张红霞

(西南财经大学 档案馆 ,成都 610074)

科研诚信主要指科技人员在科技活动中弘扬以追求真理、实事求是、崇尚创新、开放协作为核心的科学精神，遵守相关法律法规，恪守科学道德准则，遵循科学共同体公认的行为规范。科研诚信是社会信用体系的重要内容，是科学发展的基石、科技创新的支撑。高校是科研诚信建设的重要阵地，为规范科研活动，教育部曾出台多个促进科研诚信的相关办法和意见，推动学术诚信建设，但虚假研究、剽窃以及虚构同行评议专家意见等科研不端行为仍时有发生。这些肆意践踏科研诚信的行为，玷污了求真求实的科学精神、破坏了公平竞争的学术规则，也影响了中国学者在国际学术界的形象。2018年中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于进一步加强科研诚信建设的若干意见》(以下简称《意见》)，从管理工作机制、责任体制、全流程管理、制度化建设、信息化建设等多方面打造共建共享共治的科研诚信新格局。其中，在科研诚信制度建设中明确提出，“从事科学研究的企业、事业单位、社会组织等应建立健全本单位教育预防、科研活动记录、科研档案保存等各项制度，明晰责任主体，完善内部监督约束机制”。高校科研档案是科研诚信建设中的重要一环，高效管理科研档案对促进科研诚信建设并最终服务科技创新有着重要意义。

一、充分认识高校科研档案管理对科研诚信建设的支撑价值

科研诚信存在于科研个人或科研组织的科研活动的全过程，科研诚信建设是对科研项目从立项、执行、产出、评价到应用的全流程管理。科研档案是指在科学技术研究过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案记录记载和反映了该项科技生产活动的全部过程和最终成果，是科研活动原始的真实记录，是反映科学研究过程诚信、项目资金使用诚信、研究成果诚信等的最重要的依据。

(一)科研档案是科研诚信的客观反映

科研档案作为科研活动开展的记录，是科研主体是否遵循科研诚信的客观反映，是弘扬科学精神的资源库。高校科研档案主要来源于科研项目，产生于科研项目的申报审批、计划执行、鉴定结项、成果推广等环节。科研档案主要包含两大类：一是大量含有科技内容的技术资料文件，如研究总结报告、实验分析测试报告、项目总结材料等，甚至包含了实验中许多失败、失误的记录；二是在科技活动中产生的监管、经济、法律等方面的管理文书材料，如项目申报书、批准文件、项目预算书、决算书、财务报表以及项目鉴定书等。

(二)科研档案是加强科研诚信教育宣传的核心资源库

高校科研档案中记录的多次科研实验、反复修改，充分反映了科研求真求实的科学精神。如获得诺贝尔医学奖的屠呦呦发现青蒿素的191次试验，是漫长的寻药和屡败屡战的试错过程，将这个科研活动完整记录和保存下来，充分体现了我国科研工作者大量创造性的科学思想和方法，这个科研精神对后人从事科研工作具有巨大的昭示功能、鼓励作用。高校作为最重要的科研创新中心，科学家或重大科研项目的科研档案是高校落实科研诚信教育和宣传的重要素材，是弘扬诚实守信、追求真理、崇尚创新、鼓励探索、勇攀高峰的科研文化重要载体，是践行社会主义核心价值观、弘扬科学精神的重要资源，是加强科研人员自律、预防科研失信的有效支撑。

(三)科研档案是科研活动全流程诚信审核基本依托

科研诚信要求科研项目管理机构严格按照科研诚信要求，在立项评审、项目管理、验收评估等科技计划全过程和项目承担单位、评审专家等科技计划各类主体的科研诚信管理。任何一个环节出现疏漏，可能导致科研失信。落实科研诚信必须除了要强化科研人员的自我承诺，更要强化管理部门对科研活动严格审核。科研档案贯穿于科研项目的准备、立项、实施、验收、推广全过程，这为科研诚信建设要求落实到项目指南、立项评审、过程管理、结题验收和监督评估等科技计划管理全过程提供了现实的依托，同时也是对科技计划成果质量、效益、影响的评估的重要依据。

