以档案为核心的大数据知识资源系统的开发与建设

2018-02-28赖竹斌

云南档案 2018年1期

■ 赖竹斌

第1章背景

1.1 知识资源现状

中国电建集团昆明勘测设计研究院（简称昆明院）建院50余年来，完成了大量水电水利工程的勘察设计工作，积累了丰厚的工程档案资料，这些资料虽然得到的有效的管理，但在利用上遇到了瓶颈，为满足我院生产业务的国际化、多元化发展需求，实现档案、图书、情报一体化管理，需要对我院现有的工程档案、文献资料、作业流程、技术标准等进行分析、研究，提炼数据形成知识，同时智能推送给用户，引导用户知识创新，为工程师提供培训、学习的训练系统，为昆明院解决存在的以下四个问题：

知识信息分散流失。昆明院承担了众多设计任务，设计规模大，参与的专业多，工程人员变动频繁；工程周期长、分工细致、分布地域广，这些特点造成信息量庞大且分散，信息沟通不畅，知识信息分散流失和利用率低等问题，从而造成现有成果利用困难。

隐性知识没有得到保存。院老一辈设计专家和中青年技术骨干在多年的实际工作中积累了丰富的经验和宝贵的资料，但这些财富大部分存大脑中，易流失、难以保存，给企业带来技术知识损失。

专业技术资料缺少分享平台，各专业技术人员在多年工作中积累的大量技术资料，没有建立开放的平台以提供知识的分享，造成知识的浪费。

产业链上下游知识未建立平台。昆明院作为集团公司重要的科研基地，也承担着为集团内各类型企业进行科技创新，提供服务的任务，设计企业和上下游合作伙伴信息交流和知识分享的需求也在提高，需要建立一个统一的平台。

1.2 研究意义

为满足我院生产业务的国际化、多元化发展需求，实现档案、图书、情报一体化管理，需要对我院现有的工程档案、文献资料、作业流程、技术标准等进行分析、研究，提炼数据形成知识，同时智能推送给用户，引导用户知识创新，为工程师提供培训、学习的训练系统，以档案为核心的多源信息知识管理平台研究将解决我院以下几个方面的难题：

1.集团公司规模大、专业多，且人员、角色变动频繁，工程周期长，造成信息量庞大且分散，造成现有成果利用困难。

2.昆明院承担了众多设计任务，设计规模大，参与的专业多，工程人员变动频繁，知识信息分散流失。

3.工程周期长、分工细致、分布地域广，这些特点造成信息量庞大且分散，信息沟通不畅，知识信息分散流失和利用率低等问题，从而造成现有成果利用困难。

4.隐性知识没有得到保存。院老一辈设计专家和中青年技术骨干在多年的实际工作中积累了丰富的经验和宝贵的资料，但这些财富大部分存大脑中，易流失、难以保存，给企业带来技术知识损失。

5.专业技术资料缺少分享平台，各专业技术人员在多年工作中积累的大量技术资料，没有建立开放的平台以提供知识的分享，造成知识的浪费。

1.3 研究目标

通过以档案为核心的多源信息知识管理平台研究与系统的建设，将档案收集、存储并自动整理和智能分析后，自动推送到工程师桌面，用户在未登录前，系统是一个大的知识仓库，用户登录后，展现给用户的将是一个涵盖工程各数据层面的培训平台和作业指导平台，实现从档案管理到知识管理的转变。

推动企业的规范化、标准化建设，通过《以档案为核心的多源信息知识管理平台》的建设，对我院设计标准、设计规范、设计图库等资料系统分类整理，将以往设计成果中一些共性的知识和经验转化为显性的知识，为工程师作提供指导和参考，实现了集团公司的工程知识积累、提取、整理和共享，推动集团公司标准化、规范化进程。

防止集团公司技术资料、知识成果的流失，充分利用现有信息资源和科技成果，我院建院以来完成了多项工程设计项目，积累了丰富的工程实践经验，总结和整理了大量的工程技术资料和科研成果，通过计算机信息处理技术对这些信息进行系统化整理和电子化存档，使各项信息实现了统一化、规范化和网络化的管理，具体管理目标如下：

