李志梅

[摘要]目前，我国高职院校的发展十分迅猛，随着其建校规模的不断扩大，人事管理制度也在不断完善和优化，这就给人事档案工作带来了挑战，为了更好顺应时代需求，高职人事档案工作也要逐步向信息化、自动化管理模式迈进，通过建立完整的网络化管理体系，以及数据库系统，来提高档案管理效率和管理质量。

[关键词]高职院校；人事档案工作；管理探讨

一、加强人事档案管理工作的意义

（一）有利于人才的选拔

由于高职院校学生人数偏多，学校或教师要想全面掌握每一位学生的信息资料，其难度可想而知，通过建立信息化的人事档案管理系统，则在很大程度上解决了这一档案管理难题，不仅加快了档案信息的查阅速度，使教师或学校对学生个人能力的评估更加公正、客观，而且也有利于人才选拔和培养，使之得到锻炼和发展。

（二）提高人事档案的利用率

对高职院校人事档案工作进行信息化管理，可以在很大程度上提高档案信息采集、整理、查阅、管理等工作的效率，进而为学校、教师以及学生提供方便快捷的档案信息查阅渠道，不仅节约了时间，提高了档案质量，而且也促进了各种信息资源的有效利用。

（三）提升学校信息化管理水平

传统高职院校人事档案管理工作都是以人工管理为主，不仅工作效率缓慢，工作质量不高，而且也在很大程度上增加了档案管理人员的工作压力。通过有效引入计算机信息管理系统，人事档案工作效率也随之加快，同时，也大大节省了劳动力成本，减轻了档案管理人员的工作负担，进而全面促进了学校信息化管理水平的大力提升。

二、人事档案信息化管理方法

其一，有效收集学生的个人信息，为其建立完善的学生档案，将学生所在班级、个人学号、家庭情况以及学习成绩等进行整理和归类，进而为人事档案工作的顺利开展打好坚实的基础。

其二，对学生信息进行设置备份，因为信息化管理系统在实际运行时，很容易出现数据丢失、损坏等情况，因此，进行必要的备份对于增加人事档案信息的保密性和安全性有着十分重要的意义。

其三，结合学生的变动.隋况，定期对相关档案信息进检查和修改，以免發生人为疏忽，影响到信息的真实性和有效性。而学生的变动隋况，大致可分为转学、病退、职责改任以及获奖情况等。

其四，确保人事档案存储环境的安全陛。尽管大多数学生档案通过信息化管理都已升级为电子档案，但也要注意隐私泄露问题，尽量在计算机系统中设置相应的防护保密装置，这样就可以全面保证档案信息的安全程度和完整程度。

三、存在的管理问题和解决措施

（一）管理问题

1.管理人员缺乏管理经验。目前，大多数高职院校人事档案工作人员都是以退休老教师为主，其对于现代化的电子档案信息管理工作缺少足够的经验和专业技能，再加上受传统思想的束缚，所以使得相关档案管理工作不能落到实处，甚至在管理过程中，人为造成的错误频频发生，不仅阻碍了电子信息管理系统的应用和发展，而且也使得学校档案信息管理水平严重下降。

2.档案信息更新不及时。由于很多在校生的档案信息会随着其学习、生活等情况发生变化，所以，若是相关档案信息更新不及时，就会导致信息内容出现缺失或与实际不相符等情况，这不仅会增加电子档案信息管理的难度，而且对于学生的日后发展也会带来很大的阻碍。

（二）解决措施

1.加强档案信息化管理人才的培养。为了提升高职院校人事档案工作人员的专业能力和专业素质，学校应定期对其开展档案信息管理技术培训，使之可以灵活运用计算机系统进行电子档案管理，进而在加快工作效率的同时，尽最大努力降低人为失误，为高职院校人事档案信息管理水平的提升创造良好条件。

2.定期更新档案信息相关高职院校应重视人事档案工作，安排专业教师进行管理，并明确相应的管理规章制度，定期对学生信息进行更新和检查，以免出现漏洞，影响到人事档案的完整性和实效性。

3.提高高职院校的信息化建设。为了使高职院校人事档案工作可以提升到一个新的台阶，相关教育机构就要加强信息化建设速度，申请充足的管理经费，进而建立完善、高效的网络化信息管理系统，有效提高人事档案的管理效率和管理质量，从而为学生日后的长期发展提供准确的参考依据。

四、结语

随着电子信息技术的全面普及，高职院校人事档案工作也逐步向信息化管理方向迈进，因此，加强人事档案管理工作十分重要，只有掌握好先进的管理方法，提高相关工作人员的专业素质和专业能力，才能真正提升人事档案信息资源的利用效率，使其发挥功效，为高职院校人才的选拔和培养提供准确的参考。endprint