(四)科研档案是实现科研诚信追责到人的重要依据

科研诚信监管建立需要科研过程可追溯制度、科研成果检查和报告制度等成果管理制度。高校科研档案作为科研活动的原始记录，形成了具有保存价值的文字、图表、数据、声像等形式载体的材料，汇聚了全部的科研成果及相关的重要资料。科研档案是科研活动权威性的历史凭证，是科研诚信责任到人、追溯监督的重要证据，是落实《意见》“坚持底线、终身追责”的科研诚信建设原则的重要支撑，也是落实科研过程可追溯制度的必要手段。只有按照归档标准保存好全部科研档案，才能真正做到明晰责任主体，依法依规终身追责。

二、当前高校科研档案管理工作对科研诚信建设制约的剖析

(一)科研档案信息的缺失导致科研诚信的监督和采集缺乏原始依据

一是科研档案的爆炸性增长带来了采集的难度。高校科研档案除了科研项目涉及的档案外，还包括科研学术会议、学科建设等各类科研活动形成文件材料，呈现为文字、图表、声像、光盘、书籍等多种形式。随着国家对科研投入的加大，科研经费和科研项目大幅增加，近年来科研档案数量和信息呈几何级数增长，为档案采集带来了挑战。

二是科研档案的立卷主体复杂多样。来自各科研项目组的科研人员，涉及多个主体，尤其是采取跨学科跨领域合作的重大科研项目，常常涉及院际合作、校际合作、校企合作甚至国际合作，因为各单位对科研材料归档要求不一，增加了科研档案收集的难度，特别是一些最有价值应该归档的实验结果、技术材料、数据信息、研究报告等核心材料常常因为责任不明未能归档。

三是归档意识淡薄造成归档缺失。科研档案未引起相关部门的足够重视。高校科研管理部门普遍“重项目申报立项，轻项目过程管理”，因此项目的立项材料和结项材料大多归档到位。但对项目研究过程监管不够重视，因此也忽视了项目研究材料的收集整理。作为科研主体的教师档案意识淡薄。现阶段高校教师教学任务繁重，科研压力很大，因此对于结项材料非常重视，课题完成之后认为自己工作已经完成，对未列入考核目标的科研资料归档则认为可有可无，造成了研究原始数据的缺失。

四是科研档案管理涉密管理不到位造成归档难。一些重要的科研档案涉及研究机密，研究人员或者因为怕影响到项目的后续申报自留不上报，或者由于横向课题成果归属委托方，有些核心技术材料归属需要协商，本来就懒于建档的科研人员就放弃了归档，从而造成科研原始档案的流失。这为科研诚信的审核增加了难度，导致科研活动全流程的诚信管理无法真正落实。

(二)科研档案收集时间跨度大增加了科研诚信动态追踪的难度

科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科研诚信动态追踪的关键凭证，必须实行集中统一管理。《意见》指出，在科研活动诚信全流程管理中，要“尊重科学研究规律，合理设定评价周期，建立重大科学研究长周期考核机制”，科研档案归档要求是在项目完成后2个月内归档，但科研项目研究周期的复杂性对科研的收集带来了许多困扰，因此对科研诚信的动态追踪形成了挑战。

高校科研档案类型多样，时间要求不一。不同类型科研项目要求归档标准不统一，纵向科研项目经费来源性质属于中央或地方财政资金，包括国家级、省部级项目等，横向科研项目经费来源性质属于社会资金，包括各类企事业单位委托等，由于各个委托单位要求不一，各个研究项目研究周期不同，时间跨度也长短不一。另外，即便是同种类型的科研项目，有的项目几个月即可完成，有的项目则长达数年.加之，科研项目的研究过程受多种因素的影响，项目结题时间也会随着实际情况发生变化，这就对科研档案的管理提出了更高的要求。许多高校的科研档案都是由兼职档案员完成，他们大多为科研管理部门或者学院主管科研的工作人员，负责档案的采集分类、排序编号。由于科研档案采集的复杂性，许多科研档案未能按规定定期上交，或者提交的东西不完整，因此也对科研诚信的统筹管理、精准追踪、定位审核提出新的挑战。

