朱玥

[摘要]会议是企业运行过程中研究问题、解决问题的有效途径与必要手段。本文对高效会议的特点，会议效率不高存在的问题及原因进行了剖析，提出了加强会议管理、提高会议效率应采取的有效措施。

[关键词]办公室 会议效率

在企业的运行过程中，会议作为研究问题、决策事项的重要组成，是不可或缺的一部分。近年来，随着八项规定的出台，如何精简会议数量、提高会议质量、控制会议规模成为了一个迫在眉睫需要解决的问题。

一、高效会议的主要特征

一是必要时才召开会议，减少可开可不开的会议，杜绝不必要的会议；二是会前精心筹划，明确会议目标，制定会议议题，严格控制参会人员；三是提前将会议议题及材料提交参会人员，使其做到有备而来；四是遵守会场纪律，控制会议时间，不干与会议无关的工作；五是参会者发言紧扣主题，不跑题，同时不得临时增加议题阻碍会议进程；六是会议应有会议纪要、会议记录等会议成果；七是按照会议纪要及督办项开展后续工作，保证会议成果落到实处。

二、存在的主要问题及产生原因

“开短会，开有用的会”是每一位领导、每一位员工共同的目标。而在实际工作中，由于各种各样的问题，会议往往存在数量多、效率低、效果差的情况，只有将产生这些问题的原因剖析清楚，才能对症下药，找到提高会议效率的有效途径。

（一）會议没有明确的主题和目标

一些领导认为开会是解决一切问题的灵丹妙药，一遇到问题就希望通过会议的方式解决问题，会议的主题不明确，甚至不知道为什么要开会，对开会要达到什么效果和目的没有明确的认知，为了开会而开会。

（二）会议内容务虚多务实少

一是在传达会议精神、宣贯文件内容的时候，大部分部门过于依赖以召开总结宣贯类会议的方式完成相关工作，形式单一、效率较低。二是大多数会议在会议召开后并未形成会议纪要和会议行动项，对后续完成工作支撑不足。

（三）会议准备不充分

一是会议承办部门对会议的规划性不强，没有做到提前统筹、提前规划，临时决定召开会议，筹备时间较短，准备不够充分。二是会议材料不能在会前发送至与会者手中，导致参会人员对会议的议题理解不充分，发表意见的针对性也会相应降低。三是部分会议的会议承办部门在会前并没有与相关部门进行有效的沟通，将一些可以在会前协调解决的问题带到会议上进行讨论，降低了会议效率。

（四）会议纪律较为松散

一是会议承办部门对会议管理不重视；二是会议主持人对会议要求不严；三是会议管理部门对会议纪律监督不到位；四是陪会现象较多。

三、改进措施

（一）会前加强筹划，避免“会而不议”

（1）扩宽渠道，尽量控制会议数量。一是部门间日常工作的协调、有关工作部署等均以工作联系单的形式完成，主责部门提前根据工作要求做好任务分解，明确相关方的任务，原则上部门间不再通过会议部署部门有关任务。二是制度预评审、技术报告（方案等）征求意见等工作，原则上不再召开大规模的征求意见会议，主责部门可通过工作联系单、阅批件、一对一谈话交流等多种形式完成相关意见的征求工作。三是尽量减少召开宣贯类的会议，可以通过“以考促学”的形式，借助手机APP等媒介完成相关知识、文件、精神等的宣贯。

（2）强化流程，切实提高会议效率。一是会议承办部门一般于会前3天发布会议通知，明确会议主题及会议议程，并在会议召开前一天将会议材料发送至参会人员。二是参会人员应在会前充分阅读会议材料，会上有针对性的发言，集中讨论、不说题外话。三是单位级重要决策会议一般以每周发布的一周工作安排为准，无特殊情况不得取消、变更会议。

（二）会中加强控制，避免“议而不决”

（1）因事定人，有效减少陪会现象。若参会人员不是与每个会议议题均有关系，会议承办部门可根据实际情况，采用随叫随到的方式，依据会议议题依次叫参会人员参会。

（2）紧扣主题，尽量减少跑题的情况。一是会议开始时主持人应用几分钟的时间对会议的背景、目的、议程、预估的时间以及会议期待等做一个简洁、概要的介绍，可方便与会者对会议的整体情况有全局的把握。二是在参会人员的发言出现离题时，主持人不宜直接打断发言，这样容易挫伤发言者的积极性，并容易使会议由热烈急转为冷场，而是可以采取转移的方式，接过讨论、发言中的某一句话和某一层意思，进行启发引导，把发言重新引导到议题上来。三是有效处理分歧，当会议出现不一致意见而引发争论时，主持人应对各方观点进行归纳总结，以帮助与会人员把握要点、理清思路。

（3）加强管理，着力严肃会场纪律。一是不得无故缺席会议，参会人员如不能参加会议，需在会前向会议主持人请假。对无故缺席会议或迟到15分钟以上的人员由会议承办部门对其进行通报批评。二是参会人员未经主持人同意不得中途退场、不得在会议中途擅自离开会场，一经发现，由会议承办部门对其给予通报批评。三是在参会范围广、参会人员多的会议会场，放置信号屏蔽器或禁止将手机带入会场，保证会议效率。

（三）会后加强监督，避免“决而不办”

（1）形成成果，促进会议决策的落实。决策型会议需形成会议纪要并列出会议行动项，会议结束后，会议承办部门需尽快将会议行动项报送至督办管理部门，由其统一进行督办。会议纪录人需在专门的记录本上做好会议记录，并留存备查。

（2）狠抓落实，强化会议效果评价。建立会议效果监督机制，不定期开展会议效果评价。办公室每月抽查一定数量的会议，对会议准备情况、会议成果（包括会议记录、会议纪要、会议行动项等）、会议纪律等进行检查，对未按要求办会的会议承办部门进行通报批评并督促其改进会风。