文/苏颖超

电子档案，也可称为虚拟档案，是区别于实体档案的一种以字节等方式表示和存储的档案形式。电子档案可包含纸制档案的全部内容，并具有存储和传输方便、可视化强等特点。一般来说，电子档案通常会以更易于被人们理解的文字、图像、视频、符号等方式显示到用户端。

一、电子档案的优势

以高校人事或学生档案为例，电子档案在逐步建立过程中，已初步展示了其与传统档案相比的明显优势。一是电子档案存储的密度很高。一张小小的芯片可存放内容远超传统档案，极大地节约了档案存放空间和对纸张等材料的消耗，具有高度的经济性和环保性。二是电子档案以字节等方式表示，可以通过信号进行传输，这极大地提高了档案的传输性，可以在特定范围内实现信息的开放和共享。三是电子档案的记录方式以电脑可识别信号为基础，赋予了其高度的机器识别能力，可实现高通量识别与处理等操作，极大地提高了档案工作的效率。

随着电子信息化的高速发展，电子档案的数量日益增加，但在管理和使用中也存在一些问题，如何充分利用信息化平台发挥电子档案的诸多优势已成为一个亟待解决的问题。本文就当前电子档案利用率不高的情况，对影响利用率的因素进行了剖析并提出相应建议，从而为提高电子档案的利用、提升档案管理的效能提供参考

二、电子档案利用现状

总体而言，虽然电子档案具有传统档案无法比拟的众多优势，但目前为止，电子档案的利用率并不高，多数档案管理机构仍以传统档案作为存档的必要文件，在电子档案的管理上更倾向于“双规制”方案。……