王 瑾/杭州市西湖区西溪街道办事处

会计档案是指单位在会计核算等过程中形成或接收的、能记录和反映单位业务工作的、具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。一般来说会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，其中会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是记载经济活动的关键证据，包括原始凭证（自制原始凭证、外来原始凭证）、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证）、汇总凭证和其他会计凭证。街道办事处作为市辖区或不设区的市人民政府派出机关，承担党建宣传、城市管理、综合治理、民生保障、招商引资、企业服务等多种职能，确保街道办事处会计凭证的完整性具有重要的现实意义，其中的一项有效举措就是构建会计凭证链。

1 构建会计凭证链的必要性

笔者所在的街道办事处财务部门定期向档案室移交已装订成册的会计档案，在后续单位例行审计中时常发现，一些与原始凭证息息相关的资料被忽视了，没有被收集起来。如一张购买笔记本的发票，报销事项是业务培训，发票后附上了职能科室举办本次业务培训的经费申请报告，粗看起来材料是完整的，但细究起来就会发现还缺少一些相关信息，如业务培训时间、地点、参加人员、培训内容等，因此这份凭证并不能完整反映出业务工作的全貌。在业务工作中构建一份完整的凭证集合是非常必要的，笔者把这些凭证集合称为“会计凭证链”。街道办事处的会计凭证链由原始凭证和业务各环节产生的相关资料组成，像链条一样把这些凭证和资料链接起来，形成一条相互印证的链轨。会计凭证链能够为会计核算提供原始凭据、为会计监督提供重要依据、为落实岗位责任制提供重要凭据。

2 构建会计凭证链的举措探讨

2.1 从完整的经济业务看会计凭证链的构成

以街道办事处组织辖区内老年人外出健步走活动为例，组织者要确定参加活动的人员、需要购买的活动用品和所需租赁的车辆，并考虑到门票购买和用餐等情况。因此活动组织凭证链应当收集归档的会计凭证包括经批准的活动申请报告（或方案）；活动通知；人员签到表；租车发票、租车审批表；门票发票（或门票）；餐费发票、餐费清单（要求注明菜品、单价、数量，盖章有效）；购物发票、购物小票或清单（注明物品、规格、单价、数量，盖章有效）。

2.2 从原始票据看会计凭证链的构成

以餐费发票（报销凭证）为例，餐费发票归属不同类型的业务工作，因此需要根据业务工作类型构建会计凭证链。如果用餐是主要业务内容，如因加班用餐的，应以餐费发票为主单独构建会计凭证链，应当收集归档的会计凭证包括经审批核实的工作人员加班备案表；加班人员签到表；结算明细单或消费明细单（要求注明菜品、单价、数量，盖章有效）。如果用餐是其他业务活动中一项内容的，如会议、培训、举办活动时安排用餐的，餐费发票只是这一业务工作会计凭证链的组成部分，应与结算明细单或消费明细单（要求注明菜品、单价、数量，盖章有效）一起编入该项工作的凭证链，不单独构建凭证链。

2.3 从时间维度看会计凭证链的构成

时间跨度较长的经济业务需要以时间作为维度进行构建。例如工程建设业务，款项支付往往会分为首付款、进度款、尾款等阶段，会计凭证链可用付款进度来设计，构建工程首付、工程进度、工程尾款三条会计凭证链。

工程首付凭证链应当收集归档的会计凭证包括工程款发票（需注明付款进度，如“首付款付至工程30%”）；经审批的工程项目申请报告；工程中标通知书；施工单位的开工报告；工程合同（若合同页数较多可只留与付款相关的内容作为附件）；工程款支付证书（施工单位、监理单位、建设单位三方签字盖章）。工程进度凭证链应当收集归档的会计凭证有：工程款发票（需注明付款进度，如“进度款付至工程80%”）；工程合同；工程款支付证书（施工单位、监理单位、建设单位三方签字盖章）。工程尾款凭证链应当收集归档的会计凭证有工程款发票（需注明付款进度，如“尾款付至工程100%”）；工程合同；涉及竣工验收的另需工程竣工验收合格单（验收单位、施工单位、监理单位、建设单位、设计单位五方签字盖章）；涉及审计的另需工程审计报告（或决算报告）；涉及质保金的另需工程移交质量反馈单（工程接受单位、施工单位盖章）。