□ 冯甲策

（作者工作单位：中国国家博物馆）

近些年，随着信息化与博物馆业务不断地深入融合，国内外数字博物馆建设取得了一定成果，而馆藏资源数字化是数字博物馆建设的重中之重。中国国家博物馆（以下简称“国家博物馆”）于2012年8月启动新藏品管理系统建设项目（以下简称“藏品管理系统”），旨在整合馆藏文物信息，优化业务流程。随着全国第一次可移动文物普查工作的开展，国家博物馆以馆藏藏品管理系统为切入点，根据馆藏数据现状和人员情况针对性地制定了普查实施方案，并调动全馆资源开展百万级文物普查工作。在普查实施过程中，普查人员对藏品账、卡、物进行核对，发现问题、分析问题并利用信息技术解决问题，促进藏品业务工作更加规范、高效，提升藏品管理水平。

一、项目背景

（一）藏品管理系统

国家博物馆拥有藏品数量120余万件。馆内设有藏品保管一部、藏品保管二部和图书馆。藏品保管一部以征集、保管、研究古代藏品为主要工作，藏品保管二部以征集、保管、研究近现代藏品为主要工作，图书馆以征集、保管、研究图书类藏品为主要工作。2000年以来，国家博物馆对依托信息技术建设新型藏品管理体系工作非常重视，持续开展藏品信息化建设和管理工作，相继开发了古代藏品管理系统和近现代藏品管理系统，分别在两个藏品保管部独立运行使用。

随着数字和信息技术的快速发展，数字技术融合到博物馆的各项业务中逐渐成为普遍模式。藏品保管一、二部的原藏品管理系统已建成使用多年并分别独立运行，功能相对简单，技术手段相对落后。为了满足新馆藏品管理数字化和网络化的需求，高效地为展览、学术研究等业务提供服务，我馆决定建设藏品管理系统。藏品管理系统在软件架构和数据库设计上，既要保证藏品管理系统整体架构统一性，又要充分考虑到各使用部门的实际业务和管理方式。藏品管理系统已于2013年11月开始运行。

（二）文物普查

2012年10月，国务院印发了《关于开展第一次全国可移动文物普查的通知》（国发[2012]54号），通知决定从2012年10月到2016年12月，对我国境内（不含港澳台地区）全部国有单位收藏保管的文物进行全面普查登记，登录主要内容包括文物基本信息、附录信息、影像信息、收藏单位情况等。

文物普查工作面对博物馆、图书馆、档案馆等各类机构，目的是收集藏品基本信息，方便统计；而我馆藏品管理系统是为了整合藏品资源，梳理藏品业务及规范管理。两者目的和侧重点不同，著录项也有所不同。因此藏品管理系统实施过程中，本着既要符合和方便我馆业务人员实际工作，又能生成符合文物普查著录规范藏品数据的原则，对普查相关指标项进行设计，以便导出规范的文物普查数据进行上报。

国家博物馆百余年历史沿革，藏品数量庞大、种类繁多、存储分散，藏品清理工作未曾全面开展。借此文物普查之际彻底摸清家底，整理账物，工程浩大，意义深远。

二、藏品数据现状

（一）古代藏品

古代藏品的电子账主要是古代藏品管理系统数据库（ACCESS）和藏品分类账（EXCEL），藏品分类以质地为主，包括玉器、陶器、铜器、碑帖等近30类。2010年国家文物局将其管理的39万件文物整体划拨国家博物馆，古代藏品数量达到80余万件。经过分析原馆藏数据库，各类藏品基本信息指标项是相同的，但不同类别会有自己独特的字段。比如铜器、铁器等金属器类藏品，会有“铭文位置”，“铸造方式”等，文献类藏品会有“版次”、“装帧形式”等。古代藏品数据经过分析整理，共计40余万条记录导入藏品管理系统。

（二）近现代藏品

近现代藏品的电子账主要是近现代藏品管理系统数据库（SQL SERVER）。近现代藏品分为正式藏品和暂存藏品。正式藏品经过登记、编目、消毒、入库等手续，进入正式藏品库房,数据进入近现代藏品管理系统。有待沉淀的暂存藏品另编暂存号，单独建立账册，存入专门的暂存库房，待整理研究后可办理正式入藏手续，转为正式藏品[1]。2012年国际友谊博物馆整体划归国家博物馆，友谊博物馆藏品纳入近现代藏品进行统一管理。近现代藏品数据经过分析整理，共计25余万条记录导入藏品管理系统。

