摘 要：教务档案是大学教学管理的一部分，是大学教学管理工作开展的基础，是建立大学正常教学机制运转的保障和重要理论依据。本文从大学教务档案管理工作的实际出发，分析在现有基础上大学教务档案管理的功能及存在问题，并提出解决办法。

关键词：大学；教务档案；规范化管理

大学教务档案肩负着记录整个教学过程的所有具体过程，是大学教学过程的真实痕迹留存，反映了学校的办学过程、办学水平、办学层级和办学质量。随着大学教学改革的不断深入，特别是近年本科教学水平评估不断的提出新的要求，对大学的教务档案管理的要求也不断提高。教务档案管理工作是否高效直接影响到教务处作为职能部门作用的发挥和教学管理目標的完成，所以做好大学的教学档案管理工作对大学教学的运行有着至关重要的意义。

一、 大学教务档案工作的功能

大学教务档案是在学校管理、教学和实践活动中形成的，具有一定的保存价值，按照相应的档案归类制度集中保存的各种文件、声像、图片、图表等材料的总称。与其他档案管理相比，教务档案有着自己的规律和功能。

1. 查询核对功能

教学档案作为大学管理档案的子系统，是大学教学管理和教学运行的痕迹留存。它具有查证的凭证作用。主要因为教务档案的原始性特点，具有其他材料无法替代的作用。教务管理人员、相关教师、学生都可以通过教学档案查看教学原始记录，与现有的教学情况对比探索规律。

2. 支持决策功能

教务档案可以为大学的教学管理人员、教师和学生提供指导性、持续性、政策性的指导，作为真实可靠的原始材料。为大学开展教学活动和管理工作提供可查询的历史依据。为做出正确的教学活动决策做出指导和查询凭证。

3. 学习利用功能

在实际教务管理工作中，如何制定教学计划和教学安排除了根据实际问题改动，还要参考已有的教务档案，教务档案的存在有利于教师和教学管理者学习和利用材料进行下一步工作安排。

4. 支撑评估功能

本科教学评估是大学教学工作的重要环节，而教务档案真实记录的教学过程、教务方法和教学成果，为教学评估提供了资料基础，是评估专家对大学进行考核的重要依据。

二、 大学教务档案管理工作的困难

大学教务档案工作面临的困难主要表现在教务档案既具有一般档案管理工作的普遍存在问题，又存在自己的特殊性。主要表现在以下几个方面：首先部分教学管理工作人员责任感不强导致教学档案的缺失。由于很多大学都没有专门的教学管理档案人员管理档案，教务档案由各科室负责收集，专业性不强，缺乏专业的档案整理知识，往往会出现遗漏、缺失的现象。再加上材料整理不够规范，造成了原始档案的缺乏。另外，纸质版的档案和电子版的档案难以统一。很多资料都是教师一手材料，不太注重电子记录，所以想达到电子档案留档比较困难。最后，使用率低也是大学教学档案管理的另一个问题。教学材料存档后很少再翻阅和查看，利用率不高，使用范围比较小。

三、 大学教务档案规范管理的改革方向

做好大学教务档案工作，除了提高大学校领导和教学管理人员的重视程度外，要按照相关的制度管理办法进行制度梳理和人员配给，加强教务档案的管理工作、落实管理责任，应该做到以下几点：

1. 增加培训机会，提高教务档案管理人员的自身素质

教务档案工作人员作为大学教学档案管理的重要执行者，其素质和业务能力直接决定了档案管理工作是否能有效进行，所以他们是否能适应新形式下的档案管理对档案工作的有效性起了决定性的作用。大学应该多增加各方面的培训机会，给予教学档案相关的各类人员进行培训，以提高各类人员自身的工作素质。

2. 提高科学性，加强教务档案管理工作的规范性和科学性

当前大学教务档案整理在档案收集、整理和归档等不同环节都存在问题，这些问题已经严重影响了大学教学档案的时效性和有效性。各大学的当务之急是制定相应的政策对现有的陈旧的制度进行改革和梳理，包括档案收集、整理、分类、归档的制度等具体要求。除此外对档案室工作环境和设备的提升、档案管理的信息化建设都要进行规范和完善，进一步达到档案管理的规范性和科学性。

3. 构建档案利用平台，提升档案管理在科研和教学中的作用

随着现代信息技术的发展，大学档案管理工作也应该走在科学的前沿，充分利用档案管理的特点，结合计算机信息管理的优势，把传统的档案管理转变为信息化档案管理，按照新的档案整理制度进行网络存档，保证纸质版和电子版材料的一致性。网络信息化档案管理是未来发展的必然趋势。建立完善的大学电子信息化教学档案管理体系是非常有必要的，整个电子信息化教学档案体系相比传统纸质档案能更便捷快速的帮助教师和教学工作人员查找、翻阅档案，更有利于提高工作效率。

另外，必须利用一切可能的方式进行宣传和引导帮助学校老师和工作人员提高对档案工作的认识程度，是不同专业的教师和学生了解已有的档案知识及现有档案知识的价值，及时为他们的教学科研活动提供查询帮助，使现有的档案资料能够发挥更大的价值，进一步提高大学教学档案的利用程度。

总之，大学教学档案是大学在开展各种教学活动中具有保存价值的各类具体活动的记载材料，是全体教育工作者的智慧结晶，如何更有效的保存和利用是我们档案工作者应该不断的努力创新的。

参考文献：

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[2]吴彬，王大本.高校档案管理建设刍议[J].今日南国，2009，（4）.

[3]周学颖.浅议高校敦务档案的特点、作用及其管理[J].贵州财经学院学报，1995，（6）.

[4]王玉霞，郭荣祥.高校教务档案管理工作刍议[J].南通工学院学报（社会科学版），2002，（6）.

作者简介：

呼俊迪，陕西省西安市西安医学院。endprint