计算机信息处理技术在办公自动化中的应用

2018-03-20刘胜强

数字通信世界 2018年2期

刘胜强

（湘潭市建筑设计院，湘潭 411100）

1 计算机技术在办公自动化管理中的作用

1.1 有利于事物处理信息化

计算机技术能有促进办公事物处理，而办公事物处理信息化使计算机技术在办公自动化中的主要表现形式，其主要包括一下集中形式：一、充分利用计算机网络，实现对信息收发的灵活化，充分发挥信息化优势，积极促进办公自动化管理系统；二、计算机具有高效、储量大、速度快等优势，能够有效的提高办公效率，减少办公误差，完善文件信息质量；三、利用信息技术，构建文件信息搜索系统，按照文件储存要求，充分利用办公自动化系统，方便搜索，提高效率；四、计算机信息技术具有大量的信息处理能力，能够有效促进企业财务、人力以及资产等档案的信息处理工作；五、利用网络信息功能，实现跨区域办公，打破办公环境的限制，促进办公体系的统一结合。

1.2 有利于咨询决策智能化

计算机技术有利于咨询决策的智能化，能够有效的帮助领导做出正确的决策，提高领导决策效率，进一步加强办公效率和质量，这也是办公自动化未来发展趋势。在办公工作中，计算机网络技术的时效性为办公工作提供了便利，许多信息可以在网站公示，省去了层层汇报环节，而且还增加了办公透明度，还为办公工作的监督提供了便利条件，同时，在一定程度上还有利于领导作出科学、正确的决策，从而提高了办公效率。

1.3 有利于指挥调度现代化

计算机技术能够帮助领导对日常工作进行审查，并且能够实时掌握工作状况，还可以利用计算机技术得到有效的工作反馈，为领导及时掌握最新信息提供了便利，从而提高了现代化办公效率，增强了管理水平，实现了办公自动化的目标。

2 计算机技术在办公自动化中的应用

2.1 拓宽办公区域范围，改善办公环境

在传统的办公工作中，办公效率会受到办公环境、办公时间、办公空间等因素的限制，但随着计算机信息化的发展，传统办公模式逐渐朝现代化发展，办公环境也不再局限在办公室，任何时间任何地点都可以进行办公作业，优化了办公环境，实现了办公自动化，提高了办公效率。在计算机技术的基础上，企业与企业，部门与部门之间构建起了沟通的桥梁，各种合作也逐渐完善起来，进一步加强了之间的合作互动关系，从而加强企业竞争力，提高办事效率。

2.2 降低管理成本，改善工作效率

在办公工作中，人员的交流、办公工作的运行都需要消耗一定的资金成本。引进计算机信息技术，一方面工作人员可以通过网络进行交流，另一方面可以节省大量的办公所需材料，除此之外，还能在省去办公工作中的琐碎环节，从而节省资金，降低企业办公投入，同时，还可以缩减部分工作人员，避免人员工作中出现的错误，利用计算机技术来代替人工，减低用人成本，提高了工作效率，促进企业获得更好的效益。

2.3 调动企业个体创造力，促进企业发展

将计算机信息处理技术引入企业，开展办公自动化管理系统，能够有利于企业自身的管理，规范办公工作，实现办公工作的灵活性和协调性，进一步改善办公人员的办公环境和繁杂的办公程序，更好的调动了工作人员的办公积极性，为企业个体发挥创造力提供了有利条件，促进了企业发展。企业竞争力主要表现在企业的创新能力，运用办公自动化系统增强工作人员的创新能力，从而提高了企业竞争力，促进企业现代化发展。

3 未来办公自动化的发展趋势

3.1 视频技术广泛应用

随着计算机信息网络技术的发展，对数据的压缩和可视化的影响深远，在社会中应用最为广泛的则是视频技术。视频技术可以通过摄像头，使得不同地域的人们毫无障碍，直观的进行会议，大大提高了不同地域之间信息的交互，从而也增加了各地区企业的交流。

3.2 无线办公环境的构建

办公自动化系统中比不可少的就是无线网络技术的运用，通过无线网络技术，将办公信息公布到网站上，以便相关部门查阅，不仅能够加速信息的传递，还可以保证办公信息公开透明，员工可以随时通过无线网络进行办公，不会受到办公环境的限制。在信息公开透明的同时，为了保证信息的安全可靠，企业可以通过设置权限等级，来限制信息的公开。无线的办公环境能够大大提高办公效率，优化了办公环境。