（三）图书类藏品

图书类藏品主要包括善本和珍本。图书类藏品有20余万册，大多数没有较为详细的电子账信息，只有当时业务人员手写的卡账。卡账上有些藏品老账号还存在重复现象，需要重新按照一定的规则生成唯一的藏品编号。

三、普查核补方式

国家博物馆根据不同类别藏品数据现状和人员安排情况，针对性地制定了文物普查核补方式。

（一）古代藏品

古代藏品的数据核补按工作组展开。按照藏品类别分为铜器组、瓷器组等十余组在库房开展文物普查工作。每个工作组一般7个人，包括负责登编、库房、摄影业务的人员。其中两名库房保管员按照操作规范拿取文物，一名人员按照普查指标要求核对藏品分类账信息，一名人员核对文物卡片各项信息与实物及账目是否相符，是否有缺项，及时更正补录，一名人员按照普查拍摄操作规范采集藏品影像，一名人员按照影像命名规范对拍摄藏品影像更改文件名，一名人员在藏品管理系统中完成藏品信息的登录。这种方式在库房现场对藏品账、卡、物进行核对，不确定的信息可以通过现场会商、沟通讨论方式进行确定，保证数据质量。补录核对后的藏品数据与影像在藏品管理系统中关联成功后，由库房负责人对图文合一的藏品信息进行审核，提高藏品信息正确率。库房负责人审核过后藏品信息进入系统账目模块，古代藏品普查负责人可以查看藏品信息，抽验数据情况。有权限的人可以修改藏品账目信息，但在系统中保留修改痕迹。

（二）近现代藏品

近现代藏品数据核补工作分为两部分。第一部分是从旧藏品管理系统中导入新藏品管理系统的藏品总账数据，即正式藏品数据，缺少普查指标项信息，需要补录普查项；第二部分是暂存藏品，缺少电子账，需要在六铺炕、西华门等不同地区暂存库房进行逐条录入核对藏品信息和影像。

由于近现代藏品的数据现状和普查方式与古代藏品有所不同，为了提高普查工作效率，对于第一部分数据，采用将系统中的总账数据按照一定的格式分类别、分库房导出excel表，同时将普查必填指标项设计并添加到excel表中，由库房组和总账组人员在库房对藏品总账、卡账、实物三者核对，并补录普查项。对于第二部分数据，将藏品基本信息指标项和普查必填指标项合并设计了暂存数据excel录入模板，由征集组、登编组和摄影组人员根据藏品实物进行定名、编目，录入藏品信息，采集藏品影像。Excel表数据和影像经过审核人审核无误后，导入到藏品管理系统的账目模块中，同样，近现代藏品普查负责人可以查看藏品信息，抽验数据情况。有权限的人可以修改藏品账目信息，但在系统中留痕。

（三）图书类藏品

由于图书馆没有旧系统，大多数藏品也没有电子账。普查时需要将实物和卡账进行核对，补充录入藏品详细信息和采集藏品影像。根据不同藏品类型的指标项不同，我馆普查技术小组分别设计了珍本、善本两类藏品的excel表普查录入模板。图书馆普查队伍分为珍本组和善本组，根据藏品实物和卡账记录，在excel表中补充录入藏品信息和采集藏品影像。Excel表数据和影像经过审核人审核无误后，导入到藏品管理系统的账目模块中。

四、普查过程中的问题

（一）藏品重号

国家博物馆是由原中国历史博物馆和中国革命博物馆于2003年合并而成。原历博（古代藏品）和革博（近现代藏品）的藏品编号规则各成体系，没有统一的藏品编号规则。藏品数据在向藏品管理系统迁移实施过程中，发现了藏品重号问题，主要有两种情况：古代藏品内部重号、古代藏品和近现代藏品重号。建馆以来，由于两馆分合历史沿革、多次接收全国博物馆调拨文物等原因，有些藏品编号出现了重复现象。比如邮票类和纪念品类藏品J开头的藏品编号有重复，古代藏品的40-59年调拨文物和近现代藏品的图片文物的藏品编号有重复等。另外，古代藏品和近现代藏品有些藏品类别的编号规则相似。如古代藏品一级品Y号和近现代藏品艺术品Y号，但Y后数字位数不一样。