1)为工程项目审查和技术咨询提供可以借鉴的方法和指导；

2)为承接设计工作提供素材；

3)可以方便地与国内外合作单位交换电子资料。在设计的现阶段，业务量会逐步再扩大，必将会参与许多国内和国际性项目，合作伙伴的数量和范围将大量增加，充分利用电子化设计成果，必将对我院业务的开展发挥极大的推动作用。

解决工程知识资源的整理、归档难题，包括对设计资源进行分类、审核、修改、添加、删除等；可根据人员、角色、群组、组织架构来设定使用权限，有效管理使用者对文件阅读、编修、删除等权限；自动创建目录结构；弹性设定「文件类型」格式，可针对各类不同性质的文件，自订特有的栏位名称；各文件夹可弹性设定上传档案的个数、大小限制与是否记录版本异动、进行审核流程等规则。

解决知识资源的检索、传输、浏览和统计的难题，建立人性化的搜索功能和自定义消息机制，方便用户从多个角度定义知识地图，快速找到自己需要的资料和了解档案的更新变化情况。用户可以根据项目和日期查看最新的档案，并可以自己定义关键字来进行查找。并及时的收到自己关心项目的档案更新信息。

对所有管理的工程知识资源都提供高效统计与智能化的查找搜索功能；对于查询，用户只需输入文件的相关属性信息，同时用户定义的自定义属性字段也可以参与到查询中。即可准确、快速的查找到想要的资料。

解决工程知识资源的安全性难题，企业竞争就是商业情报的竞争。企业商业机密一旦泄漏后果不堪设想。本项目将有效保障了档案资源的安全利用，其具体的安全成果如下：

1)针对网络的安全保护，系统的部署在全封闭的内部网络，使外部网络用户无法进入系统获取相关信息；

2)数据传输的安全性，底层使用加密的数据传输并可以实现断点续传；

3)接入的安全。所有接入系统的使用者，都必须通过口令认证。使外部人员无法进入系统；

4)接入之后的安全保障。系统的登陆、资料的上传、下载等均可实现数据记录，可清晰了解到每一份文件具体由谁去下载，有效保障了数据的安全性；

缩短设计周期、降低设计成本、提高设计质量，通过本项目设计建立、完善设计企业的技术和管理标准，完成制度化建设，可以把ISO质量体系的标准、相关的工程设计规程规范纳入信息系统中，并在系统中优化流程，跟踪工作过程，提高工作质量。同时，利用网络环境能迅速获得内部的设计资源，信息充分共享，减少重复劳动，降低设计成本，提高效率；也可以迅速获得外部的市场信息，缩短与客户的距离，压缩不必要的会议和出差费用。

第2章建设内容

2.1 系统总体架构

《工程知识资源管理系统》功能模块图

2.2 建立标准“工程数据模型”

以档案为核心的大数据知识管理平台研究，将以云南澜沧江糯扎渡水电站为依托工程，全面收集和分类整理各阶段（规划、预可行研究、可行性研究、招标、技施、竣工验收、运行）的勘察设计科研成果，实现统一存储与共享，方便员工查找和利用相关的资料。建立基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，实现对数据的计算和统计能力，形成完整的数据库并具有关联的属性，标准工程数据库的预期目标如下：

实现各类文字报告及其附图快速准确的归档和管理。

实现各类图片、视频等影像资料的实时上传和分类整理。

探索建立标准图库的必要性和实现的方法。

实现现场设计修改通知单和设计图纸的链接和标示。

实现全图，全文检索功能。

实现工程报告类打印电子文件自动收集

工程图纸图签电子签名系统

2.3 建立“知识管理系统”

实现知识库的动态管理，加速知识的沉淀、共享、应用与创新，提高员工的工作效率。逐步实现设计人员、流程和知识的互动，进一步细化动态知识的管理，实现在流程执行过程中沉淀知识、关联知识，使设计人员适时得到所需的知识。与集团公司已经上线运行的综合管理系统、项目管理、流程管理、协同设计等实现互联互通，知识整合具体目标如下：

