李洪洋

自从21世纪初，“智慧地球”这一全新概念被IBM公司提出以来，“智慧”的序幕迅速拉开，各种产业将之与本行业结合，进行相关战略部署。“智慧城市”“智慧银行”“智慧校园”“智慧时代”等全新研究得到了全世界范围的广泛关注。在智慧时代背景下，档案工作的发展本质是不会有所改变的，但是其未来的发展与服务方向、服务手段更应结合时代特色，充分体现“智慧性”。档案事业作为一项具有国家规模且与各项事业联系紧密的重要科学文化事业，如何在云计算、物联网、区块链、大数据等新兴技能技术条件下，进行改革與服务创新，进而为档案事业发展提供可持续动力，是当今档案界应予以研究的热点问题。

一、智慧时代的特征

智慧时代，顾名思义，是将物联化、智能化与数字化等多种新兴科技结合以应用到人类社会中，为人类更加便利的生活提供条件的一个时代。在这种时代背景下，人们能够以更加动态、更加精确的方式来进行生产、生活，进而实现“智慧”的目标，是人类社会共存、和谐、生机以及可持续发展的一种理想化模式。智慧时代的特征主要体现在：

1.创新性

智慧时代背景下应当进行创新性的服务，此处创新并非同于以往手段创新，而是强调以新信息技术为背景条件的知识服务创新。需要由以往的“主体为中心”向“用户为中心”转变。智慧时代背景下，大数据技术的应用能够让开发者获取更多的数据资源，分析、总结其中有用的信息需求，进而实现开放性为特征的用户参与的创新，发挥知识服务创新在社会发展与历史变革过程中的重要作用。

2.用户至上

智慧时代不同于以往。传统时代的服务向公众社区开放时，只是满足大多数人的需求，设计是统一的、笼统的;而智慧时代则更加强调个人自身的价值，其以满足用户需要为主要目标，更加注重用户的参与。在这一时代，任何设计都需要以用户的需求为出发点，进行宏观设计。与此同时，不同用户的个性化需求也应被纳入考虑范围内，实现以“用户为王”的创意化个性化需求服务，同用户携手，共同创新服务手段、完善服务内容。

3.时空拓展性

智慧时代强调信息、物理、时间等空间的延伸，让用户能在任何时间、任何地点以各种方式快捷、便利的获取所需信息。以黑龙江大学2018年寒假硕士研究生所用APP“全球学术快报”为例，仅需根据学号姓名注册，再应用地理位置关联与学校关联，即可使用。该APP不仅能满足求职者使用文献的信息需求，更能够提供随时随地的下载服务与阅览服务，十分便利。

4.可持续性

智慧时代与传统时代最大的区别之一便是其实现了人与物、与社会、与自然的智能融合，为新时代背景下，各项事业的可持续创新发展提供了有利条件。可以说，智慧时代的可持续发展特征是实现政治、经济、文化、生态等各项事业可持续发展的保障。

5.智能性

智慧时代融合了物联网、云计算、区块链、大数据等多项技术，社交网络、数据挖掘也为智慧时代注入了全新活力。互联化、物联化与智能化三个因素作为智慧社会的重要组成部分，必然促进智慧社会朝着全方位互联、智能与立体感应的全方位融合。

二、智慧时代背景对档案工作发展造成的影响

档案工作，是具有国家规模且关乎着社会各项事业的科学文化事业。在智慧时代背景下，档案工作的变化可以归纳为以下几个方面：

1.档案工作理念

档案工作，作为档案事业的重要组成部分，主要分为收集、管理与开发利用三大部分。工作内容往往以管理者角度，为用户提供各种信息服务。用户查档过程中，档案工作人员才被动的将用户所需信息提供给用户，此类服务未免过于封闭、被动。在全新时代背景下，大数据的广泛应用，为档案事业带来了新的契机，学界对于“互联网+档案”的研究已然成果丰硕，“档案网站”“电子文件”“数字记忆”“档案微信公众号”等研究与研究设想层出不穷。因此，智慧时代背景下，档案事业的服务理念正朝着主动服务、以用户为中心的方向迈进。