对于藏品重号问题，需要核对账、卡、物，梳理并调整一些藏品类别的编号规则，再由普查人员在普查过程中对藏品编号进行调整，以保证藏品编号的唯一性。

（二）账卡物不符

在文物普查过程中，发现存在藏品总账（分类账）、卡账、实物不相符的情况，包括有账有卡无实物，有卡有实物无纸账，总账（或分类账）和卡账描述不符等。发现此类问题时，普查人员会去核查藏品相关资料和档案记录，尽量追溯原因。有些是藏品调拨出馆但没有在账册上体现出已注销，有些是藏品借出或借入后由于一些原因不再归还，有些是在藏品保管期间库房保管人员补充或修改了卡账信息，未及时反映给总账（或分类账）管理人员等。这些情况虽然有一定的历史和人为原因，但反映出我馆藏品保管基础工作还不够扎实、细致，需进一步提升藏品管理水平。对于此类问题，普查人员核对账卡物及档案资料，按照实际情况将藏品信息进行补充或纠正，保证藏品信息准确、账目清楚。

（三）名称特殊字

在文物普查过程中，由于部分藏品名称存在特殊字，如甲骨文、金文、异体字等，需要进行造字处理。技术方面我馆曾考虑采用系统兼容造字图片格式录入的方法，但目前藏品管理系统已上线使用，数据库设计和页面设计均不支持，造字图片格式也不能实现检索。另外，还考虑采取用windows自带的造字软件Truetype和区位输入法实现的方式，可以在藏品管理系统和office文件中录入、检索和打印，并根据特殊字的发音制作特殊字符输入法，方便藏品管理系统用户使用。但是有些字符需要在电脑上直接书写，美观性不足。目前市面上也有一些现成的字库，如金文字库等，需要再做调研比较。由于普查任务重时间紧，以上技术实现方式和效果还需进一步论证，因此特殊字录入和检索功能未在藏品管理系统及普查中实施，将纳入文物普查项目科研学术研究范畴，成熟后实施。

五、总 结

（一）普查梳理

我馆文物普查工作全面开展以来，各普查组依托于藏品管理系统，每日在库房对藏品进行账、卡、物核对，藏品拍照和补录数据，记录工作日志，定期梳理问题。普查技术支持组人员深入一线、熟悉业务、每天汇报、定期总结，梳理藏品管理系统和普查过程中的问题，并给予及时的技术支持，保证文物普查工作顺利推进。在馆领导的高度重视和安排部署下，我馆文物普查工作全面顺利开展，2016年底完成90余万条藏品数据的核补，涉及文物130余万件。当然，文物普查过程中也会暴露出一些问题。这里面有历史、政治原因，也可能会有意外或人为因素。因此，普查期间要做好日志记录，积累知识，加强业务，总结经验，理顺账目，摸清家底。

（二）数据上报

根据国家普查办的要求，普查数据需要上报藏品的基本信息，包括14个普查指标项和藏品影像。我馆藏品管理系统项目实施时，已根据本次文物普查的要求将必填的普查指标项设计并添加到系统中，文物普查依托于藏品管理系统开展实施。因此，只要核补完成的藏品数据进入藏品管理系统，数据就是符合文物普查数据规范的，需要上报时按照规范的格式将藏品数据导出XML和影像文件，拷到大容量存储设备，离线上交普查办。2016年底我馆完成了130余万件藏品信息的上报工作。

（三）建立总账

国家博物馆作为拥有百万级藏品的大馆，应考虑如何以本次文物普查为契机，直面历史遗留问题，对全馆藏品编号进行梳理，统一规则，逐步梳理并建立国家博物馆总账，形成科学规范的藏品管理体系，提升藏品管理水平，同时加强学术研究，锻炼科研队伍。

（四）建立藏品分类体系

博物馆藏品种类繁多，对于藏品分类方法，行业内也有过很多讨论和研究，但难以形成适用于各类博物馆科学规范的分类标准。要编制切实可行，有良好应用价值的分类方法非常有难度。对于单个博物馆来说，编制符合馆藏特色的分类方法有助于实现对藏品高效的管理和利用[2]。我馆古代藏品和近现代藏品由于历史原因，业务流程和管理方式有所不同，藏品分类也各成体系。如何以文物普查为契机，对馆藏藏品分类进行专题研究，建立我馆统一规范的藏品分类体系，将有助于进一步提升藏品管理水平。

[1]安莉《谈博物馆近现代文物收藏原则和标准》，《中国博物馆》，2006年第2期，38～41页。

[2]江英《博物馆藏品的分类管理》，《河南科技》，2013.NO.10，207～208 页。