刘雨微

【摘要】：目前正处于知识信息时代，随着科学技术的不断指导跟引导也逐渐的在改变着人们的生活水平跟工作方式，信息化已成为当前时代的主题，也是当下时代的主要体现，信息化时代的来临为档案系统信息化的构建提供了基础，电子文件的大量出现也为人事档案系统信息化的构建管理与实现带来了巨大挑战，因此，开发人事档案信息系统化、提高人事档案管理工作的效率、实现档案资源共享、搜索符合自己需求的档案信息化建设之路，具有很重要的意义。

【关键词】：人事档案管理；信息化建设；措施

【引言】：人事档案中包含了人员工作能力、工作经历、学历、思想品质等内容，在人员分工、干部任免等工作中，人事档案都是重要的信息依据，因此长期以来，档案管理一直时人事管理工作中的重点环节。近些年来，由于市场制度改革不断深入，人事档案管理工作遇到了更高的挑战和难度，在实际工作中也暴露出了一些问题，为了保证人事管理工作的高质高效，就必须要及时解决这些问题。

1、现代人事档案管理存在的问题

1.1人事档案管理人员的综合素质偏低

由于在很多人眼里，人事档案管理工作技术含量不高，似乎是人人都能从事的工作，导致很多部门的领导对人事档案管理工作很不重视，从而导致我国人事档案管理人员普遍的文化程度偏低，所以他们综合素质偏低，对人对事的服务态度不端正，没有尽职尽责地做好人事档案的工作，比如员工私自将自己的档案抽出来进行涂改造假为自己谋私利的现象难以避免，这样的话就对人事档案的真实性造成了严重的影响。其中还有不少的人事档案管理人员没有接受过专业的培训也导致了他们的专业水平不足，他们不知道怎么整理处理好档案材料，稀里糊涂的盲目完成任务草草了事，不能确保档案材料工作及时到位。因此，在目前看来，提高人事档案管理人员素质成为了目前紧迫需要解决的问题。

1.2人事档案管理工作存在不规范现象

人事档案管理工作离不开完善的硬件支持，但是就眼下来看，一些用人单位的硬件设施尚且不够完备，一部分用人单位根本没有专门的档案室，也有一些用人单位虽然设置了档案室，但是档案室的实际环境很难满足工作需要，例如有的档案室过于狭窄，也有的档案室存在严重潮湿等问题，还有的档案室没有设置防火设备，在这种情况下，人事档案的完整性、实用性、安全性都会受到很大威胁。一旦出现霉变、虫蛀、火灾等问题，人事档案就会出现残缺现象。此外硬件设施不健全不仅仅体现在档案室方面，其他一些方面也存在硬件设施不完善的情况，比如在一些用人单位中，切刀和档案夹等设备尚且没能配置齐全，也有一些用人单位中，没能对档案资料进行科学的分类，虽然一部分用人单位认识到了档案分类保管的重要性，但是存在分类不准确的现象，这样就给档案查阅工作增添了难度，而且一些用人单位尚且没能规范人事档案的制作材料，比如档案材料标准用纸原本应该是16开办公用纸，但是一些用人单位有时会使用A4纸来制作人事档案，这样就导致档案材料规格不一，给档案整理以及装订工作都带来了很多不必要的麻烦。

1.3人事档案管理的安全受到威胁

人事档案的信息化管理有助于现在社会档案管理的可持续发展，更是整个社会档案管理工作中最主要的组成部分。近年来，人事档案信息化管理运用到了单位建设中来，其中单位局域网、人事信息网更是被开发出来，对单位人事信息的管理、分类等工作加强了保障，在很大程度上加快了查找信息的准确度和效率。但是互联网技术的运用，伴随而来的网络安全的隐患，存在着材料信息泄露、黑客侵入、计算机病毒等威胁，所以，解决计算机安全问题是人事档案管理信息化工作中首要任务。

2、完善人事档案信息化管理的对策

2.1全面推行并落实责任追究制

想要规范人事档案管理工作，首先应该全面推行并落实责任追究制，将人事档案管理的责任落实到具体的部门和个人，促使工作人员能够充分重视人事档案管理工作，例如在对档案进行分类时，一旦出现分类混乱的现象，导致档案难以顺利查阅，此时就要追究相应责任人的责任。同时用人单位一定要设立专门的档案室，并且要确保档案室的大小、环境能够符合使用要求，还应该合理设置防盗、防火等设备，保证人事档案的安全和完整。此外切刀、档案夹等设备也应该配置齐全，人事档案的制作材料应该满足统一标准。有了责任追究制度和完善的硬件设施做保障，人事档案管理工作就可以更加规范。

2.2提高人事档案管理人员素质

提高人事档案管理人员素质，需要人事档案管理人员树立责任意识、奉献意识、服务意识以及服务意识这四大意识。人事档案工作人员要忠于职守，在工作中要敢于坚持原则、严守制度，尽职尽责地管好用好人事档案，使其更好地在企业的组织人事工作中发挥重要的作用。伴随着人事档案工作的发展，从事人事档案的人越来越多，这些人不仅仅要求比较高的思想水平，更加要求從事档案管理的人员具有较多的工作经验，最重要的是他们具备相对较强的责任感和熟练的操作以及累计的业务经验，还要紧跟时代潮流，吸取国外人事管理经验，熟练运用计算机和互联网等多媒体工具进行人事档案管理。他们是今后中国的人事档案管理的重要支柱，因此需要不断的学习科学文化技术，摒弃落后的管理技能观念。

2.3实现信息资源共享

介于人事档案管理的覆盖面较广泛，所接触的管理对象以及服务对象有一定的社会性，导致了人事档案的来源趋向于复杂性。人事档案的利用可谓是无孔不入，像外资、国有企业管理、技术人才的招聘，优秀人才的选拔或职位变迁，以及应届毕业生的就业甚至是国家公务员的考核或任职都与人事档案息息相关。采用现代化管理手段与方式管理人事档案，可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务等方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

结束语

综上所述，信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现单位的人事人才信息管理工作的社会化服务有着非常突出的现实意义。只有采用高效的信息化管理模式，建立科学规范的人事档案管理信息网络，更好的发挥计算机在档案管理方面的作用，才能尽快实现人事档案管理的信息化，实现档案管理的根本变革。

【参考文献】：

[1]刘旭.事业单位档案信息化管理的有效途径探析[J].黑龙江档案，2017（2）

[2]卜禹华.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].改革与开放，2011（18）.endprint