2.档案工作方式

档案工作具体包含收集、管理与利用三大部分。智慧时代背景下，档案工作的具体方式均发生了改变。以往收集与整理均为手工对纸质文件进行排序归档，随着档案载体与信息记录方式的革新，电子文件、数字化档案等内容逐渐出现，无纸办公更使得电子文件数量激增。档案管理不断出现新的管理软件、联机文献信息检索机制等新技术，数字归档与智能化分类整理极大地解决了纸质文件占用过多物理空间这一弊端。以往档案局、馆提供利用的服务方式主要为用户到馆利用。智慧时代下的档案服务，不仅仅再局限于档案实体服务。新的服务模式是建立在原有实体服务的基础上，开通各个可利用网络平台，以WEB2.0、云计算、物联等智能技术为依托，在互联网上即可通过点击或者留言的方式获取用户所想查询的信息有无情况，不涉密的信息内容，甚至可以直接在网上获取。可见，新时代背景下，档案工作方式正在发生改变。

3.档案服务工作的对象和内容

由于档案工作“官修史书”的固有传统，档案服务在以往主要是针对“官方”，即专门为政府或者为有关部门服务。智慧时代背景下，档案服务工作的对象范围逐步得以拓展，从中央到地方，再从社会到个人，档案利用扩展率充分体现了档案用户群体的不断扩大。这与用户信息素质的增强是离不开的。智慧时代的来临，使得自媒体等技术不断普及，每个人都是信息的创造者，更是信息的需求者，用户信息意识、自主意识不断加强，信息需求越来越高，要求服务的质量也逐渐攀升。新时代下如何满足多层次、多单位的用户个性化的信息需求，予以用户全面、个性、便捷、高效的档案服务，是当前档案工作发展所面临的瓶颈与挑战。

传统档案工作的服务方面仅限于借阅或者参考咨询等基本业务层面。智慧时代下，伴随着物联网、云计算与大数据的多方面技术协同纵深发展，档案工作的服务内容逐渐向个性化、多样化、集成化等方向深度发展。除此之外，资源供给方式也逐渐转变，向知识服务创新方向发展，基于物理空间的实体服务逐渐向创客空间、多元空间过度。

三、智慧时代视域下档案工作发展存在的问题

智慧时代视域下，档案工作的发展面临着许多新情况。由原来单一的对实体档案进行收集、整理、利用，到如今多样化、个性化、交互化、集成化与专深化的多样工作方式的转变，已然取得了一定的进展。但由于智慧时代下服务创新的实践起步滞后较多，实践层面仍存在若干问题，主要集中在以下几个方面：

1.管理理念落后

“智慧时代”背景下，我国档案管理工作逐步实现由传统纸质工作向数字化工作的信息档案工作的转变，基本能够实现档案的信息化管理。但固有管理人员的传统思维未能跟上时代的脚步，滞后于实践发展。这种滞后导致档案工作陷入困境。“智能化”“信息化”档案管理模式，需要对新的档案管理方式加以推广应用，而思维的落后则使新应用的推广与使用陷入僵局。

2.档案事业发展不均衡

东部、中部、西部由于经济发展水平，科技进步水平等差异，档案事业在“智慧时代”背景下的发展水平也有高下之分。“智慧时代”档案事业的全面发展需要大量人力、资源、物力与资金的投入，同时，国家政策的支持引导也与档案事业的发展紧密相关。实践层面而言，经济较为发达的东部较中西部发展较快，究其原因，无非是思想先进，且得天独厚的地理优势使其能够便利的接受、吸取国外经验。因此，如何在“智慧时代”背景下，实现有强代弱，促进档案事业全面转型发展，是档案学界应予以规划解决的问题。

3.服务用户的满意程度欠佳

现有档案的网站和集成系统，在可以获取的前提下，仅仅是实现了部分馆藏联机公共馆藏查询，且用户需要掌握专业的检索知识与检索关键词方才有可能查询到所需要信息。不仅如此，各个档案网站之间“各自为政”，用户不能查询到所有相关资源，无法实现现有查询引擎能够实现的一站式检索，将会大大降低用户使用的满意度。除此之外，检索过程的繁琐也是服务用户满意度欠佳的一大原因。

