黄菊

摘 要：当今社会，中国在国际上的地位越来越高，中国企业在一些国际工程建设项目中也占据举足轻重的位置。随着中国对国外工程的参与度越来越高，文档控制管理也愈发显得举足轻重。在这个市场竞争的年代，国际工程建设项目的优劣是企业是否存在竞争力的核心要求，而在这之中文档控制管理更是重中之重。这篇文章简要分析了国际工程建设项目中文档控制管理的特点及其重要性和职能作用，详细阐述了文档控制工作的关键要点。

关键词：国际工程建设项目；文档控制；作用分析；工作要点

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2018.08.198

文档控制是国际工程建设项目的基本要素之一，是项目管理的重要组成部分。对于正在努力开拓国际市场的中国工程企业而言，文档控制管理工作仍属于比较陌生的领域并且处于探索研究阶段，能将其完全做好的更是少之又少，但是随着我国企业在国际中承包的工程建设项目愈来愈多，对文档控制管理的重视程度也愈来愈高。

1 文档控制管理的特点

国际工程建设项目文档具有来源较广泛、处理需及时、查询常反复三个特点。承包商和业主在设计、采购、施工、试运投产各个阶段均会产生大量的、种类繁多的工程文档，来源的宽广及形式的多样致使文档控制具有复杂性。国际工程建设项目对文档处理及时性要求较高，无论是收到的或者发出的文档，都要求及时处理，若是处理文档不及时，可能会拖延工期进而造成经济损失。工程文档经常会被查询、更新且在工程竣工后要移交给业主，在进行文档建设时化繁为简，做一些简单的归整，编制简洁的索引目录是非常不错的方式。

2 文档控制管理的重要性及其职能作用

2.1 重要性

文档控制管理是项目管理体系能够正常运行最基本的条件，每一个环节的顺利进行都离不开文档控制，文档控制贯穿项目的始终。通过对文档的有效控制管理，可以使整个项目执行过程具有可控性、连续性及可追溯性，使文件资料处于有效有序的合理状态，便于查阅和控制。文档控制还可以为项目管理人员提供最全面、最准确、最有说服力的书面证据来了解、掌控项目，解决项目运行中遇到的问题，是项目管理过程中最基本的、也是最关键的一个管理机制。

2.2 职能作用

文档控制管理是确保工程质量不可缺少的一个重要环节，从某种意义上而言，工程项目质量管理就是文档控制管理效力的体现。加强工程质量管理通常要建立质量管理体系，而质量管理体系要控制的文件种类多，数量大且涉及面广，是系统性很强的工作，需要多方面相互配合，若由单个部门使用单一方式管理，必然会有所疏漏，借助文档控制的约束力和管理效力实施完善合理的文档控制管理模式可避免此类问题产生，才有可能从根本上保证项目建设的质量。

文档控制管理是国际工程建设项目索賠成功的基础。当承包商或业主提出索赔要求时，都必须进行大量的取证工作来证明其索赔要求是合理、合法的，完善有效的文档控制管理工作可以为其提供充分的分析资料和证据进行及时、准确、全面、有条理的索赔。

文档的有序控制可为公司管理项目积累经验，沉淀素材。公司可定期整理项目文档，总结各方面经验，提供给后续执行项目，以避免同类型的项目出现相同的错误。

3 文档控制工作的关键要点

3.1 建立严格的文档控制管理程序

国际工程建设项目通常严格按照程序执行，每个举动得到业主书面批准后才能实施。在合同生效后，文档控制人员的首要任务是按照合同要求编写并提交给业主文档控制管理程序文件，用以确认文档控制的工作范围、工作流程及实施办法，并对项目文件格式、报批流程、收发文件处理步骤、控制和归档等做出明确规定，还绘制文件处理流程图，设计各种登记表，制作各类文件标准格式电子模板，规范整个项目文件的编制和运行。文档控制人员还应积极与业主沟通，使程序文件尽快得到批准。文档控制管理程序是其它程序文件编制的基础和依据，使得项目中所有文档能够具有一致性和规范性。

3.2 建立文件标准编号系统

建立文件标准编号系统是文档控制管理工作的又一重要内容。项目所有文档采用统一标准进行编号就是为了让存储和查询文档信息更加快捷方便，便于管理，提高工作效率。标准的文件编号通常包含以下四个层级的内容：公司名称代码、项目名称代码、文档属性代码及文档序列号。项目中所有人员必须严格依照文件标准编号系统对经手的每一份文件进行准确的编号。

3.3 严格控制文件版本

国际工程建设项目中对文档进行不断修改和升级的情况较多，严格做好版本控制工作既能够保证文档的可追溯性，又能够保证文档使用者辨别出最新版本的文件，避免出现使用旧版本中错误信息的情况。版本的区分可在文件标准编号系统中体现，通常的做法是在文档序列号后面加上版本编号，并且随着文档的更新而进行更新。

3.4 使用文件传递表

文件传递表是项目文档往来传递的一个重要工具。在国际工程建设项目中，文件传递表除了表明传递方、接受方的通信信息外，还详细描述所传递的文件名称、文件编号、文件版本号、文件类型、文件总页数、文件份数、文件传递目的等。其主要作用是可以作为所传递文件的目录及签收记录，还可以作为文件状态信息的基本来源和依据。

3.5 编制台账登记表

工程文档多来自于承包商、供货商、业主等各方，且有设计文件、采购文件、施工文件、管理文件等各种类别，编制台账登记表可便于文件检索，还利于对交互性文件进行管理。台账内容一般包含文档编号、文档名称、文档收发日期、收发方名称、各方负责人、文档间的关系、文档状态、回复情况等。

4 结语

文档控制管理工作是国际工程建设项目不可或缺的一部分，是集创造性与严谨性为一体的工作。面临激烈的国际竞争，中国工程公司的文档管理者需要在实际工作过程中不断探索和研究如何建立规范、高效的文档控制体系，如何严谨而又高效的实施文档控制工作，提升国际工程建设项目管理综合水平。

参考文献：

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