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公私合作:提供完备支持,助力医学类会议合规举办

2018-01-15MauristvanderSluis

中外会展 2018年12期
关键词:专业人士阿姆斯特丹医学类

Maurist van der Sluis

今天,医学类大会的组织者在举办会议时,非常重要的一点就是要遵守会议所在国对于此类会议的法规。在欧洲,这些法规往往适用于整个欧盟范围。特别要注意的是,在办会过程中要注意医药广告方面的规定。阿姆斯特丹RAI会展中心与相关机构建立了合作伙伴关系,在会议前期就为主办方提供有针对性的建议,协助他们遵守所有相关规定,合规地举办会议。

虽然有关医学会议方面的规定包含在各个国家的法律体系中,但其实这方面的法规在整个欧洲都是一致的。此外,欧洲独立监管保护机构(EFPIA)也制定了一套相关的医药类国际行为准则对此进行监管。

在荷兰,这些条款包含在《荷兰药品广告行为守则》(CGR)中。对于医学会议的组织者而言,CGR中的这部分内容尤其重要:处方药只能面向专业人士做广告,即开处方或运送药物者,如医生和药剂师。幸运的是,只要有一些专业的协助,主办方实际上很容易做到遵守这条规定。

使用第三方顾问服务

在阿姆斯特丹,市政府、荷兰市场营销协会(负责整个荷兰品牌和营销的实体机构)、RAI会展中心、卫生部和Keuringsraad(译者注:角色应相当于政府部门中的医药会议监管机构)密切合作,确保每场医药会议顺利进行。Keuringsraad在這方面起着关键作用,因为它监督各机构是否遵守CGR,并就此方面向会议组织者提供建议。在会议的筹备阶段,RAI会展中心就会引荐医疗会议的组织者与Keuringsraad的相关人员对接。会议组织者可以陈述他们的办会计划,并在很多方面得到建议:哪些行为是允许的,哪些行为是不允许的,有哪些可能的替代方案。

在许多情况下,主办方必须登记展会参观者的职业,并确保在参会胸牌上清晰可见。这意味着,主办方在展区划分方面需要有几个备选方案。例如,展区的某些部分只向专业观众开放。另一种选择是,参展商只允许向专业人士一对一地介绍药品。由于医学类会议主要是面向来自各国的专业人士(而不是病人)的重大活动,一般而言,会议组织者不需要多费周章,因为大多数参观者都是专业人士(当然,在胸牌注明他们的职业也不麻烦)。在医药会议专业观众管理方面,Keuringsraad也可以提供详细的信息指导,协助主办方遵守相关法规。

沟通方面的要点

在组织医学类会议的过程中,必须十分谨慎的方面还包括:演讲的内容、招待标准和会议赠品。有一个总原则是:医药公司不能对专业人士产生不正当的影响。在这一点上,Keuringsraad也会提前给会议组织者发送一封内容简洁明了的信件,提示主办方注意相关规定和要求。另外,如果主办方事先与重要的参会代表一起访问阿姆斯特丹,RAI会展中心也可以邀请Keuringsraad派出代表,并解答主办方代表团的咨询。当然,主办方还可以通过电话向Keuringsraad咨询相关问题。

实际操作并不复杂

虽然以上规则看起来很复杂,但实践起来并不复杂。会议主办方不需要专门研究相关的法律,只需简述所主办会议的相关主题,就会得到基于此的个性化的意见。对于大型医药类国际会议,主办方也无需采取额外措施。有时候,只要精心组织会议就可以确保遵守所有相关法律法规。RAI会展中心很乐意为主办方介绍合适的对接人,让他们带着信心筹备会议,并有时间享受阿姆斯特丹提供的种种乐趣。

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