康元波

成都坤盛置业有限公司财务部

一、引言

房地产行业有其自身特点，具有项目开发周期长，涉及到合作单位多，业务类型复杂，由此也决定了房地产企业的合同具有“数量多”、“种类多”“执行周期长”等特点。《合同法》中的各类合同，房地产企业在开发项目过程中均会涉及。房地产开发公司合同管理的日常工作相当繁重，如房地产开发公司有的同时开发2-3个项目，有些合同同时跨项目签订，同一单位签订若干合同等，从而造成了合同的管理的内容变得更加复杂多样。目前一般中小型房地产开发企业未完全实现管理信息化，有的甚至还存在采取手工台账的方法来管理合同。

本文试图用微软应用软件Access建立小型通用数据库的方法来管理合同，以达到合同管控，进而实现目标成本控制。

二、目前房地产开发企业中合同管理存在的问题

(一)财务软件中未单独设置合同辅助核算

目前实际工作中传统财务核算的辅助核算基本上以客商核算、项目核算、部门核算为主，基本未单独设置合同辅助核算，若财务软件中完全建立合同核算，需较专业的财务软件技术人员。为此多数房地产开发企业对合同采取供应商核算，该核算模式仅能实现供应商只签一个合同、只施工一个项目的合同管理，而无法实现一个供应商签订多个项目、多个合同的管理。

(二)合同台账管理以电子表格为载体、手工登记为主

合同管理中很重要的内容就是付工程款、收发票。目前除了市场上较为常用的明源软件成本管理系统外，通用的办法是建电子表格，依据付款资料做账，并在账务处理后手工登记合同台账。

上述通用做法的缺点显而易见，电子表格改动的随意性较大，数据的规范性无法保障，对于后期数据分析与统计工作造成一定困难，由于数据不规范进而无法提供相对可靠的决策依据；手工登记也易出错，造成合同超付等现象的发生。而对于房地产开发企业付款单位多、付款次数多需频繁登记台账而言，电子表格就显得捉襟见肘。

(三)财务核算人员无法实时掌控各合同完成产值及应付未付款情况

大多数房地产开发企业将合同的完成产值交由成本预算部门控制，而忽略财务部门对该部分的核算与控制，尤其是应付未付款，目前通常做法也是暂时不入账，这样造成公司资产负债表中缺少一部分负债(应付账款)，而不能真实反映企业的资产负债状况，进而对公司决策造成一定影响。对于少则上百份、多则几百份的房地产企业的财务成本核算人员来讲，周期性的统计如此数量合同的完成产值，不但费事费力，也绝非易事。

(四)房地产行业营改增后专用发票进项税的统计问题

从2015年5月1日房地产行业营改增后，房地产开发企业对取得增值税专用发票的进项税统计就逐渐凸显出其重要性。传统方法的“应交税金”科目分税率核算，对要求特殊的房地产开发企业而言，无法满足后期土地增值税清算的需要，如何合理有效的分合同统计增值税专用发票的进项税，也成为合同管理的重要内容之一。

三、运用Access建立小型数据库，解决合同管理中的诸多问题

Acces是Microsoft Office系统中的软件，与成熟的Excel、word、PPT一样，具有“方便取得”、“方便安装”、“方便使用”的特点，基本上具有计算机一般应用技能的办公人员即可操作。

笔者从运用Access解决合同管理中存在的诸多问题的角度出发，建立一个小型的access数据库，从而使数据规范化，使台账的登记与执行简化，提高工作效率。

(一)建立小型Access数据库

1、建立的小型数据库主要由ACCESS由表、查询、窗体、报表组成，各内容如图：

为统计需要，各表主要由合同档案、供应商明细账、单位产值明细账等表组成，基于后续查询需要，各表中合同的编号为唯一编码，这样就完成了一个规范的小型数据库系统的建立。

各表的组成主要如图所示：

(1)合同档案：包括的主要要素有：

(2)供应商明细：包括的主要要素有：

(3)产值明细账：包括的主要要素有：

(4)产值录入窗体：

(二)小型合同数据库的应用效果

1、可实现合同基础档案的管理

主要根据各部门新签订的合同录入合同档案，并根据需要随时更新，该表基本囊括了签订合同的主要元素，并根据合同类型不同进行分类统计，并作为后期印花税的基础数据。

2、可免去逐笔登记付款、收票到合同台账的繁琐步骤

ACCESS中“供应商明细账”与财务系统中导出供应商明细账格式一致，只需在每笔明细之后加列“合同编号”，这样就完成合同台账的登录，每月只需根据账套数据整理导入ACCESS的供应商明细账即可实现台账的登记。

3、实现合同完成产值及应付未付款的实时掌控

合同完成产值由成本预算部门根据“产值审核表”在“产值录入窗体”界面录入，该部门一经登记，数据便会传输至数据库，可实现数据共享，财务成本核算人员可实时查询到某合同产值情况。

4、各类基础数据规范统一

由Access对数据有一定约束性，必须按照规范来录入。在录入数据时，自动检查数据的有效性及合规性，对后期数据的统计与分析可实现事半功倍的效果

四、结语

Access与财务软件的有机结合，可有效的解决本文中提到的合同管理中存在的诸多问题。可规范数据的有效性；可作为财务系统的有效辅助核算；可实现局域网数据共享，方便公司需求部门对合同执行情况的查询并可有效防止超付情况的发生。

该小型数据库还可辅助公司合同预算付款的编制；对后期土地增值税的清算提供准确的合同基础数据；对营改增后发票的管理，尤其是增值税专用发票的进项税管理数据库可提供基于合同统计的发票台账及增值税专用发票的进项税台账等。

作为未来主流的数据共享，该小型数据库可远期延伸，ACCESS数据可方便迁移至sql、oracle等中大型数据系统，实现房地产企业升级信息化管理的需要。

建立Access小型合同管理数据库，可有效实现合同管理，为实现目标成本控制提供有力的帮助。

[1]齐国颜.《房地产企业成本控制与精细化管理》[M].化学工业出版社

[2]余源鹏.《房地产开发企业合同管理与常用合同范本大全》[M].机械工业出版社

[3]秦春影，喻晓锋，唐淑萍.Access内置对象在项目开发中的应用研究[J].榆林学院学报.2011(02)

[4]秦春影，王敬，喻晓峰，唐淑萍.Access内置对象在中小型项目开发中的应用[J].商丘师范学院学报.2011(06)