刘 亚

(保定市卫生监督局，河北 保定 071000)

行政执法档案是行政执法单位在实施行政许可、行政处罚、行政强制、行政检查及其他执法活动中形成的各种文字、图表、声像、电子载体等形式的历史记录，属于文书档案的一部分，是重要的信息资源。

行政执法档案是执法活动的载体和依法执法的依据，具有体现法定程序，载明法定事项，明确执法责任的作用。[1]行政执法档案兼具主体特定性、形式规范性、法律效力不可重复适用性的特点。

一、电子档案及行政执法档案信息化应用现状

信息化是一场革命，它引起了档案管理的深刻变革。社会信息化为档案事业的发展提供了一个集理念、方法、技术为一体的大背景，档案事业作为社会文化事业的重要组成部分被列入国民经济和社会发展的总体规划，遵循和服从社会信息化发展的总体要求和战略布局，从而使档案事业的自身发展与国家信息化发展战略相统一、相协调。

(一)电子档案发展历程

在信息化进程中，社会信息资源愈来愈多地以电子化的形式存在。电子文件越来越广泛、深入地渗透和影响着人类社会生活的各个方面，其快速增长的庞大数量，以及对社会生活真切反映和普遍联系所造就的内在质量，使得电子文件成为现代社会信息资源的重要组成部分。

电子文件管理系统的发展呈现不统一、不平衡和不完善的状态，大部分只是充当简单的接收、发布，并不是真正意义上的电子文件管理系统。同时，由于缺乏统一的建设标准，电子文件管理系统的建设整体上处于低水平的重复建设[2]。因此，深层次开发利用电子档案，使其发挥最大社会效益，成为必然。

(二)行政执法档案信息化现状

为充分开发利用档案的价值，使其发挥最大社会效益，执法单位大力推进行政执法档案信息化工作，即对各类被监管单位的许可审批、日常监督检查、卫生行政处罚等建档留存的同时，实现网络和纸质同步建设，所有被监管单位的执法档案全部录入专业信息平台，档案管理人员严格把关，确保每份实体档案与电子档案对应一致。同时，通过专业信息平台，监督指导下级业务，并接受上级机构监督。

以河北省卫生行政执法档案为例，档案信息化处理全部收录河北省卫生计生综合监督信息平台，实现省、市、县分级监督和业务指导。同时，全省执法档案资料经数据交换并入国家数据系统。

二、行政执法档案信息化应用的社会效益

经信息化处理后的行政执法档案在应用过程中产生了较大的社会效益。

(一)为各级各部门科学决策提供数据参考。行政执法档案信息化应用后，统计查询、数据分析更加快捷直观，按时间、地域、行业分类、执法进度、罚没金额、营业状态等条件都可对数据进行筛选比对、分类汇总等操作，快捷得出统计数据、分析图表等，简单快速。为当地政府，相关行政部门，上级执法部门科学决策提供依据。比之翻阅纸质档案，人工点数的传统方式，效率大大提高。

(二)拓展监督执法工作的广度和深度。信息化档案数据广度上涵盖大量行政执法业务，深度上涉及乡镇(派出机构)、县、市、省、国家各级机构，横向到边，纵向到底，底数清楚，业务明晰。在此基础上，上级对下级的督导受时间、空间的制约较少，督导和指导工作开展更加方便和低成本。

(三)最大限度发挥监督指导、服务社会职能。被监管单位实体、纸质档案、电子档案三者对应，确保每一个被监管单位都纳入监管范围，扫清监管死角，杜绝监督对象体外循环，从而最大限度发挥监管职能，更好为社会安全和公众健康保驾护航。同时，信息化处理后的档案信息，经设置，具备电子报警、前馈机制、后续追踪、制式文书等功能，从而更好地履行职责，服务社会。如可在许可到期前规定日期内提醒服务对象及时办理延续；可排查零次监督单位，并按分级标准完成规定监督频次，确保监督全覆盖；可追踪监督整改落实情况；可线上提供文书范本给服务对象等。

(四)促进行业交流，业务进步。优秀档案、典型档案借助档案信息化应用实现零距离的网上交流共享，全国各地的执法机构和个人可以更加便捷高效地实现业务的沟通交流，学习探讨。较之传统学习方式，节约时间和经济成本，并且突破了地域限制，范围更广，效率更高，形式灵活多样。

(五)推动各领域信息资源共建共享。信息化处理后的行政执法档案应用范围更广，实现多领域、跨行业的流通，大部制联合执法前景广阔。仍以卫生行业为例，卫生行政执法档案信息化应用于河北省卫生计生综合监督信息平台的基础上，与省行政许可审批平台、市两法衔接平台、市政府双公示网站实现对接，完成档案信息资源的传输和共享，促进卫生行政执法档案信息化应用的价值最大化，促进各部门协同合作，节约了行政成本。