(三)科研档案管理办法落后、落实滞后与科研诚信建设不配套

一方面，科研档案管理制度较为滞后。目前科研档案管理制度主要是依据《科学技术档案工作条例》《科学技术研究档案管理暂行规定》。前者出台于1980年，后者则是1987年发布。1989年教育部公布的《普通高等学校档案管理办法》(国家教育委员会令第6号)中提到：“高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交。档案部门应派人指导立卷工作。”2008年出台的《高等学校档案管理办法》继续沿用“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”，只是对课题组提出了“纸质文件材料和电子文件材料”同时归档的要求。这仍旧是按原国家科委、国家档案局1987年发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行，而教育部2012年12月18日出台的 《关于进一步加强高校科研项目管理意见》等行政法规也没有明确划分科研档案在科研管理人员、研究人员与档案部门之间的权、责、利。实际上，很多规定已无法适应大数据时代的归档要求，更无法实现与当前科研诚信建设的深度对接。另一方面，科研档案管理的运行机制不够顺畅，制度执行较差，如规定了科研工作和建档工作实行“四参加”“四同步”管理，很多高校没有落实到位。科研课题的审定或工程项目的验收等，只有科研管理部门相关人员参加，科研档案管理人员大多不在场。四同步中的“验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步”“上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步”执行也不够理想，这与科研诚信的审核要求不相适应。

(四)科研档案信息化建设与科研诚信建设的要求不相适应

科研档案汇聚了庞大的科研信息资源，科研档案信息化就是运用计算机信息技术和互联网技术对科研档案实现线上管理的过程。目前，高校正在逐步实现科研档案的数字化储存，但是科研档案的信息化还远低于科研诚信建设的要求。一是高校的科研管理涉及社会科学部、科学研究部、科技开发部等多个部门，部门之间没有搭建共同的信息资源平台，“对科研档案的信息资源建设和监管管理可能存在盲区，出现管理不到位、制度不配套和要求不明确等现象，给高校科研档案信息资源建设和管理带来影响”。二是高校档案部门的科研信息化程度较低，科研管理部门建设的信息化系统与档案管理系统各自独立，未能实现系统平台的对接，科研管理部门形成的申报和结项等科研档案资料不能直接转入档案系统，因此档案馆的科研档案只实现了目录的数字化，而大量的科研档案仍旧是科研部门转交过来的纸质档案。高校科研档案信息化的滞后，也影响了与科研诚信监管平台的共通共享，科研诚信查阅、审查等都无法有效实现，有价值的科研资料和失信证据难以从检索中及时准确发现，不利于科研诚信建设深入推进。此外，信息化程度不高带来的科研档案低效使用，也不利于发现更多的科研不端行为。

三、服务科研诚信建设的科研档案管理创新路径

(一)推进档案信息资源库建设，建设科研档案大数据库

根据科研诚信建设需求，认真履行“科研档案保存”职责，改变传统档案观念，一是树立“数据为王”理念，要以收集所有的科研数据为目标，档案工作人员将档案收集关口前移，要改变项目完成后“给多少收多少”的状况，加强对科研管理部门兼职档案员培训，加快推进部门预立卷，“对文件生命周期中各个阶段所形成的文件(档案)做到及时、准确的收集，将归档业务环节提前，从而全面改善档案工作的置后问题，实现档案工作前置”。二是将重视实体档案转变为“电子档案与实体档案并重”，将加强电子文件的收集和管理，大数据技术引入科研档案管理过程中，运用互联网、云技术，推动科研项目数字化、信息化、编码化，推动科研档案信息化、专业化和系统化建设，实现对科研项目和档案的全过程跟踪管理。三是建设“档案数据中心平台，对数字档案管理系统、科研管理系统、OA协同办公系统、部门预立卷系统、图书馆文库等全校所有应用系统的信息资源进行集成”，支持跨平台科研档案检索服务。