4.“智慧”的实现缺乏深层次性

尽管我国档案事业正朝着“智慧”的方向努力与迈进，但仍存在着明显的“炒概念”现象与表面结合的问题。多数学界的研究对于“智慧城市”下档案工作的新发展类的文章，仅是借用“智慧”这一热名，并未阐述档案工作如何“智慧”的深刻内涵与做法。而在具体实践层面，2018年笔者有幸参观过号称是全国首个智慧档案馆的示范馆。建设内容并未能深度展现“智慧”所在，所用软件与各省所用数字化软件无差异。除此之外，学界对于“智慧时代”背景下“大数据”这一方面的研究成果丰硕，但多数研究成果仅限于纸上谈兵，具体实践操作层面，多数档案网站仅有空壳，无实际作用，功能也停留在基础的馆藏查询、资源查找等基础性服务上。服务内容较为单一、死板，只是以原有数字馆藏为基础所进行的简单加工集成，专业信息服务能力更是达不到智慧这一水准。

5.档案事业发展各项标准有所欠缺

“智慧时代”背景下，档案事业基础工作的管理情况不容乐观，尤其是档案自动化、规范性目标以及管理的标准缺失等问题，造成目前档案网络建设与档案信息系统存在着相当水平的差异，这种差异的存在，又直接影响着“规范”的形成。极大地削弱了新时代背景下，用户满意的共享体验。

四、智慧时代视域下档案工作发展的全新出路

面对“智慧”这一时代冲击，档案工作者应思考如何顺应时代的要求，构建符合时代发展的智慧模式，为用户提供最便捷的智慧化服务。

1.转变档案工作者管理理念

现如今，智慧时代在档案工作方面的应用实践并不乐观，很大一部分原因是档案工作者管理理念滞后所导致的。当下多数单位仍以传统视角看待“智慧城市”，简单地以为只是对“互联网+”的加以应用。由此，想要解决这一问题，必须先转变档案工作人员的管理理念。不仅要提升档案管理人员对于该概念的认知，更要积极引导其学习应用现代化的科学信息管理技术与理念。进一步提升档案服务意识，使得档案管理能够以全新的姿态更好地服务于社会大众。同时，需要注意的是，档案管理理念的转变并非意味着完全抛弃以往传统纸质档案的管理。“智慧时代”背景下的档案管理工作需要同纸质档案管理工作相协调，共同促进档案事业的稳步发展。

2.以强代弱促进全国档案事业整体协同发展

各地区应以智慧技术为依托，实现以强代弱。可以以“异地备份”的兄弟省份为对象，彼此学习长处，共同进步发展，创造信息化、多维化、智能化的档案管理应用环境，促进传统档案馆向自动化与智能化逐渐过渡转型，从宏观层面整体布局引导档案事业协同并进发展，进一步提高档案事业的整体服务能力与服务水平。

3.提升档案工作服务质量以提高用户满意度

在新技术背景下，各档案有关单位应积极利用新技术，如大数据技术、云计算等，进一步捕捉用户兴趣需求，从而根据用户需求更好地提升自身服務质量，进而进一步提升用户满意度。同时，可以通过建立档案事业评估指标体系，对档案事业进行实时评估，摒弃改正其中不适宜发展的部分，促进档案事业更好地服务于群众、服务于社会、服务于国家。

4.深度结合“智慧化”使智慧贯穿到档案事业始终

为实现实际工作与预期效果之间的一致，档案事业需要从纵深层次，深度结合“智慧化”时代特征，无论是纵向的收集、管理、利用等各个环节，亦或是横向的各部门各机构，都需要结合自身特色，深度融合智慧技术，进一步促进档案事业真正向“智慧化”发展。

5.加强档案事业发展标准化建设

档案事业整体发展的标准化建设与现阶段“智慧社会”背景是不相适应的。这极大阻碍了档案事业管理效率的提升，妨碍了档案事业的进步与发展。在新的技术背景下，档案信息资源以数据信息为主体，而这些复杂的数字化档案数据信息，能够通过统一标准，一致规范得以管理效率上的提高，进而促进科学化的档案信息管理的实现。首先，国家有关部门应制定档案事业发展标准，该标准应结合定性与定量两方面的因素，根据以往制度资源与实施经验，促进标准化体系的建设。此外，还要考虑新的技术背景下，技术环境标准的适用性，将技术环境纳入考虑范围之中。最后，在制定标准时要兼顾现实性与发展性，以满足档案事业的可持续发展。“智慧时代”档案事业发展仍是一片全新未开发的领域，需要学着以更深邃的学术视野，捕捉其中的知识内涵，共同为档案事业的发展进步而奋斗。

注：该文为2018-2019年黑龙江省档案局档案科技项目计划“面向智慧城市的档案信息服务研究”（HDK2018-30）阶段性成果

（作者单位：黑龙江大学信息管理学院）