徐海燕

随着时代的进步和人类办公技术日新月异的发展，企业中的档案信息量越来越复杂庞大，尤其是在大型的集团化企业中，面对日趋纷繁复杂的档案种类和数量，如何将集团内各单位各类档案资源归档管理，科学分类，建立与之相适应的档案信息开发利用方式，及时提供检索利用，使之更好地发挥作用，已成为一项非常重要的工作。因此，本文就集团化企业中档案资源的合理开发利用进行探究。

1 集团化企业档案资源合理开发利用的必要性

在现代企业管理中，集团化经营即是以母公司为基础，以产权关系为纽带，通过合资、合作或股权投资等方式把多个独立企业法人联系在一起。集团成员企业之间在研发、采购、制造、销售、管理等环节紧密联系在一起，协同运作的方式叫集团化运作或集团化经营模式。档案的原始性，可以发挥凭证作用，可以成为一个单位或个人维护自身权益的重要工具。集团档案是在集团内各企业活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的信息材料——包括文字、图表、影片、照片、录音、录像等，是各企业在活动中形成的全部档案的总和。另外，集团档案是集团文化的重要部分，一方面它记述和反映了集团文化建设的历史，可为新时期集团文化建设提供借鉴和依据。另一方面，对它加强管理的本身就是集团文化建设的重要组成部分。所以，集团化企业中档案不是包袱，而是财富，作好档案管理工作是集团自身发展的客观需要，也是长期受益之事。所以说合理开发利用档案资源是集团化企业长久发展的重要资源之一。

2 集团化企业档案资源开发利用的合理模式

在集团化管理企业中，档案信息资源共建共享是与之相适应的开发利用方式。档案信息资源共建共享集团各单位、各部门都要是集团档案输出源，共同参与集团档案建设管理，然后共享档案便利。在现代技术要求下，档案科学先进共享共建的途径和模式就是要借助数字化的资源组织模式，借助计算机网络通讯等技术，将文字、图像、声音等各类档案资源进行甄别，真实可用、具有保存价值的档案资源被提取出来，经过信息整序，形成数字化信息再通过网络传输到档案库中，分类进行存储。查询档案时通过精准检索手段，可以及时查询所需资料，获取资料不受时间和空间的限制。

3 集团化企业档案资源共建共享存在的问题

一是资源共建共享意识淡薄。在传统管理模式和惯性思维的影响下，集团化企业中各单位档案人员的观念还待更新，“条块分割”、“重藏轻用”的思想依然作祟，希望档案资源共享，但又不主动参与档案资源共建。有的仅注重本单位档案资源管理，而忽视集团其他公司档案信息资源整合，没有形成集团档案资源共建，导致集团档案资源不完整。还有相当一部分集团化企业中，档案管理机构在档案资源建设与服务上还沿用传统的模式，档案管理网络化程度不高。有的虽然加强了档案资源网络设施的投入力度，却忽视馆藏档案信息数字化整理转化，馆藏档案资源数字化程度不高，导致集团档案资源无法实现及时共享。

二是档案资源缺乏统筹规划和统一管理。集团化企业各单位相对独立，很多集团对档案资源管理没有统一规划和领导，导致了各单位在档案管理上各自为政、各行其是，主要表现在：管理人员素质参差不齐，没有经过统一培训；管理要求不一，单位领导重视的，档案管理正规些，反之，甚至无专人专管；硬件配备好坏不一，有条件的设备先进些，没条件的管理装备简陋；收集、分类缺乏统一标准，造成档案管理不规范，分类混乱，查询非常困难。在这些集团化企业中档案资源分散无序、重复浪费，使有效的档案资源闲置与短缺并存，整体效益难以发挥。

三是标准化网络化程度不高，缺乏统一的规范和标准。由于历史原因，档案信息资源共建共享的标准化、网络化程度不高，缺乏集团内统一的档案信息资源共建共享平台，集团内各单位间的数据不能有效地衔接，网络交流受到限制，集团内各单位无法参与档案资源共建，集团档案资源不完整。有的从档案管理到档案管理软件的开发应用，缺乏统一的规范与标准，限制了集团档案资源的共建共享。还有的利用网络技术环境开展的档案资源服务方式仍然主要以内容介绍、目录查询等为主，档案内容的数字化网上传递没有开展，无法体现档案资源共享便利。

4 集团化企业档案资源开发利用改进方向与对策

一是要形成全面有效的信息资源共享体系。在集团化企业中，集团成员之间只有协同运作、资源共享、优势互补，不仅节省成本和费用，还能提升企业的运作和管理效率，提高企业创新能力和综合竞争能力。同样，在档案管理上也要能形成信息资源共建共享，才能发挥档案的最大作用。集团化內各单位、各部门应该同心协力，共建集团档案库，无论单位、部门大小都要重视集团档案资源共建，承担档案信息数字化建设任务并向共享网络提供自己的档案资源。这样各种信息、数据可以源源不断汇集到档案信息库中，再经过专职档案管理员的整合，最终形成全面有效的档案信息库。

二是要加强档案管理规范化科学化建设。集团化企业中的档案记录了整个集团相关工作数据和大量重要信息，还记录了集团工作人员的基本情况和相关个人资料，这些资料为整个集团工作的顺利进行提供了有力保障。在集团化管理下，档案信息内容多而杂，在档案管理中要严格执行档案整理归档要求及标准，做到全面收集、严审细甄、规范管理，并进行科学分类、装订、整理，确保归档文件材料的完整、准确、系统及规范，这样才能提高档案资料的质量，今后使用时才能发挥最大价值。另外，在目前技术要求下，资源共享要求档案网络化程度提高，那么档案标准化和规范化就成了网络化和资源共享化的必备条件。档案资源标准化和规范化体系应包括目录格式、数据库建设、信息资源传递方式和方法、硬件设备建设等。集团各单位要严格按照指定的标准来实施档案收集、整理、传输等各项工作，以保证信息和系统能够良好地互相兼容、识别和传递，实现无障碍共享。

三是要建立自动化现代化的档案管理系统。实现档案管理工作现代化是档案事业发展的需要。随着档案事业的不断发展，当前档案资料不再仅仅是单一的纸质材料，随着科技的发展，越来越多的电子文件、图片及音像等多媒体资料成为重要的档案资料，给保管和利用带来一系列问题。传统的档案管理手段已经不适应现在的要求。另外，以往档案管理工作存在“重藏轻用”的现象，其实管理是必要的手段，利用才是真正的目的。所以，面对复杂繁多的档案信息必须要通过现代化技术手段，打造一个现代化的网络共享平台，通过建立便捷的档案查询系统，让档案不再沉封在档案柜里，在集团内能形成有效的信息资源共享，让档案能够便利地为集团所有单位、人员服务，真正体现档案的价值。另外，快节奏的生活、工作让档案利用者也对档案工作提出了更高的要求，他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料，并迅速传递到每一个需要利用的地方。手工管理的落后状态，无法解决档案工作面临的种种难题，不可避免地会影响档案事业的发展。因此建立电子化的档案管理系统是档案管理的发展方向。通过广泛运用的自动化办公平台和网络技术将档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的科学技术装备起来。利用现代科技手段实现建档的规范化和科学化，同时又方便使用者及时查找到所需的档案资料，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率。

总之，集团化管理的企业中档案管理具有很强的挑战性，它是集团的共享资源，更是企业文化的重要反映。只有不断促进档案管理规范化、科学化发展，要不断提高档案管理质量，提高其利用率。才能为用户提供更加有效和快捷的档案信息资源服务，满足用户对档案信息资源的共享需求。endprint