吴国萍

（浙江省肿瘤医院 浙江 杭州 310022）

医学科研档案是医院科技人员在从事与医学相关科学研究活动中，直接产生的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，最原始地记载了科学研究的详细过程[1]。是医学科技知识的重要载体，是丰富的信息资源和无形资产。

1.科研档案信息管理系统

我院作为一家集肿瘤预防、医疗、科研、教学于一体的三甲专科医院，近年来,平均每年发表论文500余篇，各类立项课题150项以上，专利及成果8～10项。各类获奖项目每年不少于20项，这在客观上要求有效有序地收集医院各学科科研档案信息资源，实现科教部门对院内各学科科研档案资源的衔接和利用。如何适应医院科研发展需求、合理管好用好科研档案信息资源，已成为科教部门亟需面临的重要工作。构建科研档案信息管理平台是推进科研资源共建共享的重要途径，是提升科教部门档案整体服务水平的一项主要工作内容[2]。近年来，我院信息部门在信息系统建设中成果显著，为构建科研档案信息管理平台提供了技术支撑，此外还可以借助省档案馆在信息资源共建共享平台建设中的经验和方法，这些都为我院科研档案信息管理平台建设提供了有利的条件。通过现代化的信息技术手段，将院内各学科的科研档案信息资源进行整合和利用，实现院内科研档案信息资源的综合管理，为医院各肿瘤学科发展提供有效的科研档案服务将是科教档案部门需要重点解决的问题。

2.我院科研档案信息化管理平台的设计思路

2.1 原则

在科研档案信息化管理平台建设时应遵循下列原则，使得平台顺利开展。

2.1.1 实用性。根据医院科研工作实际开展情况，开发实用、实效、可操作的管理平台，以提高科学理念的管理效率。

2.1.2 前瞻性。在平台建设时，应遵循档案管理的前端控制原则，对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能设计在这一阶段实现。

2.1.3 安全性。安全性是平台建设和运行管理中全程贯穿的重要原则，严格遵守国家科技保密相关法规政策，维护科研档案信息的安全。通过有效的安全管理措施和技术手段，确保科研档案管理操作过程的安全性。

2.1.4 渐进性。平台建设是一个循序渐进的工作过程，在建设时采取分步实施的方案，优先建设医院有特色和有较高利用价值的科研档案资源库，同步建立各肿瘤学科的科研档案管理端口，并逐步建设医院各行政部门档案需求的综合性档案管理信息资源平台，使平台具有可扩展性。

2.2 架构

2.2.1 科研档案的分类。在医学科研档案管理中主要以课题基金、科研成果为主，而课题基金则可分为国家级、省部级、厅局级课题和其它各类课题，加强中标课题后期的文书内容、形式包括实物证书等纸质和电子档案完整齐全，是科研档案管理工作重中之重的任务，收集归档各种课题合同书、年度进展报告、科研论文、结题报告、经费使用情况等。同样，科研成果按级别划分，有国家级、省部级、厅局级等，完整的成果标书也是科研档案收集内容之一。

2.2.2 科研档案管理流程。按日常科研档案管理的流程，在科研项目信息化管理体系和科研论文档案的信息化管理体系的基础上建立我院科研档案信息化管理平台。科研项目信息化管理体系是从项目申请、立项，到项目完成验收、成果登记报奖，项目每个阶段都实施信息化档案全程管理监控，同时，对整个管理过程的目标、要求和规则科学整合，设计在预归档模块，使科研档案完整归档。

科研论文档案的信息化管理体系是按期刊级别、文章类型分别进行管理。期刊级别分SCI收录和中文期刊两大类，SCI收录从2016起按中科院JCR分区统计，2016年之前按影响因子的点数统计；中文期刊按2012版省卫计委医学卫生刊物名录分Ⅰ、Ⅱ和Ⅲ级，其中Ⅰ级期刊又分中华系列和其它Ⅰ级期刊；文章类型可分为论著、综述、META分析、个案报道和其它。

2.2.3 运行管理。科研档案信息管理体系包括技术平台、科研档案资源平台和科研档案开发利用平台三个体系，技术平台是运行管理的保障，科研档案资源是系统运行的核心部分，科研档案开发利用则是建立系统的最终目的。

技术平台包括支撑平台的软硬件技术，医院制定的《医院科研档案管理制度》，为建设平台管理的相关法规政策、技术标准和评价机制，提供了支持，确保整个平台体系的全局运转。各学科科教秘书负责科内职工个人科研档案上传到系统平台，科教部门档案管理人员负责平台系统前端控制的基础管理。

科研档案资源平台是医院各部门档案管理人员及各学科科教秘书根据各自的权限，通过科研项目信息化管理体系和科研论文档案的信息化管理体系，建立和完善个人科研档案的录入、科研项目初审、论文投稿审查和检索等功能，实现院内科研档案信息资源的整合、归档。

科研档案开发利用平台主要包括职工个人、医院综合档案室和科教科档案管理人员及其它行政管理部门，可根据需求在平台检索查询，获得相应的信息。科教部门可以通过平台掌握本院科研总体状况，为制订相关法规政策等提供科学的依据，不断提升本院科研水平。各行政管理部门通过平台可统筹把握本院的科研工作全局，更好地提升专科医院的工作效能。

3.科研档案信息化管理平台可持续机制建设

3.1 科研档案信息资源的持续录入

在医院各项工作持续发展的强大动力下，各行政部门对科研档案综合利用提出了更多的需求。平台在建设过程中，应根据实际工作开展情况，围绕当前重点领域建设和学科发展，共同建设完善医院科研档案信息资源。加强各学科资源的汇总整合研究分析，科学规划，组织协调各行政部门、职工个人将科研档案资源逐步建设到共享平台，保证科研档案信息数据的持续录入。同时，平台建设同步更新汇总，形成与医院发展相适应的、各类档案资源相对完整齐全的医院科研档案信息化管理体系[3，4]，实现院内科研档案信息资源科学合理的共建共享。

3.2 加强科研档案信息化管理平台的安全性建设

按照国家相关法规、标准和《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》要求，科研档案信息安全监管，是贯穿档案全程管理中应当遵守的重要原则。根据重要程度和业务特点，将科研档案信息系统划分为不同等级，按不同强度的安全等级进行管理，优先保护涉及重要数字档案资源的信息系统[3]。有些科研档案的内容涉及到专利权或相关人员利益、隐私不便提供利用，可根据管理对象、服务范围的变化，重新组织鉴定，确定安全保护等级，及时调整安全保护措施。在平台建设、运行管理过程中，应建立健全科研档案信息安全管理和利用的法规政策，规划和设计安全方案，通过有效管理措施和技术手段，分层对用户开放。用户可设置资源的安全等级，确保科研档案信资料作为职工个人档案信息的安全。

3.3 督促科研档案信息收集录入的规范化

因科研档案资源种类多，散乱，录入不主动，档案分散在各科室和科研人员个人手里，导致档案信息不完整，使得平台难提供高质量科研档案信息资源。为此，科教档案管理部门应抓紧建立健全科研档案收录标准体系，将科研文件的形成积累和归档工作纳入科研项目活动中，与科研人员的工资资金、职务晋升挂钩，加强科研档案信息日常采集，及时整理、定期归档工作。同时，应全面规划，考虑各行政部门信息化系统的兼容，设计元数据标准、信息分类编码、用户视图、科研档案大数据库标准等基础标准[5]，构建科学规范的档案信息资源管理系统平台，确保医院科研信息资源被各行政部门有效利用。