论开发区科技档案的重要性

2018-02-14肖艳清

建材与装饰 2018年21期

肖艳清

（三明高新技术产业开发区金沙管委会福建三明 365500）

目前，内容完整的科技档案通常会运用文字、图纸、照片、各种原始资料和信息化数据库来记录科研成果和整个科技活动流程，科技档案资源均具有极高的科研应用价值。对于开发区来讲，科技档案具有开发利用价值和直接复用价值，可以辅助工作人员做好开发区建设工作，因此，加强开发区科技档案管理工作也尤为重要，可是，当前在科技档案保密管理工作中普遍存在三种问题，如档案保密管理制度须待完善，档案保密管理技术落后和科技档案资源的开发效率相对低下等。本文将简单分析开发区科技档案的重要价值，论述开发区科技档案管理工作的现状问题，并浅谈解决对策。

1 开发区科技档案的重要价值

从宏观的层次来分析，开发区科技档案有有以下两种价值：

（1）开发利用价值。开发利用价值主要是指科研人员可以通过开发档案资源和研究档案内容来充分挖掘档案资料的潜在价值。在科技档案开发利用过程中，工作人员可以参照原有的科技档案内容，进行再次学习，并加以重复开发利用，为后期的科研工作提供参考方案。

（2）直接性复用价值。直接性复用价值特指科研工作者在工作中可以直接参考科技档案文献，全面了解档案内容，利用有价值的数据信息，避免重复性查找、核算与操作以提高工作效率。高新区金沙园在建立开发区时就直接参考了之前的科技档案，运用档案中的数据信息搭建各种模型，避免了重复性运算与测量，简化了很多工作流程，节约了大量的时间资金成本。

2 开发区科技档案管理工作的现状问题

2.1 档案保密管理制度须待完善

科技档案保密管理工作有三大作用——为高新区的发展提供重要资源，优化高新区开发管理途径，提高金沙园的核心竞争力，可以说科技档案保密管理信首先是针对高新区开发、技术创新、经营管理和现有人才信息资料的充分收集、整合以及保管利用的过程，做好科技档案保密管理工作能为高新区开发的重要决策指明方向。此外，科技档案保密管理工作非常重视对科技文书档案资源的整合与保护系统化建设（特别是对高新区开发秘籍资料的保管），当前信息技术也为科技文书档案保密管理提供了有力的技术支持，因此，不仅能提高科技文书档案保密管理速度和效益，而且有助于推动科技文书档案保密管理的现代化进程，促进高新区商业化科技管理途径的优化与创新。然而，当前的科技档案保密管理制度并不完善，对于机密性科技档案资料的保管不是非常严密，保密工作时常漏洞百出，档案资料的借阅较为混乱，难免会滋生档案泄密问题。另一方面，有不少科技档案管理人员的职业技能并不能满足科技文书档案保密管理工作的要求，他们的保密意识有待加强。对于科技文书档案查阅审核工作执行的不是非常严格，一般只要有人想借阅秘籍档案，档案管理人员就对该档案文件予以复印，没有科学的审批程序，秘籍档案久假不归问题也时有发生。

2.2 档案保密管理技术落后

在21世纪的信息时代，传统文书档案保密管理模式和落后的技术已不能适应现代企业科技文书档案管理工作的发展要求，可是当前的档案保密管理技术较为落后，信息化保密软硬件质量偏低，不利于提高科技文书档案保密管理工作效率。

2.3 科技档案资源的开发效率相对低下

当前也有不少档案管理机构非常重视科技档案的保密工作却忽视了档案资源的开发与利用，“重藏轻用”问题极为普遍。部分档案管理人员对科技文书档案资源的外在商业价值与潜在发展价值均缺乏科学、全面地认知，尚未立足于科技文书档案保密管理的最终目标，削弱了科技档案保密管理工作的职能。

3 解决对策

3.1 科学分析科技档案的价值

科技档案不仅具备外在价值，而且兼有潜在价值，如果在高新区开发工作中不能重分运用科技档案资源的潜在价值，就会削弱科技档案管理工作的社会职能，增加额外成本。因此，科研人员应该立足于高新区的开发目标，科学分析科技档案资源的外在价值与潜在价值，为开发区建设提供完备的参考方案。在科技档案价值分析过程中，科研人员应做好以下三方面的工作：

（1）立足于开发区的建设目标，全面了解档案信息，充分发挥科技档案资源的外在价值。科研人员可以将高新区金沙园这一国家级高新技术产业开发区的基础设施建设、特色产业、创新成果、服务平台、发展环境和绿化、土石方、排水、路灯、征地工程等建设以数据模型、图片资料信息以及科研活动流程记录等形式作为展示本开发区科技档案的重要文献进行整合与上报，以此发挥科技档案资源的外在价值。

（2）从提高工作效率的视角出发，核对之前的数据信息，分析科研档案研究成果，运用前人的经验模式开展科研工作，这样能够节省大量的工作时间，避免重复性工作程序。例如在高新区建设绿化工程时，科研人员可以直接参考之前的科技档案文献，了解本区域的经济环境、气候特征、水文条件，对绿化区的设计图纸、工程模型、栽培技术等数据进行重复性利用，从而节省大量的时间成本，提高工作效率。

（3）从经济效益的角度出发，提高科研成本利用价值。发挥开发区科技档案的重要作用，科研人员必须认真研究前人的科技档案资料，努力开发有价值的数据资源，并将有价值的科技档案应用于开发区建设之中，以此全面提升社会经济效益和科技档案的利用价值。

3.2 优化科技档案保密管理制度

全面做好科技档案的保密管理工作，首先要着重优化档案保密管理制度，引导档案管理人员树立先进的档案管理理念，保护好科技档案机密。一方面，档案管理机构要教导档案管理人员与时俱进，转变只重视管理而忽视服务的思想误区，树立起高度的服务意识。另一方面，档案管理人员要强化自身的职业素养，保护好档案机密，使基于信息化管理的档案管理工作能够为开发区建设提供参考与服务。

3.3 更新文书档案保密管理技术

由于科技文书档案本身是信息的载体，其中包含了大量的机密性文献资料，因此，档案管理机构要重视更新文书档案保密管理技术，建立科技档案安全保护数据库，对档案信息的权限进行及时调整以及重新界定，在合理的范围内扩大档案信息资源的开发和使用范围，以此提升科技文书档案保密管理工作的效益。此外，要充分发挥科技档案资料的价值，辅助开发区提升总体效益。在科技档案开发利用过程中，档案管理人员应该认真分析科技档案内容，做好档案机密信息的加工与整理工作，挖掘有潜在价值的档案资源为开发区的建设工作提供参考方案。