欧阳慧娟

（中国航发湖南动力机械研究所，湖南 株洲 412002）

多年以来，供应部信息化水平较为落后，这在一定程度上影响了供应部的工作效率，对物资采购某些工作环节缺乏必要的监督和管控：计划员开出入库票后，物资是否及时入库；物资入库后，采购员是否及时办理付款和结算；供应部物资台账是否与财务部存货台账在同一时点的结存数据相符。上述问题造成了下列情况的发生：

（1）供应部与财务部在采购结算以及存货核算方面缺乏必要的衔接，造成财务部存货科目的会计数据无法真实地反映供应部采购以及仓储业务的真实情况，影响了研究所的财务分析和财务决策工作的进行，同时也影响上级机关对研究所相关工作的评价。

（2）供应部无法获得及时准确的采购结算数据，无法对采购人员的采购支付与结算实施有效的管理。由于无法及时获得已报账数据和未报账数据，供应部采购员的报账情况不能清晰地掌握，采购人员长期不结算报账，使得经营管理和统计的数据不准确，导致一些厂商的账款多年未结付，对诚信经营也带来不利的影响。

通过管理创新课题项目的实施，完善物资采购结算和资金支付的流程。提升物资采购的管理水平，强化相关人员的责任意识和效率意识，提高工作质量。

1 实施途径和主要办法

供应部应完善制度与流程，明确责任，将每个采购任务从下达采购计划一直到报账完成的全过程的责任落实到人，对整个物资供应管理流程实施管理和监控。充分运用物资管理信息系统等现代化管理手段，财务任务做到数据化、规范化、标准化。为使供应部的管理更加精细化，采取了如下途径：

（1）加强基础管理。按照内控制度及风险管理的要求，认真查找管理工作中存在的缺陷与问题，分析问题存在的原因，制定切实可行的改进计划，并按计划认真整改，促进部门管理水平的提升，提高部门的工作质量和效率。

（2）与财务部讨论协商，建立科学合理的业务流程和工作界面。多次与财务部赵爱专题讨论会议，就物资采购解散和资金支付的流程以及部门之间的工作界面进行研讨，建立起科学合理的工作流程和界面。配合财务部解决存货科目的会计数据与仓库物资台账不相符的问题：根据财务要求查找相关的出入库票据，进行相关的账务处理，核定暂估入库数据。加强对暂估入库的采购业务的监控，落实到相关的责任人，督促尽快报账。

（3）逐步提升管理手段，完善采购管理工作。为完善物资供应管理工作，组织了多次采购管理自查工作，对历年来所有采购项目从需求计划的下达、招标竞价流程、合同签订、物资验收保管发放、报账等整个流程进行检查，对于发现的问题及时进行了整改完善。对于预付账款进行了清查，责任落实到人，规定了处置期限。

（4）加强人员流动、完善内控机制。将一些能力较强的年青同志安排到主要业务工作岗位中，在实践中提高能力，同时通过组织业务能力较强的员工介绍自己的工作经验和方法，组织各类培训活动来提高员工的业务素质。通过一段时间的运行来看，在提高年轻员工积极性、培养员工综合性管理能力、各岗位人员形成有效互补等方面取得了良好的效果，办事效率、执行力等方面均得到了提升，对廉洁风险的防控也起到了积极的作用。

（5）不断完善绩效考核机制。管理工作绩效考核是完善管理，提高员工工作积极性的有效手段，把每个班组、每个岗位的工作都细化、优化、量化，及时填报，认真审核，尽量把每项工作都做到流程化、标准化，采购员的及时报账情况，出入库票的冲红情况均纳入部门的绩效考核项目中，对及时报账、准确申报暂估入库等数据的采购人员予以奖励。

2 取得的成绩

①制度建设成绩显著，对于物资供应工作的各个流程都制定了相关管理制度并在执行中不断得到完善；②主动服务用户的意识得到增强，计划员、核价员和采购员都提高了服务意识，激发了员工主动服务科研、服务用户的积极性和创造性；③采购员的报账效率得到显著提升，暂估入库数据得到了精准的控制，采购工作得以很好的量化；④管理信息系统的运用日趋成熟，自物资管理信息系统全面投入运行以来，各项管理日趋规范，数据统计的准确性，各项工作的可追溯性都得到了增强，业务人员对软件的应用也日趋熟练，为有效做好物资供应管理工作锻炼了队伍，培养了人才，更提供了数据依据。