浅谈有效运用档案管理推动企业文化建设

2018-02-13杨燕利

精品 2018年6期

关键词：企业形象档案管理建设

■杨燕利

江苏核电有限公司

0 引言

企业档案管理存于企业文化之中，是企业文化的重要组成部分，有效的档案管理对企业文化建设和企业发展均有促进意义。

1 企业档案管理和企业文化的概述

1.1 企业档案管理

企业档案管理是指对企业人事、技术、财务、信用以及企业其他经营、经济活动资料的管理工作。它具有保密性、准确性、全面性等特征，在构建企业文化、指明企业发展方向方面具有重要作用。

1.2 企业文化

企业文化是指在市场经济环境下，企业经过对一系列历史经验的总结而得出的精华，既是企业整体精神面貌、企业道德观以及企业愿景的总和，也是引领企业长久发展的精髓。优质的企业文化表现为，员工的积极创造性、团结一致、互帮互助以及每位员工的自我价值与企业价值的融合。

1.3 企业档案管理和企业文化的关系

（1）精神层面有机统一。

企业档案管理与企业文化均对企业经济活动有重要影响，二者均对企业文化建设有推动作用，二者在企业发展过程中相辅相成、联系密切，均是企业发展的重要组成部分。

（2）表现形式有所差别。

企业档案管理工作是具体落实到员工的实体性工作，它是在企业创立之初就伴随着企业的，主要收集整理企业经济活动、社会活动等方方面面的资料信息，具有直观性；企业文化是基于企业发展程度而来的，是企业在不断前进不断发展的情况下，积淀而成的，存在于精神世界，具有抽象性。

2 加强企业档案管理对企业文化建设的作用

企业档案资料能够为企业文化提供最基本的建设信息，对企业历史经验、战略方向、管理经验等资料进行提取、加工和创新。企业文化建设如果不依托于企业档案信息，则难以构建切合实际、满足企业自身需求的文化，很容易致使企业发展与历史脱轨，对企业产生不利影响。

2.1 注重企业档案管理积淀企业文化建设资源

企业档案中具有关于企业历史发展、经营模式以及各阶段战略目标的收录、重大活动的记录等内容，它们与企业文化息息相关。只有对企业档案深入挖掘，才能够掌握构建企业文化的最基本要素，如经营理念、战略目标、竞争力等，才能对企业文化精髓有更好的定位，帮助企业文化建设员工有针对性的建设具有科学性、体系性的优质企业文化。因此，注重企业档案管理工作，促进档案管理人员以严谨、积极、负责的态度开展工作十分必要。

2.2 加强企业档案管理促进构建特色企业精神

企业档案信息详实而生动重现企业发展历史进程和精神。其中企业实物档案，例如，企业不同发展阶段荣获的证书、奖牌和名人题词等，应用这些档案举办企业文化展，或者将档案内容编纂成册作为企业文化读物，对于有助于职工了解企业文化，提高他们对企业归属感和基于企业的自豪感。

3 档案管理促进企业文化建设的路径探析

3.1 企业档案管理助推企业树立正面形象

企业形象的积极正面性对于企业内外部经济活动的开展与管理具有积极作用，在内部能够促进企业的经营管理和人员流动的有序进行；在外部，优质形象也可以带来经济社会效益，增加消费者认可程度，提高企业外部竞争力，促进企业发展。基于企业档案管理与企业形象建构，它们对于企业的长远发展均有重要作用，亦是企业文化建设过程中必须予以重点关注的环节。具体而言，企业档案包括企业的初建、发展、转型等各个阶段的重大事项，能够为促进树立企业正面形象提供大量典型素材。由此可见，企业档案与企业形象树立密不可分，它们都是企业发展过程中的宝贵财富，都具有创收的效用，对于企业的生存和发展至关重要。鉴于此，企业档案管理部门与企业形象构建部门应当通力合作，在深层挖掘企业档案的前提下，加大企业形象宣传力度，拓展企业形象宣传范围，从而共同推动企业文化建设。例如，企业档案部门可以将企业重大经济活动、企业荣誉等单独收录成册，集中统一管理，通过运用该档案中的优质案例，构建积极向上的企业形象，为企业文化的建设工程添砖加瓦，为企业非物质性资产的积累进行奠基[1]。

