《高校档案工作规范》作为基础工作制度与操作规程，使得各项具体工作的开展有理可据，为档案业务建设的标准化和规范化提供有力的制度保障。

关键词： 高校档案 档案管理 档案工作规范

1 高校档案管理现状综述

高校档案是记录学校办学历程及其发展轨迹，传承和发扬学校文化的重要载体。高校档案馆作为高校档案的管用一体中心，保存着高校历年以来教学、师资、科研等各方面的文件资料，及所培养的成千上万名学生成绩单、学籍卡等各类重要学历档案材料。作为重要信息资源的高校档案， 其价值越来越被社会所认同， 其服务领域也由原来的高校内部逐步向社会诸多领域扩展。近几年来学籍档案的利用在广大毕业生、社会用人和认证单位中要求也愈来愈高，教学和科研方面的成果信息逐渐得到社会和企业的大量关注， 使高校档案在发挥高校人才培养、为社会服务、促进科技发展三大方面的作用与日俱增。但是，一直以来，高校档案管理处于学校内的基础后勤部门，高校党政管理层的重视程度不如科研及教学等高校重要的核心工作。随着九八年以来高等院校大规模的扩招、发展、调整、重组， 以及现代信息技术在高校教学、科研、管理等活动中的广泛应用， 高校档案管理工作中出現了一系列新的矛盾。大部分高校内档案工作处于初级管理阶段，档案管理的手段、机制、人员都难以同高校自身不断发展速度相匹配，导致了高校档案工作出现了断档、归档不及时、归档内容及材料不完整、部门不整档不归档等各种问题的出现，管理与规范的不相协调已经日益突出。如何改善当前高校内的档案工作现状，从而促进高校档案管理水平提升，首要的第一步就是制定可实施的《高校档案工作规范》作为基础工作制度与操作规程，使得各项具体工作的开展有理可据，为档案业务建设的标准化和规范化提供有力的制度保障。

2 实现的目标

学校各部门和工作人员在工作中产生的各种文件材料，哪些应作为档案归档，怎样立卷归档是学校档案工作首先必须解决的课题。《高校档案归档工作规范》是明确各类档案“归什么”，以及“怎样归”的问题，是与《高校档案管理办法》相配套的学校档案工作最基础的工作制度。为了适应学校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现学校档案业务建设各个环节的标准化和规范化，提高干部、教职工的档案意识，加强对归档工作的监督、指导，加强档案资源建设，有效地为学校发展建设服务，是编制《高校档案归档工作规范》所要实现的目标。

3 具体举措

根据教育部27号令，高校档案的类别分为党群类、行政类、教学类、科学研究类、产品生产与科技开发类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、学生类、资料类等11个类别，进行《高校档案工作规范》的编制，包括具体的归档程序及详细的归档范围，内容涉及校内各个部门。涉及范围广，内容繁杂，工作量浩大。同时，为使编制内容既具有法律、法规、规章依据，具有一定的前瞻性，适应学校发展的需要，又符合学校的实际情况，需要查阅现行有效的相关法律、法规、规章和国家标准、档案行业标准，参阅高校内各个部门的职责范围和近年的工作总结。起草初稿后提请各部门档案工作负责人征求意见，部门内部修改后，分别按专业类别召开专业审查鉴定小组会议审查。最终统稿后需经校长办公会审查通过，编辑成册，以学校校发文件正式印发。整个编辑审定的过程是一个较重大的系统工程，涉及面广，既涉及高校档案的十多个类别，又涉及学校几十个党政职能部门、教学部门、科研部门以及专业直属机构；即涉及传统档案的归档，又涉及电子文件的归档；既涉及纸质档案，又涉及其他载体的档案。融法律、法规、规章、技术标准、实施细则于一体，把档案基础要求、业务工作程序和标准，以及现代化设施技术标准结合到规范中，使之符合学校档案工作的现实需要和长远发展。

4 编制原则与内容体系

编辑《高校档案工作规范》要以档案学基本理论为指导，以档案工作的法律、法规、规章为依据，引入系统论的观点和现代化管理的方法，把档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，充分吸取高校档案工作发展的经验教训，源于实践，高于实践，既尊重历史，又有所创新；既突出共性，又照顾个性；既统一标准，又灵活运用。

在编制归档工作规范时首先偏重于归档工作的实际，依据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，按27号令中划分的高校档案一级类目，针对每一类的特点分别制订相应的具体工作规范。数字声像档案和实物档案，由于其载体和幅面尺寸不同，有特殊的形成规律、内容特点和特殊的管理要求，为它们单独列出工作规范。同时还需要制定馆藏纸质档案数字化的规划和准则，高校档案管理部门应根据自身的条件和利用实际制定切实可行的规划， 制定诸如从案卷级、文件级目录到档案内容分期分批地数字化的规程和相应标准等。

同时，随着计算机技术和网络技术的发展，以纸质档案为主的管理模式向电子化、网络化、信息化管理模式转变，电子文件已广泛应用于各项管理工作中，产生大量的信息记录，是档案的重要组成部分。电子文件的管理是一项极其复杂的技术工作， 与纸质档案管理不尽相同， 需要的有一套独特的管理方式和相应的管理规范，由此必须建立《电子文件归档工作规范》，为电子文件的归档提供依据和标准。

5 需要注意的问题

在具体编制过程中，可能会遇到很多困难与问题，例如对所涉及的档案业务部门工作不熟悉，需要多次到部门调研；某个归档文件材料涉及多个部门，需要组织会议讨论审定合理的归档程序等，最终才能使得编制成册的制度文件不是“纸上谈兵”的字面文章，而是具有可行性、可操作性的具体工作手册。并且在真正的试行过程中，会产生这样那样不足的地方，需要根据实际的工作情况不断地对相关内容进行修订完善，使之符合学校档案事业的发展，促进档案管理水平的不断提高。

参考文献

[1]1.温艳秋.高校档案管理质量保障体系建设探究. 兰台世界.2013（4）

[2]赵晓利.对提升高校进馆档案质量的思考.兰台内外.2017（6）

[3]汪小琴.加强高校档案管理规范建设的思考.安徽大学学报（哲学社会科学版）. 2004 （11）

作者简介

王珊（1986年9月），女，四川宜宾人，天津商业大学档案管理中心馆员，硕士研究生，主要从事教学档案、科技类档案、电子档案及档案信息化研究。