(二)完善科研档案相关制度并融入科研诚信建设全方面各过程

完善科研档案专项管理制度及相关办法。按照科研诚信管理有关精神，高校应抓紧制定相应管理办法。一是明确科研档案管理的责任，明晰档案馆、科研管理部门与教师的权利与责任，形成重视科研档案、遵循档案管理规律的氛围，形成教师科研档案归档的意识，认识到及时、准确、完整地归档是教师和科研人员必须履行的基本职责。二是健全完善科研档案相关管理制度和有关办法，根据科研项目进行的四个阶段设置科研档案归档标准，强化目标责任制，将科研档案管理和开发纳入科研项目自身的评价和结项的必要条件，实现科研档案管理与科研诚信建设的联通、联动、联接。

(三)贯穿诚信建设于科研信息全流程、全方位管理中

将科研诚信建设落实在项目指南、立项评审、过程管理、结项验收和监督评价等科研计划管理的全过程之中，在科研档案中专门明确建立科研诚信档案，用于记载和反映教师及科研人员信用行为状况。一是在各类科研项目中约定科研诚信义务和违约责任追究条款，将科研诚信前置于科研合同中，加强科研档案的信息化，为科研诚信的审核打好基础。二是全面实施科技诚信承诺制，同时要求从事推荐、申报、评审、评估等工作相关人员签署诚信承诺书加入档案。三是强化关联机构的诚信审核，切实将举办良好科研诚信情况作为承担科研项目的必备条件。四是严格按照国务院办公厅印发《关于深化科技奖励制度改革方案》(国办函〔2017〕55号)中要求，对违背科研诚信的责任人和单位，记入科研奖励诚信档案。建立科研信用档案和学术信用数据共享平台，将直接责任人的科研不端行为客观记录在科研诚信档案中，严格落实科研诚信档案一票否决制。五是加强科研诚信的宣传教育，在入学入职、职称晋升、参与科技计划等重要节点，对科研人员、教师和青年学生进行科研诚信专项教育，开展引导广大科研人员开展负责任的研究。

(四)建构科研档案管理责任体系

完善科研档案管理责任体系，明确主体责任、第一责任、连带责任等，将科研档案管理及科研诚信的具体要求纳入常态化管理。一是明确档案馆、科研管理部门、学院和师生本人四级联动机制，明确各自的权利、责任、时限、要求等。成立科研档案管理协调小组，由档案馆、科研管理部门和学院组成，定期开展协调会议，总结评价工作开展，及时解决存在的问题。二是硬化管理责任，强化约束机制，强化落实科研档案管理工作，真正做到“三纳入”“四参加”“四同步”要求。三是强化科研互动、科研管理服务各类机构、档案部门以及科研诚信监管相关部门的责任，对科研诚信工作任务、职责权限作出明确规定或约定。此外，还要增加科研档案管理人手，加大档案类人才的培养，提升档案类人才的综合素质，并在职称评定、项目经费、培训学习、职位晋升等方面给予足够关注，激发档案工作人员的积极性和创造性。

(五)探索运用区块链技术确保科研档案的真实性和科研活动的可追溯性

区块链技术解决了文件档案真实性保障问题。一是区块链技术将“所有文件的真实性维护任务绑定在一起，通过非对称加密机制签名，打上时间戳，计算哈希值，防止了事后造假、抵赖和篡改”。科研档案全过程记录一旦登记进区块链，原有记录就不会被覆盖。科研诚信监管部门可以通过区块链追溯整个科研活动过程，“使得链上文件的真实性因业务流程的不可逆与业务记录的不可篡改而得到保障”，“区块链技术的时间戳特性，能够有效地解决档案信息防伪与数据追踪难题”。二是实现去中心化的真实性维护。区块链技术发挥了参与方作用的信任机制，依托技术实现了跨节点的信任。全节点参与的共同治理模式，开启了信任保障的新机制。例如，2016年6月美国佛蒙特州通过一项法案，确认了区块链中的电子文件具有法律可采性，且无需另行证明其真实性。高校应努力探索区块链技术在科研档案信息管理中的使用， 它将带来新的科技革命浪潮。