实现与生产管理系统和三维协同设计的集成，实现数据集中展现。

实现与CNKI、Apabi等已有知识资源的知识链接及检索。

提供知识总库的管理系统，实现快捷、方便、安全的检索和下载，同时保持与人力资源库的及时更新。

建立方便供技术人员交流的工程论坛。

通过IE、Google earth进行工程发布，展示集团公司所承担的工程及基本资料，扩大集团公司的影响力。

2.4 建设“知识利用平台”

使用户在知识利用首页可以一目了然的看到我院多年积累的工程知识资源成果、最新的工程知识情况和知识的分布情况，同时用户可以自动定位到查找窗口，快速的根据自己的需要找到相关的知识，包括快捷查询通道、优秀工程展示、技术讲座推荐、最新知识成果分享、知识管理系统数据统计、最新数据显示、知识分类数据库展示、用户登录等内容，指导生产、规范作业流程，提高生产效率和设计质量。

提供展现企业全部知识和快速定位的知识首页。

提供可视化的动态知识地图。

提供快捷、准确、高效的知识检索功能。

提供开放、专业的知识交流平台。

提供知识博客和个人知识社区。

提供可交付的资源下载中心。

2.5 建立“知识管理体系”

建立知识管理制度，主办知识管理讲座。建立完善的知识管理体系，指定专业的知识管理人员，建立考核指标和激励制度，使企业知识管理在循环中不断完善和发展，主要工作包括以下内容：

在企业内部建立知识管理人员架构。

明确知识管理人员的工作职责。

建立知识管理绩效考核指标。

建立知识管理激励制度。

第3章建设成果

3.1 系统建设成果

“工程知识资源管理系统”突破静态档案管理模式的局限，建成了我院档案、图书、情报一体化管理体系，将我院五十余年积累、沉淀的档案、资料知识的推送进系统，解决我院科技成果资源利用共享，员工知识传递问题。其建设成果主要包括以下几个方面：

全方位的资源整合，能满足数据多元化需求

定制功能灵活，解决企业内子公司、各分院知识管理个性需求

系统具有较高的稳定性和安全性，确保我院资料安全。

智能的数据处理能力，减轻档案人员的工作。

先进的出图条码管理模式，使信息技术服务于生产。

建成知识的推送、作业指导和个人知识平台，指引生产，加强技术创新能力。

以档案为核心的大数据知识管理平台研究将对现有的档案资料成果、作业流程、作业规范等进行分析、研究，满足基础数据、项目操作、成果积累三个层面的大数据知识管理平台，确保档案资源全生命周期的管理，挖掘、分析企业资源数据为领导提供决策支持。

3.2 创新成果

系统全面的对档案资源进行整理、分析，建立以档案为核心的大数据知识管理平台和管理体系。

整合工程全生命周期的知识资源，建立标准“工程数据模型”，实现从资源收集存档到资源利用的转型。

完成从档案管理到知识管理的转型，变静态档案管理为知识管理。

在企业内真正实现知识资源的标准化、规范化管理，将知识资源推送给企业每一位员工。

建立以知识利用为核心的知识交流与知识创新的平台，在业内率先实现知识管理，该系统在中国水电工程顾问集团公司系统内及云南省档案行业内均属首创。

3.3 应用价值

1、实现企业知识资源的统一管理，解决企业知识资源的整合、归档、整理难题。

2、防止企业技术资料、知识成果的流失，解决了工程知识资源的安全性难题。

3、实现企业知识资源主动推送，解决知识资源的检索、传输、浏览和统计的难题。

4、推动企业的规范化、标准化建设，加快企业知识资源利用，推动企业标准化、规范化进程。

5、缩短生产周期、降低设计成本、提高设计质量、增强技术创新能力，提升企业核心竞争力。

第4章总结

该项目的研究以提升企业的知识管理水平、实现企业的知识共享为目的。通过项目的建设与实施，将日常工作与信息化工程结合进行，科学规划、积极推进、分步实施，充分发挥信息技术的作用，提高集团公司知识的生产，获取、共享和利用的水平，加大工程知识在流动过程中的价值增值，有效的加快集团公司信息化、数字化、集成化的发展，以适应知识经济环境下的市场竞争。同时，项目具有高扩展性与复用性，项目成果可以推广到集团公司其它单位，推动整个行业的信息化发展，提升工程知识的管理与应用水平，其具体的推广和应用价值如下：