赵磊

【摘要】：信息技术的发展使得社会逐渐转变成一个信息化的时代，而人们的需求也逐渐发生了相应的变化。档案管理的信息化提升了档案管理工作的效率和质量，发挥了档案资料对社会的作用。弥补了传统模式下的档案管理中存在的弊端。但是同时也迎来了不小的挑战，伴随而来的问题也急需我们去解决，只有在信息化时代下发现档案管理中存在的问题并进行分析解决，才能提高档案管理的水平，发挥有效的价值作用。

【关键词】：信息时代；档案管理；问题；对策

【引言】：在信息時代下，档案管理工作也发生了极大的改变，以往单纯的档案保管已经无法满足企业发展需求，在当前的档案管理活动中，必须实现信息采集、信息化管理、信息化服务，也就说要加强档案信息化建设，这样才能充分发挥档案资料的重要作用。

1、信息时代档案管理中的问题

1.1管理软件缺乏系统性

从某种程度上讲，我国档案管理期间所使用到的相关管理软件实质上是不具有统一性的，而且每个部门的管理软件或者是系统都存在较大差异性，这种情况下将会给档案管理软件研发带来非常严重的影响，增加研发难度。初次之外，档案管理的相关系统也存在较大的不一致性，难以在电子政务或者是办公自动化等系统中做到统一研发，这种因管理软件不统一带来的问题，将会导致现有档案管理期间部分信息难以得到及时化共享，最终给档案信息化发展带来一定的消极影响。

1.2信息化建设缺乏安全性

在信息化的档案管理工作中，档案的资料保存在信息平台中。但是现阶段的档案管理信息平台建设并不健全，而存在于网络环境中的档案资料极容易受到黑客或者是病毒的入侵，随意更改或者是损坏档案资料。严重的甚至造成整个档案信息库的瘫痪，使得档案资料发生泄露，造成很多无法弥补的后果。在信息时代下的档案管理由于其特殊的存储形式极容易受到网络风险的破坏，对档案资料的安全具有极大的威胁。

1.3信息化水平不高

当前很多档案在管理过程中信息化程度不高，很容易出现各种错误，并且影响档案管理效率，比如纸质档案在自然情况下的破损，历史久远的档案材料内容模糊不清，档案利用不方便等，对于档案事业的发展有很大影响。

1.4档案管理保密性相对较差

现有档案管理大部分都是运用信息化管理手段开展日常管理工作的，这样会大大降低档案管理工作人员的实际工作量，效果显著。然而，在实际工作过程中，网络黑客攻击现象却层出不穷，有的时候甚至会遭受到病毒植入，进而造成档案资料丢失，甚至还会造成档案管理系统瘫痪，所带来的损失是不可估量的。所以说，信息化时代的档案管理是非常容易遭受网络环境影响的，从而使档案管理所具有的保密性减弱。

2、信息时代档案管理的对策分析

2.1对管理技术和管理制度进行改革

在信息化管理过程中，应该要对传统的档案管理制度进行改革，按照网络化信息采集的要求设计管理信息系统，对档案进行管理时要实现标准统一，逐渐将传统的完全依靠人工管理的方式转变为数字化为主人工为辅的模式，加强对信息化管理系统的应用，使得对内高效，对外便民，提高档案的利用率。在实际工作中，为了减少人事档案的出库率和损坏率，纸质材料通过软件扫描后可以进行数字化存储，获得管理者授权的人员或单位在局域网内可实现网上浏览和远程查借，便于人事档案的管理和利用。在信息化管理过程中，还应该要对信息化档案管理技术进行完善，比如通过数字化手段建立统一的档案信息数据库，对各类档案材料以及其他类型的档案进行集中化管理。另外，还应该要对档案形式进行创新，结合多媒体技术，使得基建档案、声像档案的内容和形式更丰富，也能促进档案信息的有效传递。

2.2完善信息化档案管理的安全体系建设

应当在档案的信息化建设下完善安全体系的建设。通过档案信息的存储以及应用两个方面进行安全体系建设的完善。基于信息时代下的档案管理在网络环境中面临的网络风险，我们应当正确认识并重视档案管理信息化中存在的安全问题，更好地通过完善的安全体系建设保障档案资料的信息安全。

2.3增强档案管理的保密性

从某种程度上讲，现代化信息技术发展，就信息来说具有两面性，尽管可以在客观上加快信息竞争，然而却非常容易引发档案资料的安全隐患。所以，档案管理人员要实现档案管理的保密性以及安全性，则必须要在管理观念上进行更新，增强网络安全意识，并采用合理化的措施避免不法分子侵入，禁止不法分子窃取档案信息。此外，档案管理部门还应该借助用户身份验证等方式，强化信息管理，全方位监控网络系统，增强档案信息保密性。

2.4提高企业档案服务意识

档案资料是企业信息资源的基础，也是企业在日常生产经

营活动中形成的理念、行为、思想、精神的综合体现。为了进

一步提高企业档案管理工作效率，就必须树立全新的档案服务意识，在日常工作中，企业要加大宣传力度，引导企业全体员工都意识到档案管理的重要性，提高其档案服务意识，这样才能充分利用信息技术的优势，打破以往档案管理的局限，真正的发挥档案资源的价值。档案管理人员应该树立全新的档案理念，熟读保密职责，严守企业秘密，在信息化持续推进的今天，企业的档案资料以各种电子文档的形式出现，这就需要档案管理人员注重档案利用与保密之间的关联。对此，企业可以针对不同级别的用户进行访问限制，并建立相应的档案监督机制，保证企业档案资料的安全、完整。在企业档案服务中，还应该具有针对性，也就是针对不同的使用者提供不同的服务方式，因此，企业应该建立多元的档案服务系统。由于企业档案种类较多，载体比较复杂，各种档案的价值也有所差异，所以在档案管理中，应尽可能的渗透在各业务流程环节，提高档案利用率，同时也提升档案服务水平。

结束语

综上所述，在信息化时代，档案管理也要逐渐从传统的单纯人工管理转变为依靠信息化管理。传统的档案大多是纸质档案，在未来的档案管理发展中要加强档案数字化和数字化档案的利用工作，建立电子档案库，对一些特殊的档案资料进行保存。针对当前档案信息化管理现状，档案管理者必须要加强档案数字化意识，同时不放松对档案信息安全性监控，促进档案管理的转型发展。

【参考文献】：

[1]李爱英.信息时代下档案管理工作面临的问题及对策[J].城建档案，2017，06：67-68.

[2]徐辉.浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].黑龙江科技信息，2012，08（23）：124.endprint