李治伟

一、基于电子档案管理在线化，提升企业档案管理的效率

在信息环境下，众多企业开始利用信息系统来实现业务电子化，企业在开展业务活动的同时，产生了大量的电子文件，电子文件能够及时的在线归档，对提高社会生产能力及企业的管理效率至关重要。当下，电子文件的在线归档主要分为两个步骤，即ERMS的捕获和电子文件的归档，其中前者是后者的基础，范畴也大于后者。

ERMS的捕获，是指将业务活动中生成或接收到的数据对象作为文件及其元数据一起保存到电子文件管理系统中的过程。 ERMS捕获的对象由客体和主体组成。客体包括电子文件、实体文件及混合文件和它们的元数据，其中电子文件由于组件的构成不同，又可以分为单组件文件（非结构化文档），组合文件（因业务而紧密联系的文档）、复合文档（因技术而紧密联系的文档）。主体是指人和系统，人是指电子文件形成者及管理者，系统包括文件形成的系统及文件管理的系统，人和系统是一一对应的。由此可知，ERMS的捕获是电子文件归档的前提和基础，这一过程对进入系统的电子文件开展检验，只有内容完整、可读，格式规范才能通过检验，并给予唯一的标识符，存入归档库中，而接下来的电子档案的整理及鉴定工作，则是ERMS的独特之处，因为一般的档案辅助系统对电子档案的整理、鉴定没有集成关系，而ERMS对电子档案的元数据捕获，把整理、鉴定、利用的工作规则设置在元数据中，就可以关联到电子文件的分类、保存期限、安全密级等方面，实现有效集成。……