摘 要：档案管理工作在我们看来其实是一项特别繁琐的工作，对于档案的整理也是比较枯燥的，但档案在日常工作的开展中却起到了十分重要的作用。随着信息化时代的到来，我们国家的档案管理工作效率虽较之前有了很大的提升，但仍然存在档案管理工作规范化上的欠缺，随着信息化时代的到来以及社会发展建设的高格标准程度各企业或部门对于档案管理的标准化以及规范化都有着较高的要求，在做好硬件工作的同时，务必完善和规范好档案的管理工作显着尤为重要。本文主要强调了档案管理的重要性，以及档案管理中文书的规范化以及标准化建设，从档案管理方法到管理手段进行了分析。

关键词：档案管理；信息化；规范化；标准化；探析

1 档案管理方式的规范化

档案管理工作的方式由原来的一种转变为两种，主要是以传统档案管理方式为主的实物资料储存为主，另一种则是以电子信息化为手段的电子档案管理方式，要想对档案管理工作进行规范化，必须考虑到两个档案建立和管理的特点，才能够使档案管理工作规范化、标准化。

首先说传统的档案管理方式，在电子信息化时代到来之前我们国家对于档案的管理工作一直就是以实物公文的保存进行档案的整理和存管，这是一项比较庞大而繁琐的工程，时至今日仍有很多的档案是必须以此种形式进行保存和管理的，那么对于这样的档案管理方式来说要想进一步的规范化就必须要做到对于文书目录的清晰，以及规范分类，正由于此项工作的繁琐，所以更加要求其管理人员对档案做到合理分类，规范好日常管理工作的各个流程，以保证后期的检索和查阅工作。

再就是随着科技的进步和发展，电子信息化时代的到来，不仅在很大程度上方便了档案管理工作人员对档案的管理，还在档案检索和查阅上提供了很大的便利，在时效上完胜传统上的档案管理工作。目前我国档案信息电子化主要是以电子记录和扫描的形式将各馆、各室、各藏档案资料进行电子录入，形成电子文本来进行保存，这种方式在很大程度上方便了人们对于资料的检索，也将更多更广泛的档案信息以电子检索形式提供给更多需要的人群。正是由于电子信息化时代给人们带来的如此的便利，才更有必要去规范此种档案管理工作，充分的做到信息资源库的及时更新，在一定程度上避免不规范用语的出现。从科技时代的角度来说档案信息管理电子化离不开基础工作的规范化。

2 档案公文处理规范化

档案管理工作涉及到的方方面面有很多，那么文书管理作为档案管理的核心工作，必须要对文书的规范化要求到位，在社会发展建设中，档案公文的标准化规范化是实践的前提，公文处理与实践工作虽是两个不同的环节，但两者存在着相辅相成的作用。所以在实际工作当中企业或者相关部门将文书整理工作标准化规范化，有利于提升整体的效率。

公文制发质量的规范化要求。档案公文制发的规范化是促进整个档案管理工作质量的前提，通常我们可以理解为档案就是档案公文。档案公文制发的质量直接决定了公文的质量，对企业或者部门未来的发展也起着很深的作用。首先我们要对公文的格式进行主要的分析，公文的格式一定要标准规范，从题目、文书内容用字到落款日期都必须有重要人员仔细的检查，不可出现不必要的错误，导致未来档案信息失误给企业或者相关单位造成重大决定的失误。再就是很重要的一点关于文书内容的字迹一定要工整清晰，虽然现在是科技发展的时代，数字信息化的发展使很档案的文档逐渐发展成电子文书，但还有很多比较典型的档案文书是需要手写记录的，这就要求文书的自己一定呀清晰，以免对档案的作用产生影响。要有十分重要的一方面就是文书的用纸材料的规范化，无论是采用电子文书还是手写文书，其用纸一定要选择质量好、易存储的纸张，以利于日后长久的保管，对于档案文书的规范化要求一定要将幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。最后，文书的使用文种一定要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

3 档案管理人员基础素养规范化

对于档案管理这项工作而言，其实是十分繁琐而枯燥的，对于我们国家的档案管理队伍来说很大一部分人员都不具备新型电子信息化档案管理的技能，主要表现为对档案专业理论知识的缺乏，目前很多档案管理人员没有经过专业的培训，并且不知道如何管理档案，对档案管理工作的定位不够准确等。如果企业或者部门不努力培养档案管理人才，不进行正规培训的话，对档案工作的检索和查阅会产生阻碍，任何工作都一样，如果不能具备丰富的专业理论知识就达不到相应的业务管理能力，在未来的档案管理工作上，企业对于档案管理人员的聘用也要综合性考虑一个人的整体素质，档案管理人员必须具备较高的素养和强大的责任心，这也是对档案馆管理人员选择的最基本的要求。因此，我们国家以及相关部门要对档案管理工作人员进行专业理论的培养，把工作重点放在加强档案工作队伍的建设上，运用现代化的管理，启用高素质的管理人才。

4 档案制度管理规范化

对于档案管理最核心的就是管理制的的规范化，档案管理工作是整个社会的建设和发展的理论前提，所以说档案管理工作更不可能是一个企业，一个部门的事情，而是整个社会的事情。任何事情的发展都需要发挥领导作用，档案管理工作也不例外，要想充分做好档案管理工作必不可少的是要受到社会各层领导的重视，并且制定和实施统一的档案管理制度，防止档案的分散流。对于档案管理手段还要坚持传统与现代的管理手段相结合，形成上下统一管理，提起重视。按照《档案法》的要求，对全国的档案实行统一制度、分散管理。这就要求在制定档案管理规范过程中，国家要统筹协调制定出统一的档案管理制度来。如果做不到这一点档案工作就很难实现规范化。

在企业发展中要有效地推进档案工作的规范化管理，必须要建立健全档案工作制度，在各项工作的职责中要明确档案管理工作，必要时可以实施管理考核制度，所谓没有规矩不成方圆，如若企业充分重视档案管理工作，就应该在企业目标管理考核结果中充分的体现档案管理工作。建立健全档案管理方面的制度，使档案管理的各项工作环节都按一定的标准来进行。如制定案卷质量标准，档案分类明确清晰制定整理、鉴定、著录、标引、检索、利用等标準，使各项管理工作规范化、统一化；制定档案电子化管理制度，从而实现档案管理的科学性。

5 总结

随着信息化时代的到来，社会企业对于档案管理工作的规范化要求也应该充分的重视起来，档案管理工作不仅仅是个别企业，或者个人的事情，而是整个社会应该重视的问题，要有效的推进档案管理工作需要综合考虑到制度管理、人员队伍、管理方式等因素，要把档案管理工作真正的规范化离不开制度的要求，在社会形成依法治档，使档案管理工作做到有章可循，总之，要推进档案规范化管理，只有上行才能下效。只有上下形成合力，整齐划一，档案管理才能真正地规范化。

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作者简介

简思华（1988-），女，汉族，广东顺德人，广州市公共交通集团有限公司，本科，管理学学士，档案助理馆员。