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如何部署《设备管理体系 要求》的内部检查和管理评审

2018-01-24中国设备管理协会团体标准工作办公室

中国设备工程 2018年1期
关键词:充分性管理体系有效性

一、内部检查的要求

在企业内部,应具有内部检查和绩效评价机构,机构具备的工作职能如下:

1.为评价组织推进设备管理体系绩效的适应性、充分性和有效性,定期开展设备管理体系绩效内部检查和自我评审;

2.由组织的管理者代表负责内部审核(检查或评价)的全过程管理;

3.依照评审准备、评审实施、评审报告和跟踪评审四个阶段做好实施工作;

4.确保参与内部审核的人员经过相应培训,熟悉相关管理业务和工作,审核时采取回避原则;

5.确保被审核区域(职能机构)的管理者能及时采取措施,消除已发现的不合格项及其产生的原因;

6.做好跟踪活动,包括所采取措施的验证和验证结果的报告。

二、内部检查的目的、职责及流程

1.目的

内部检查或评价,作为推进绩效的管理工具,通过内部审核发现需改善点,明确责任人,拟定改善方案,组织整改,以实现设备管理的持续有效推进,不断改善。

2.职责分工

如下表所示:

岗位/单位职 责评价组长1.负责组织内部评价活动;2.组建评价组,选择内部评价员;3.编制评价计划,准备工作文件,分配内部评价员工作;4.负责编制内部评价通知;5.控制评价进度,整理评价过程中形成的所有文件;6.负责汇总编制内部评价报告,主持内部评价汇报会;7.对需采取的措施项进行跟踪评价,并确认改善效果。

执行现场评价内部评价员 1.配合评价组长工作,按评价计划完成评价任务;2.将评价发现形成记录。评价小组受评价单位负责人 1.对照评价标准,自评并改善;2.负责对本部门的需改善点采取有效地改善措施并落实。企业领导1.负责核准评价计划及报告、核准与内部评价结果有关的奖惩制度或报告;2.亲自参与评价会议并发言;3.提供必要资源,确保内部评价按计划进行。

3.流程

开展内部评价的流程及要点如表所示:

三、管理评审的要求

管理评审工作一般每年11月左右组织一次,由企管部门统一部署,与其他管理体系评审并行或合并执行,一般遵循如下要点:

1.管理的评审组织部署

组织的最高管理者需按计划的时间间隔评审组织的设备管理体系,以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。

管理评审应包括评审组织的设备管理体系改进的机会和变更的需要,包括设备管理方针和目标,保持评审记录。

组织可根据自身情况,在已有的管理体系评审机制中融入设备管理体系。

2.管理的评审输入

包括:设备管理体系内部评审报告;设备管理体系的评审结果;设备管理体系目标达成情况及改善活动的开展情况;现有设备管理体系,是否有未考虑到的环节或项目;设备管理体系组织机构、职责分配是否适宜;资源配置的充分性(人力、物力、财力、技术、工艺、安全、环境、培训、信息);上次管理评审的跟踪措施是否落实;设备管理体系及相应的文件、记录是否有修订的需要;对设备管理体系、过程改进的建议。

3.管理的评审的输出

包括:设备管理体系及其过程有效性的改进;制订下阶段计划目标,循序渐进以达到评审的最高等级;资源需求;需再次评估管理风险,包括管理变更的风险评估。

四、管理评审的准备要点

1. 管理评审的核心

管理评审要从体系的角度思考方针、资源分配、流程、执行的有效性,并且针对不足点进行持续地改善。

2. 管理评审的要点准备

包括:设备管理体系内部检查或评价报告;设备管理的内部检查或评价结果;设备管理绩效目标达成情况及改善活动的开展情况;现有设备管理体系,是否有未考虑到或需要修订的环节或项目;设备管理组织机构、职责分配是否适宜;资源分配的充分性(人力、物力、财力、技术、培训、信息);上次管理评审的跟踪措施;设备管理体系及相应的文件、记录是否有修订的需要;各部门对设备管理体系、过程改进的建议;管理评审输出是应明确需做什么、谁负责、时间要求、谁负责跟进验证执行情况。

五、结束语

借助内部检查和管理评审机制,企业最高管理者可以按照计划的时间间隔,定期审视自身的设备管理体系运行情况,以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。

管理评审应包括评审组织的设备管理体系改进的机会和变更的需要,包括设备管理的方针和目标,保持评审记录。

条件成熟时,企业可以联系中国设备管理协会,组织第三方开展外部评价,从更高的层面和外部视角,审视本单位设备管理体系运作的有效性。

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