食品药品监管档案管理现状及对策

2018-02-17张翠萍

现代食品 2018年3期

◎ 张翠萍

（内蒙古自治区食品药品监督管理局，内蒙古呼和浩特 010010）

目前，添加在食物中的食品添加剂种类繁多，越来越多的食品安全问题被曝光，因食品药品质量问题而导致的延误病情、致死等情况时有发生，所以人们对于食品、药品安全性的重视度也随着自身安全意识的提升越来越高。因此，为了增强人民的生活幸福感，必须加强档案管理，只有认真做好档案管理工作，才能打好食品药品安全的基础。

1 食品药品监管工作的重要性

作为生活必需品，食品、药品在人们日常生活中扮演重要角色，其安全性对于使用者的身体健康和心理健康有直接的关系。但是，近几年来，部分生产商过于重视金钱，在很多食品的生产加工过程中会添加一些食品添加剂，其作用是增强食品的美观，延长食品的存储时间或者增强食物的口感。如果人们长期食用这些食品，就极容易发生食物中毒，如果超出规定标准的几倍、几十倍甚至几百倍，很有可能会导致食用者中毒甚至死亡。在这样的大环境下，食品药品监管部门应该更好地发挥自己的监管职能，尽力确保食品药品安全，使广大群众能吃上放心的食品和使用上安全的药品[1]。

档案管理工作作为食品药品监督管理的基础工作，应该引起食品药品监督局的重视。通过对食品药品正常的日常监管及专项检查，将检查情况逐一记录在案，建立全面的档案，告知公众企业的信用安全等级，让公众自行选择使用哪家产品，从而实现食品药品监管工作有效开展的目的，保证人们能够买到绿色、安全的食品和药品。

2 加强档案管理以推动食品药品监管工作有序开展

2.1 明确工作目标

明确工作目标，才能制定相应的工作计划。根据制定的计划和当前工作的实际状况，建立食品药品监管档案室，逐步完善档案管理系统，加强档案管理工作。针对档案升级整理过程中出现的问题，要及时总结和分析，建立问答库，或者通过相应的专家小组来帮助解决工作中遇到的各种问题，提高档案室工作的效率及质量。部分监管部门可以设立专门的监督小组，其主要职能是负责档案监督管理工作，进一步加强对档案工作的统一管理[2]。

2.2 规范档案管理制度，增强工作人员的档案意识

在档案管理工作的各个环节，如监管工作方面相关档案的收集、档案归类整理、档案的鉴定、保密以及查阅、销毁等工作，每一项工作内容都应该针对这项具体工作制定相对应的管理制度，对食品药品监督局的档案管理工作不断进行规范和完善，从而保证档案内容的完整性、及时性和准确性。相关部门制定好食品药品监督档案管理制度之后，要组织工作人员及时学习，增强档案意识。尽量培养部门内每个工作人员养成良好的档案收集、归类整理、保管的习惯，从小事做起，真正落实部门的档案管理制度。为确保档案管理工作顺利进行，更多需要工作人员的自觉和努力；另外，还可以定期邀请相关专家开展关于档案管理重要性的讲座，进而帮助工作人员养成好的档案使用习惯，认识到档案管理工作对于开展食品药品监督管理工作的重要作用。为了进一步提高档案管理工作的有效性，监管部门可以考虑在工作人员升职或者年末考核中加入这一项，从而提高工作人员对档案管理工作的重视程度[3]。

2.3 提高档案管理人员的素质

食品药品监管档案管理工作人员的素质和业务水平存在较大差异，针对这种情况，要着重提高档案管理办公室的软实力，切实提高档案管理人员的素质。①向社会公开招聘，引进专业对口的人才，壮大档案管理队伍。②创新人才培养方式，在单位内部挑选有发展潜力的人员进行深造，培养他们成为优秀的档案管理人员。③加强对相关人员的培训和教育，提升其业务水平，使其更好地为档案管理服务。④时刻培养他们的档案意识，使其真正认识到档案管理对食品药品监管工作的重要性，增强档案管理人员的责任感[4]。

2.4 促进档案管理工作环境升级

随着社会经济不断发展，科技水平不断提高，大部分档案管理部门都采用了办公软件、计算机以及相关管理系统来协助档案管理工作的开展，计算机的使用在很大程度上提高了工作效率，食品药品监管档案管理室也不应落后，要及时利用计算机及相关办公软件来帮助办公，建立电子数据库。计算机时代，工作人员需要对纸质档案资料管理进行改革，加强对电子档案的使用，以便于资料的保存、查阅[5]。根据实际情况，在现有条件下，对档案室进行划分，可以划分为库房、办公区以及查阅区等多个职能区域，防止不相干的人随意翻阅档案，进而确保档案资料的安全。从自然环境对档案的影响来考虑，为了保证室内湿度不会导致档案资料潮湿、发黄等，可以在室内放置温度、湿度记录装置。因为档案室纸质文件比较多，灭火器也是必需的，在管理经费足够的条件下，也可以选择安装空调和除湿机等设备，通过改善档案室的各项硬件设施，升级档案管理的环境条件。在阅读区，可以考虑安装数码照相机、扫描仪等设施，并且利用档案查阅网络管理系统，提高档案资料的查阅效率。总之，要从硬件、软件两个方面同时入手，逐渐提升档案管理的工作质量[6]。