3.2 发挥档案管理效用坚持以人为本

建设企业文化对于企业长久发展而言十分重要，它是企业的精神和灵魂，包括企业日常经营管理活动、企业经济活动以及企业发展方向、发展战略等方方面面的内容，但其核心是以增强企业内部职工凝聚力，激发职工工作热情，提高职工对企业的归属感为目标。由此可见，企业文化建设要想成功必须坚持以人为本的理念，将人文价值与企业价值相结合。同时，在发挥企业档案管理对于促进企业文化建设的作用时也必须坚持以人为本的理念。具体而言，可以从下述几方面着手，一方面，提高档案管理人员工作热情，开发其创造性，促进其积极主动提供服务；一方面，提高企业内部全部员工的档案意识，即使得员工充分了解和认识到档案对于企业的重要性，以及档案工作对于企业的重要意义，从而鼓励员工自觉遵守档案管理的相关规定，配合档案管理人员的工作，积极主动将工作材料进行归档；一方面，发挥档案管理功能，将员工工作表现、职业道德等内容计入档案，辅助企业人力资源管理，即充分发挥辅助性作用，为企业改进与更新提供助益。

3.3 建立健全企业档案管理文化机制

以企业档案管理为视角探析企业文化的建设工作，立足于当今社会市场发展，应当改变传统档案管理工作侧重保管的理念，而转型为侧重于编研应用企业档案的管理理念，其一，档案管理员工应当对“文化性”明显的资料，即设计企业精神和文化的活动资料进行统一管理；其二，开展档案编撰工作，例如，可以通过编写《企业历史》、《企业战略》、《企业前景》等书刊资料的方式展现企业形象、企业精神以及企业发展前景等；其三，应用先进科技手段，将纸质档案数字化，例如，可以编制微信、官网页面，创设专门文化平台展现企业文化，或者应用短视频等方式多角度宣传企业文化。除此之外，在进行企业档案管理时也应当注重员工管理理念的创新，要让其充分认识到企业文化的重要性，工作的重要性，促进其积极投身于工作中。例如，可以创设企业档案管理机制，让员工通过特定流程了解企业发展、企业理念以及企业价值，从而增加员工的归属感和对企业的认可度。

3.4 遵循企业档案管理规范开展工作

企业档案管理人员在开展工作的过程中应当严格遵循企业档案管理规范，并督促企业其他员工按照规范进行归档。具体而言，企业档案有企业自创设以来各个时期的经济活动资料，有基于社会、国家与企业的互动历史资料，这对于企业而言极具保存价值，因此，企业管理员工在日常管理工作中应当依据资料的不同属性、价值进行明确细致的分类，从而使得档案发挥最大的效益。另外，企业与企业员工均应当开展基于提高档案重要性意识的活动，促进企业职工依据规范进行将文件归档，以促进企业内部档案工作的顺利进行。在建设优质企业文化方面更离不开企业档案的帮助，它在一定程度上能够帮助企业分析客户以及市场走向，为企业文化建设指明具有良好发展的方向，帮助企业收获客户资源，占据有利的市场竞争地位[2]。

3.5 构建科学档案管理流程推动企业文化建设

有效的且极具科学性的档案管理流程对于企业档案管理工作的顺利进行以及企业文化建设进程的推进具有重要意义。具体而言，一方面企业应当对档案信息依据其内容、形式以及规律进行初步分类，在此基础上，对每一类别档案所代表的经济经营活动以劳动投入和劳动产出为视角进行预算，从而便利企业对自身发展状态的全方位掌握；另一方面企业应当建立专门的档案管理部门并设立专业化的档案管理制度，对历史档案统一收集分析研究，可以依照档案对具体部分的分析以及目前企业发展程度构建基于各部门的部门文化特色，同时，还可以依照企业自身人才流动程度，实行计算机归档，方便档案的管理，避免档案遗失，从而为建设企业文化提供更加准确的数据信息。